Voiko uuden järjestelmän käyttöönotto olla helppoa?

Oletko koskaan ajatellut, että muutostilanne, joka saattaa olla hiukan pelottavakin, tarjoaa aina suuria mahdollisuuksia? Tämä koskee myös uuden järjestelmän käyttöönottoa, johon voi liittyä paljon kysymyksiä: kenen tulisi osallistua käyttöönottoon, sujuuko yhteistyö toimittajan kanssa hyvin, tarvitaanko uusia laitteita, onnistuuko olemassa olevien järjestelmien liittäminen uuteen, onko järjestelmää helppo käyttää tai miten tukipalvelut toimivat ja saadaanko apua tarvittaessa. Nämä ovat luonnollisia pohdintoja, joihin löytyy myös selkeät vastaukset.

Käyttöönottoon tarvitaan johdon vahva sitoutuminen. Sitoutuminen viestitään organisaatiolle, jotta kaikki ymmärtävät mitä ollaan tekemässä ja mitkä ovat tavoitteet. Johdon sitoutuminen näkyy esimerkiksi siten, että projektiin nimetään oikeat resurssit, joiden aikaa varataan projektin vaatimiin tehtäviin. Käyttöönoton aikana syntynyt sitoutuminen siirtyy luontevasti järjestelmän tuotantovaiheeseen.

Asiakkaan ja toimittajan välisen yhteistyön merkitystä ei voi korostaa liiaksi. Toimittajalla on mielessään ratkaisu, joka asiakkaalle toimitetaan. Asiakkaalla puolestaan on mielikuva siitä, mitä he ovat saamassa. Aina ei kuitenkaan ole itsestäänselvää, että nämä kaksi näkökulmaa olisivat täysin yhtenevät. Siksipä ratkaisevinta asioiden käsittelyssä on aktiivinen, avoin ja molemminpuolinen kommunikointi sekä ymmärrys asetetuista tavoitteista ja järjestelmän tuomista mahdollisuuksista.

Käyttöönoton alussa laaditaan projektisuunnitelma, jossa kuvataan projektiin kuuluvat tehtävät, vastuut sekä aikataulu. Käyttöönotettavan järjestelmän toimittajalla on kokemukseensa perustuen selkeä kuva, mitä tehtäviä käyttöönotto sisältää ja kuka niistä vastaa. Nykyaikainen pilvipalveluna tarjottava ohjelmisto helpottaa asiakkaan roolia, koska laite- tai palvelininvestointeja ei tarvita ja palvelun perustamiseen liittyvät tehtävät ovat pääosin toimittajan vastuulla. Jämäkällä ja asiakasta ohjaavalla projektihallinnalla varmistetaan, että käyttöönotto sujuu hallitusti ja aikataulussa.

Siirryttäessä kohti integroitua taloushallintoa tarvitaan jouhevia tiedonsiirtotapoja eri järjestelmien välillä. Kuten blogissamme Älykäs integraatio on muutakin kuin ohjelmistojen yhdistämistä totesimme, ovat integraatiot nykyisessä API-taloudessa valmistuotteita, jotka saadaan kohtuullisen pienellä vaivalla tuotantoon. Näiden valmiiden rajapintojen avulla asiakkaalla on mahdollisuus yhdistää jo käytössä olevia järjestelmiä vaivatta uusiin käyttöönotettaviin ohjelmiin.

Tavoitellut hyödyt saavutetaan tehokkaimmin järjestelmän sujuvalla käytöllä. Tämän edellytykset luodaan projektin aikana tapahtuvissa koulutuksissa, jotka voidaan tarvittaessa järjestää osittain etäkoulutuksina ja pilkkoa omaksumisen näkökulmasta sopiviin osakokonaisuuksiin. Jatkossa osaamista on helppo ylläpitää ja syventää toimittajan tarjoamilla lisäkoulutuksilla, tietoiskuilla ja ohjeistuksilla. Toimittajan tarjoamat monipuoliset tukipalvelut, useassa eri kanavassa, takaavat, että käyttö sujuu jouhevasti myös jatkossa.

Taloushallinnon järjestelmän käyttöönotto voi siis onnistua helposti, kun kumppaniksi valitaan organisaation tarpeita ja tavoitteita tukeva kumppani. Yhteistyössä toteutettu sujuva käyttöönotto luo myös edellytykset tavoiteltujen hyötyjen nopeammalle saavuttamiselle ja kustannustehokkaalle liiketoiminnalle. Siis rohkeasti kohti uutta – moderni taloushallinto on aina mahdollisuus!

Pasi Kukkola
Myyntipäällikkö
Heeros Oyj