5 syytä siirtyä moderniin taloushallintoon

8.11.2018

Yrityksen taloudesta päättävän tuoli on tuulinen paikka. Parhaimmillaan oikeat ratkaisut ja lukujen tulkinta tuovat taloon enemmän rahaa kuin paraskaan myyjä voisi parhaimmillaankaan tuoda – Kolikon toisella puolella väärillä ratkaisuilla ja tulkinnoilla, rahaa palaa kuin sillä lämmitettäisiin takkaa.

Hallitus, johtoryhmä ja päättäjät luottavat, että talousjohtaja/-päällikkö tekee oikeat päätökset. Ei siis ihme, että isot hankinnat ja investoinnit voivat mietityttää ja asioita halutaan punnita usealta eri taholta. Se millä taloushallinnon ohjelmistolla taloutta pyöritetään eli millä osto- ja myyntilaskuja käsittelevät henkilöt työskentelevät, ei todellakaan ole yhdentekevää, vaan rahanarvoinen asia.

Moderni taloushallinto tuo säästöjä ja monia etuja

Yrityksen talousguru saattaa miettiä asioita työn operatiiviselta kannalta eli esimerkiksi liikkuuko henkilöstö työn puolesta paljon, tarjotaanko asiakkaille lounaita, käsitelläänkö yrityksessä vielä laskuja paperisena tai miten manuaalisesti hoidettavaa kirjanpitotyötä voisi tehostaa. Tiedossa voi olla, että moderni taloushallinnon ohjelmisto kykenisi tarjoamaan helpotusta ja säästöjä prosesseihin, mutta miten vakuuttaa yrityksen johto, että on ohjelmiston vaihtamisen aika.

5 syytä siirtyä modernin taloushallinnon ohjelmistoon

Sinä taloudesta vastaava johtaja/päällikkö, nappaa neuvotteluihisi johtoportaan kanssa ainakin seuraavat vinkit sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hankkimisen perusteluiksi

1. Paperisten ostolaskujen käsittely syö aikaa ja rahaa

Mietitäänpä prosessia käytännössä: Reskontranhoitaja avaa paperilaskun. Hän soittaa esimerkiksi projektipäällikölle kysyäkseen laskusta. Projektipäällikkö ei vastaa. Paperilasku jää makaamaan pöydälle, kunnes lisätiedot on saatu.

Manuaaliseen prosessiin menee yllättävän paljon aikaa päivässä, eikä vain reskontranhoitajalta. Projektipäällikön on löydettävä aikaa laskujen tarkistamiseen ja hyväksyntään, jonka jälkeen lasku on vielä kirjattava, laitettava maksatukseen ja arkistoitava. Tehottoman ja aikaa vievän työn lisäksi ei myöskään pidä unohtaa, että paperilaskuista peritään helposti laskutuslisää, 5-10 euroa laskulta.

✓Automatisoinnilla töihin tehokkuutta ja vähemmän virheitä sekä selkeää rahan säästöä.

2. Sähköinen taloushallinto helpottaa arkistointia ja tilintarkastusta

Entäpä tämä kuittiskenaario: Laitteet reistailevat ja on aika etsiä ostokuitti muutaman vuoden takaa. Painajainen. Ensin on löydettävä oikea kansio, sen jälkeen vielä oikea ostokuitti kansion uumenista. Kuitti on haalistunut. Kuitista ei ole valokopiota. Mitäs nyt?

Tilintarkastuskin on kohta ovella. Mitkä kaikki mapit tarvitaankaan, että monen päivän tilintarkastusrumba voi alkaa toimistolla.

✓Kun kaikki tositteet ja kuitit ovat sähköisessä arkistossa, löytyvät ne helposti. Myös tilintarkastus on mahdollista tehdä sähköisesti mistä ja milloin vaan.

3. Kirjanpito automatisoituu

Oletko ajatellut, että kirjanpitäjä tekee tuplatyötä siirtäessään tiedot paperilta järjestelmään. Häneltä kuluu myös paljon aikaa paperien arkistointiin, kuittien selvittelyyn ja kuittien liittämiseen laskuille.

✓Kokonaisjärjestelmässä aineiston siirrot sähköisesti kirjanpitoon ja arkistoon vähentää rutiinityötä, säästää aika ja pienentää virhemarginaalia.

4. Raportointi parantuu

Usein projektipäälliköllä on työmaita joka sormelle. Hän tietää suurin piirtein, kuinka paljon työtunteja kuluu tietylle projektille. Loppu on talousosastosta kiinni, kuinka tarkasti kustannuksia voidaan ja ennätetään laskea projekteille.

✓Työtuntien kirjaaminen ilman välikäsiä nopeuttaa laskutusprosessia ja tuo kustannustehokkuutta.

5. Yksi hinta – Juuri oikeankokoinen ratkaisu

Ohjelmistoviidakossa on tarjolla useita eri tuotteita. Toiset vaikuttavat jopa edullisilta ja siitä syystä varteenotettavilta. Tässä piilee kuitenkin vaara, sillä tarjouksessa annettu hinta voi sisältää piilokuluja ja pienellä präntättyjä lisämaksuja, jolloin lopulta maksettavaksi hinnaksi voi muodostua jotain aivan muuta.

✓Selkeä laskutus ja mitä kokonaishinta pitää sisällään ei aiheuta yllätyksiä ja parantaa kassavirranhallintaa. Myös mahdollisuus ottaa käyttöön vain ne tuotteet mitä tarvitaan ja lisätä tuotteita yrityksen tarpeiden kasvaessa sekä liittää ohjelmisto vaivatta jo olemassa oleviin järjestelmiin, on hyvä huomioida jo alkutaipaleella.