Kuinka löytää paras kumppani ohjelmistoviidakosta?

Digitalisoituminen, sähköinen tiedonsiirto ja globalisoituminen muuttavat lähes kaikkia toimialoja. Uudistuvassa toimintaympäristössä järkevä ratkaisu niin tilitoimistoille, yrityksille kuin yhteisöille on digitaalinen taloushallinto, joka tarjoaa aivan uuden mahdollisuuden tehostaa taloudenpidon kustannuksia, parantaa tiedon laatua ja nopeuttaa sen saatavuutta. Lisäksi digitaalisuus mahdollistaa esimerkiksi tilitoimistoille laajemman palvelutarjoaman ja asiakaskohtaisemman konsultoinnin ja neuvonnan.

Ohjelmistoja on tarjolla valtava määrä – miten siis löytää itselle se paras kumppani digitaaliseen taloushallintoon. Olemme koonneet avuksesi muutamia huomioitavia asioita, joiden avulla helpotat oikean kumppanin löytymistä.

Huomioi ainakin seuraavat asiat

1. Palveleeko ohjelmisto juuri sinun yrityksesi tarpeita

Tilitoimisto tarvitsee tehokkaan työvälineen useiden asiakkaiden talous- ja palkkahallinnon hoitamiseen. Päivittäisrutiinien pitää hoitua ilman turhia klikkailuja ja tilinpäätöskin lähes nappia painamalla. Asiakas kaipaa helppoa ja selkeää, mutta riittävän monipuolista ratkaisua oman arkensa helpottajaksi. Ohjelmistoa valitessa kannattaa miettiä, mahdollistaako ohjelmisto joustavan työnjaon tilitoimiston ja asiakkaan välillä, esimerkiksi sijaistustilanteissa.

Ohjelmiston pitää olla helposti liitettävissä asiakkaan omaan mahdolliseen toimialaratkaisuun. Yksi järjestelmä harvoin tarjoaa jokaiselle parasta mahdollista ratkaisua. Modulaarisuus on tärkeää. Näin voit valita osaksi nykyistä ohjelmaa vain ne palvelut, joita tarvitset ja lisätä palveluita matkanvarrella tarpeen mukaan.

Pyydä ohjelmistotoimittajalta referenssejä tai jopa referenssitapaamista ennen ostopäätöstä. Ohjelmiston käyttäjä osaa kertoa parhaiten, miten ohjelmisto ja toimittaja on heidän työtään helpottanut.

2. Voitko vaikuttaa palvelun hinnoitteluun

Hinta on merkittävä tekijä kaikissa hankinnoissa. Ohjelmistoa valitessa on syytä olla hintakriittinen: voiko halpaa ja hyvää saada samassa paketissa. Nostaako esimerkiksi käyttäjäkohtainen hinnoittelu ohjelmiston kustannuksia liiketoiminnan kasvaessa.

Tilitoimiston kannalta olennaista on, miten hinnoittelu on rakennettu tilitoimiston käytön ja asiakaskäytön välillä. Pystyykö tilitoimisto itse vaikuttamaan asiakashinnoitteluun ja sen kautta ohjelmistosta saatavaan katteeseen vai valuuko kaikki kate ohjelmistotaloon. Selvitä määritteleekö ohjelmistotoimittaja saamasi katteen.

Ohjelmistotoimittajien antamien tarjousten vertailu voi olla haasteellista. Varmista aina, että loppuhinta pitää sisällään tarpeesi mukaiset palvelut.

3. Onko käyttöönotto helppoa ja millaista tukea toimittaja sen tueksi tarjoaa

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, joten laadi yhdessä toimittajan kanssa suunnitelma ja aikataulu käyttöönotosta. Samalla on hyvä katsoa yhdessä käytännön prosesseja, jos perinteinen toimisto on ottamassa ensiaskeleitaan digitalisointiin.

Onnistunut ohjelmiston käyttöönotto edellyttää aina riittävää käyttökoulutusta. Vain osaava käyttäjä on tyytyväinen käyttäjä ja toimii hyvänä myyjänä myös tilitoimiston asiakkaiden suuntaan.

Selvitä ohjelmistotoimittajalta, mitä käyttöönotto vaatii ja millainen on rekisterien ja historiatiedon siirtomahdollisuus uuteen ohjelmistoon?

4. Millaista tukea toimittaja tarjoaa käyttöönoton jälkeen

Tuen ei pitäisi lakata käyttöönottoprojektin päättymiseen. Toimiva tukipalvelu on sujuvan käytön ehdoton edellytys, joten on hyvä selvittää, millainen tukipalvelu toimittajalla on: saatko palvelua omalla äidinkielelläsi ja kuuluko tuen saaminen palveluun vai maksatko siitä erikseen.

Selvitä millainen asiakkuudenhoitomalli toimittajalla on: tukea ja opastusta tarvitaan muuhunkin kuin ohjelmiston käyttöön. Avustaako toimittaja sinua esimerkiksi markkinoinnissa tai tilaisuuksien järjestämisessä.

5. Millaiset mahdollisuudet sinulla on vaikuttaa ohjelmiston kehittämiseen

Muuttuvassa maailmassa jokainen ohjelmisto vaatii jatkuvaa kehittämistä. Ohjelmistonvaihdos on iso muutos, joten on syytä pohtia sitä, että ohjelmisto palvelee myös tulevaisuudessa. Kehitetäänkö ohjelmaa ajallaan, esimerkiksi viranomaisvaatimusten muuttuessa? Kuunteleeko ohjelmistotoimittaja toiveitasi ja tarpeitasi toiminnallisuuksien ja ominaisuuksien kehittämisessä?

Selvitä millaiset mahdollisuudet sinulla on vaikuttaa ohjelmiston tulevaisuuteen – pääsetkö mukaan toimittajan tulevaan sovelluskehitykseen, esimerkiksi ohjausryhmien tai asiakastapaamisten kautta?

Älä jää yksin asian kanssa – tehdään yhdessä taloushallinnosta sujuvampaa ja kannattavampaa!

Dina Rissanen
Toimialapäällikkö
Heeros Oyj