Yrityksen taloudesta päättävän tuoli on tuulinen paikka. Parhaimmillaan oikeat ratkaisut ja lukujen tulkinta tuovat taloon enemmän rahaa kuin paraskaan myyjä voisi parhaimmillaankaan tuoda – Kolikon toisella puolella väärillä ratkaisuilla ja tulkinnoilla, rahaa palaa kuin sillä lämmitettäisiin takkaa.
Hallitus, johtoryhmä ja päättäjät luottavat, että talousjohtaja/-päällikkö tekee oikeat päätökset. Ei siis ihme, että isot hankinnat ja investoinnit voivat mietityttää ja asioita halutaan punnita usealta eri taholta. Se millä taloushallinnon ohjelmistolla taloutta pyöritetään eli millä osto- ja myyntilaskuja käsittelevät henkilöt työskentelevät, ei todellakaan ole yhdentekevää, vaan rahanarvoinen asia.
Yrityksen talousguru saattaa miettiä asioita työn operatiiviselta kannalta eli esimerkiksi liikkuuko henkilöstö työn puolesta paljon, tarjotaanko asiakkaille lounaita, käsitelläänkö yrityksessä vielä laskuja paperisena tai miten manuaalisesti hoidettavaa kirjanpitotyötä voisi tehostaa. Tiedossa voi olla, että moderni taloushallinnon ohjelmisto kykenisi tarjoamaan helpotusta ja säästöjä prosesseihin, mutta miten vakuuttaa yrityksen johto, että on ohjelmiston vaihtamisen aika.
Sinä taloudesta vastaava johtaja/päällikkö, nappaa neuvotteluihisi johtoportaan kanssa ainakin seuraavat vinkit sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hankkimisen perusteluiksi
1. Paperisten ostolaskujen käsittely syö aikaa ja rahaa
Mietitäänpä prosessia käytännössä: Reskontranhoitaja avaa paperilaskun. Hän soittaa esimerkiksi projektipäällikölle kysyäkseen laskusta. Projektipäällikkö ei vastaa. Paperilasku jää makaamaan pöydälle, kunnes lisätiedot on saatu.
Manuaaliseen prosessiin menee yllättävän paljon aikaa päivässä, eikä vain reskontranhoitajalta. Projektipäällikön on löydettävä aikaa laskujen tarkistamiseen ja hyväksyntään, jonka jälkeen lasku on vielä kirjattava, laitettava maksatukseen ja arkistoitava. Tehottoman ja aikaa vievän työn lisäksi ei myöskään pidä unohtaa, että paperilaskuista peritään helposti laskutuslisää, 5-10 euroa laskulta.
2. Sähköinen taloushallinto helpottaa arkistointia ja tilintarkastusta
Entäpä tämä kuittiskenaario: Laitteet reistailevat ja on aika etsiä ostokuitti muutaman vuoden takaa. Painajainen. Ensin on löydettävä oikea kansio, sen jälkeen vielä oikea ostokuitti kansion uumenista. Kuitti on haalistunut. Kuitista ei ole valokopiota. Mitäs nyt?
Tilintarkastuskin on kohta ovella. Mitkä kaikki mapit tarvitaankaan, että monen päivän tilintarkastusrumba voi alkaa toimistolla.
3. Kirjanpito automatisoituu
Oletko ajatellut, että kirjanpitäjä tekee tuplatyötä siirtäessään tiedot paperilta järjestelmään. Häneltä kuluu myös paljon aikaa paperien arkistointiin, kuittien selvittelyyn ja kuittien liittämiseen laskuille.
4. Raportointi parantuu
Usein projektipäälliköllä on työmaita joka sormelle. Hän tietää suurin piirtein, kuinka paljon työtunteja kuluu tietylle projektille. Loppu on talousosastosta kiinni, kuinka tarkasti kustannuksia voidaan ja ennätetään laskea projekteille.
5. Yksi hinta – Juuri oikeankokoinen ratkaisu
Ohjelmistoviidakossa on tarjolla useita eri tuotteita. Toiset vaikuttavat jopa edullisilta ja siitä syystä varteenotettavilta. Tässä piilee kuitenkin vaara, sillä tarjouksessa annettu hinta voi sisältää piilokuluja ja pienellä präntättyjä lisämaksuja, jolloin lopulta maksettavaksi hinnaksi voi muodostua jotain aivan muuta.
Mikko Happonen
Myyntipäällikkö
Heeros Oyj
5.9.2023 Kansainvälisen yrityksen taloushallinnon järjestelmät
30.8.2023 Roadmap-webinaari 3/2023 - Katso tallenne
13.6.2023 Webinaaritallenne - Talouden ääni kuuluviin ERP hankkeissa
29.5.2023 Open Banking – avointen pankkirajapintojen uusi aikakausi
23.5.2023 Ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa
12.5.2023 Käytännön opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon
10.5.2023 4 syytä, miksi HR-järjestelmä kannattaa pienillekin yrityksille
31.3.2023 ERP-muutoshankkeista arvoa nopeammin Finance First -mallilla
29.3.2023 Roadmap-webinaari 2/2023 - Katso tallenne
Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:ää | 14.2.2023 Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:n roolia
11.1.2023 Roadmap 1/2023 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta
11.1.2023 Nähdään Tili- ja veropäivillä 2023
10.1.2023 AI-tiliöinti täydentää Heeros Ostolaskut -ratkaisua
20.12.2022 On aika paketoida vuosi 2022 ja kiittää yhteistyöstä kanssanne
20.10.2022 Kuinka valita laskutusohjelma yritykselle?
19.10.2022 Roadmap 10/2022 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta