Mikä ihmeen tulorekisteri?

Juuri kun on huokaistu helpotuksesta EU:n tietosuoja-asetuksen astuttua voimaan, on aika alkaa laskea päiviä seuraavaan palkkahallinnon tärkeään päivämäärään. Vuoden 2019 alusta siirrytään Kansallisen tulorekisterin aikakauteen eli sähköiseen tietokantaan, joka sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tammikuussa, kesken palkkahallinnon kiireisimmän ajan, pöydällä ovat niin menneen vuoden raportointi kuin uudistuksen myötä reaaliaikaisen raportoinnin opettelu. Siksi on hyvä jo etukäteen tutustua tulorekisteriin ja suunnitella sen tuomia töitä jo tämän vuoden puolella.

Kansallisen tulorekisterin perustaminen eli Katre-hanke on nykyisen hallituksen kärkihankkeita ja se toteutetaan valtiovarainministeriön ja Verohallinnon yhteistyönä. Osoitteeseen www.tulorekisteri.fi on koottu paljon tietoa useita eri tahoja varten. Jos lakipykälien ja esittelyvideoiden kahlaaminen ei näin kesän kynnyksellä houkuta, niin ohessa on kootusti muutama kohta, jotka kannattaa palkkahallinnon osalta pureskella ennen kesälomia tai ainakin laittaa työlistalle odottelemaan sadepäiviä.

Kuka ilmoittaa?

Palkkatietojen tuottajia ovat kaikki, joilla on velvollisuus ilmoittaa palkkatietoja jollekin tulorekisterin käyttäjätaholle. Tällaisia tahoja ovat vuoden 2019 alussa Kela, Työeläkelaitokset ja ETK, Työttömyysvakuutusrahasto (TVR) ja Verohallinto. Tiedon ilmoittajana voi toimia tiedon tuottaja itse tai tämän valtuuttama taho.

Mitä ilmoitetaan?

Palkkatietojen ja verottomien korvausten ilmoittaminen aloitetaan ensimmäisessä vaiheessa eli tammikuussa 2019. Ilmoitettavat tiedot voivat olla joko pakollisia tai täydentäviä tietoja. Maksukohtaisten ilmoitusten lisäksi annetaan kuukausittain työnantajan erillisilmoitus.

Miten ilmoitetaan?

Kaikki tiedot ilmoitetaan Tulorekisteriin sähköisesti. Paperilomakkeen käyttö on mahdollista vain erityisestä syystä. Ilmoituksen voi tehdä verkkolomakkeen kautta tai lataamalla ohjelman tuottama konekielinen aineisto latauspalvelun kautta. Suositeltava ja helpoin tapa ilmoittamiselle on tekninen rajapinta, jonka avulla tiedonsiirto tapahtuu automaattisesti ja vaivattomasti.

Mitä pitää tehdä?

Jos olet ilmoitusvelvollinen, niin seuraavat asiat on syytä miettiä jo ennen syksyä:

Ilmoitettavien tietojen laajuus; pakolliset vai pakolliset ja täydentävät tiedot

Täydentävien tietojen ilmoittaminen vähentää selvityspyyntöjen määrää ja voi esimerkiksi nopeuttaa tulonsaajan etuuskäsittelyä. Täydentävät tiedot ovat sellaisia, jotka tällä hetkellä annetaan pyydettäessä erillisinä palkkatodistuksina. Näitä ovat muun muassa palvelussuhteen tyyppi, kesto ja sovellettava työehtosopimus.

Tietojen ilmoitustapa; mahdollistaako palkkaohjelmisto ilmoittamisen?

Palkkahallinnon ohjelmistot ovat valmistautuneet tulorekisterin käyttöönottoon. Varmista oman ohjelmistosi toimittajalta, että pystyt ilmoittamaan ohjelmasi avulla tiedot haluamassasi laajuudessa. Jos ilmoitettavaa on paljon, varmista myös ilmoittamisen automatisointimahdollisuus. Verkkolomakkeen kautta ilmoittaminen on työlästä. Jos se on ainoa vaihtoehtosi nykyisellä ohjelmistolla, harkitse ohjelman vaihtoa. Hiljaisten kesäkuukausien aikana ohjelmiston vaihtaminen sujuu huomattavasti paremmin kuin vuodenvaihteen kiireiden keskellä.

Suunnittele; varaa aikaa!

Seuraa ohjelmistotoimittajan tiedotusta ja selvitä, milloin tulorekisterin tuomat muutokset päivitetään ohjelmaan. Varmista vielä, mitä sinulle jää tehtäväksi päivityksen jälkeen, ja varaudu tekemään muutostyöt päivitysaikataulun mukaisesti.