Kuinka edetä, kun vanha taloushallinnon järjestelmä on tullut tiensä päähän?

Kun yrityksen käytössä oleva taloushallinnon järjestelmä tulee tiensä päähän, on hyvä hetkeksi istahtaa alas ja miettiä mitä uudelta järjestelmältä halutaan ja tullaanko yhdellä kertaa korvaamaan kaikki vai vain osa järjestelmästä. Kartoituksen yhteydessä on hyvä ravistella myös vanhoja rutiineja ja ottaa samalla tehokkaampia toimintatapoja käyttöön.

Selvitä yrityksen tarpeet

Yksityiskohtaiseen selvitykseen on hyvä merkitä mitä osa-alueita halutaan uusia ja mitkä asiat ovat olennaisen tärkeitä ja säilytettäviä sekä mitä ominaisuuksia ja liittymiä uuden järjestelmän osalta toivotaan. Kun otat kartoituksen tekemiseen mukaan myös töiden suorittajat, saadaan useasta näkökulmasta mietitty, konkreettinen tarvekartoitus.

Usein kokonaisvaltaisen kartoituksen määrittelyyn tarvitaan myös ulkopuolista apua. Selvitysprojektiin voi tarvittaessa palkata konsultin. Tällöin asiat kannattaa kuitenkin pitää yksinkertaisina. Näin projekti ei paisu liian suureksi ja vältytään turhilta kustannuksilta. Vaihtoehtoisesti voi ottaa suoraan yhteyttä muutamaan taloushallintopalveluita tarjoavaan ohjelmistoyritykseen. Yhteisessä tapaamisessa saadaan nopeasti selkeä kuva yrityksen kokonaistarpeista, sillä ammattinsa osaava ohjelmiston edustaja osaa kaivaa esille olennaiset asiat ja tarjota yrityksen tarpeisiin sopivia palveluita. Ja mikä parasta, käynti on maksuton, jonka lisäksi käynnistä saatava kirjallinen tarjous helpottaa toimittajien vertailua ja selkeyttää valintaprosessia.

Huomioi modulaarinen järjestelmäuudistus

Silloin kun koko järjestelmän uusiminen ei ole mahdollista tai siihen ei ole edes tarvetta, on erittäin tärkeää varmistaa, että ohjelmistotalo mahdollistaa kokonaisratkaisun lisäksi myös modulaarisen järjestelmäuudistuksen. Tämä tarkoittaa sitä, että voit ottaa ohjelmasta käyttöösi vain ne osiot, joita ensisijaisesti tarvitset ja halutessasi lisätä myöhemmin uusia moduuleja tulevien tarpeiden mukaan.

Uuden järjestelmän vaiheistettu käyttöönotto on luonnollinen valinta silloin, kun esimerkiksi myyntilaskuaineiston muodostaminen tai ostolaskujen kirjanpito sekä laskujen varastovalvonnat halutaan edelleen hoitaa vanhassa ERP-järjestelmässä. Valitse silloin sellainen ohjelmistotoimittaja, joka pystyy tarjoamaan kokonaistarjonnastaan vain osia. Näin käyttöönoton voi toteuttaa itselle sopivassa tahdissa ja sinun on mahdollista ottaa ERP-järjestelmäsi rinnalle esimerkiksi vain verkkolaskujen käsittely, laskujen kierrätys tai sähköinen arkistointi.

Varmista keskustelevatko vanha ja uusi järjestelmä keskenään

Jos vain osa ohjelmista korvataan, selvitä myös miten uusi ja vanha järjestelmä saadaan keskustelemaan keskenään. Liittymäkuvaukset ovat usein hankalan termistön täyttämiä dokumentteja, joissa kuvataan mistä järjestelmästä ja mitä tietoja halutaan siirtää sekä mihin ja kuinka usein tiedot siirretään. Yksinkertaisesti liittymiä voisi verrata kuljetuspalveluun, etukäteen on sovittu milloin ja mitä tavaroita haetaan ja mihin ne toimitetaan. Liittymäselvityksen voi halutessaan hyvin jättää myös ohjelmistotoimittajien hoidettavaksi, näin saadaan tarkka selvitys rajapinnoista, aineistojen sisällöistä ja tiedonsiirtoon käytettävästä protokollasta.

Selvitä mitä käyttöönottohinta oikeasti pitää sisällään

Selvitystyön jälkeen on hyvä tehdä yhteenveto mahdollisista vaihtoehdoista. Päätökseen vaikuttaa luonnollisesti aina myös hinta. Mutta mistä sitten tietää, että luvattuun hintaan saa tarvitsemansa. Vertailukelpoinen hintavertailu voidaan tehdä ainoastaan silloin kuin palveluntarjoajilta on tiedossa kiinteähintainen tarjous käyttöönotosta ja kiinteä kuukausihinta palvelulle. Myös liittymien osalta on hyvä pyytää kiinteä hinta, muuten kustannukset saattavat karata käsistä.