EU:n uusi tietosuoja-asetus on työllistänyt kaikkia EU:ssa toimivia yrityksiä ja yhteisöjä koko kevään ja pidemmänkin ajan; joka puolella on kartoitettu ja dokumentoitu, sopimuksia on täydennetty ja selosteita omista rekistereistä on laadittu. Heeroksen valmistautumisesta GDPR:ään kerrottiin helmikuun alussa, mutta mitä on tapahtunut sen jälkeen?
Heeroksella olemme pyrkineet auttamaan asiakkaita tässä aikaa vievässä työssä mahdollisimman paljon. Heeros toimii osana pitkää ketjua, jonka toisessa päässä on loppuasiakas. Ketju jatkuu loppuasiakkaasta tilitoimiston kautta Heerokselle. GDPR:n termejä käyttäen loppuasiakas on rekisterinpitäjä, mutta sekä tilitoimisto että Heeros toimivat tietojen käsittelijöinä; tilitoimisto käsittelee henkilötietoja esim. palkanmaksujen yhteydessä ja Heeros järjestelmien tuottajana.
Vaikka loppuasiakas on rekisterinpitäjänä vastuussa rekistereistä, me Heeroksella kannamme vastuun siitä, että meidän palveluiden kehityksessä ja ylläpidossa huomioidaan GDPR:n sääntöjä ja että palvelumme mahdollistavat sen, että loppuasiakas voi täyttää kaikkia GDPR:n asettamia velvollisuuksia hänen työntekijöitänsä kohtaan ja että palveluidemme tietosuoja ja tietoturva ovat kunnossa.
Suurin asiakkaille näkyvä muutos kevään aikana on uusi sopimusliite, jonka avulla sovitaan henkilötietojen käsittelystä. Myös Palvelukuvausta on päivitetty tietosuojaosiolla. Lisäksi on laadittu Tietosuojaseloste, jossa kerromme Heeroksella ylläpidetyistä rekistereistä ja niiden sisällöistä. Sisäisillä koulutuksilla ja ohjeistuksilla olemme valmistautuneet vastaamaan asiakkaiden kysymyksiin GDPR:ään liittyen.
Vielä jää nähtäväksi kuinka paljon päivittäinen työ muuttuu toukokuun 25. jälkeen – on vaikea estimoida esimerkiksi, kuinka moni työntekijä viittaa uusiin oikeuksiin ja pyytää saada tietoa itsestään mitä missäkin rekisterissä hänestä on. Tämäntyyppisten tiedustelujen kanssa saa tarvittaessa apua asiakastuen kautta.
Pidetään yhdessä huolta siitä, että kaikki henkilötiedot pysyvät jatkossakin turvassa!
Anna Floman
Content & Release Manager, Heeros Oyj
Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:ää | 14.2.2023 Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:n roolia
11.1.2023 Roadmap 1/2023 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta
11.1.2023 Nähdään Tili- ja veropäivillä 2023
10.1.2023 AI-tiliöinti täydentää Heeros Ostolaskut -ratkaisua
20.12.2022 On aika paketoida vuosi 2022 ja kiittää yhteistyöstä kanssanne
20.10.2022 Kuinka valita laskutusohjelma yritykselle?
19.10.2022 Roadmap 10/2022 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta
11.10.2022 HR-järjestelmä osana palkkahallintoa tarjoaa ketterän prosessin
27.9.2022 Heeros HR-järjestelmä palkanlaskennan tukena
22.9.2022 Heeros tuo tarjolle uuden pienyritysten tarpeisiin kehitetyn tarjooman
22.9.2022 Heeroksen uusi tarjooma vastaa pienyritysten tarpeisiin
9.9.2022 Muutoksia Heeros organisaatiossa – uusi vetäjä kansainväliselle myynnille ja kumppanuuksille
15.7.2022 Moderni palkanlaskenta parantaa yrityksen kannattavuutta
14.7.2022 Sähköinen ostolasku – helppo ja kustannustehokas laskujen käsittely
14.7.2022 Heeros Oyj: Liikevaihdon vahva kasvu jatkui ja kannattavuus parani alkuvuodesta
22.6.2022 Uudistuvan Heeroksen tavoitteena tukea asiakkaiden kasvua