Moduuli kerrallaan eteenpäin, myös kansainvälisesti

Cavotec Finland Oy

Teknisiä järjestelmiä sähkönsiirtoon tarjoavan Cavotec Finland Oy:n mielestä digitaalisten taloushallinnon ratkaisujen käyttöönotto oli järkevä valinta. Kansainvälisen yhtiön taloushallinnon hoito on helpottunut merkittävästi, kun esimerkiksi paperilaskujen manuaalisen kierrättämisen sijaan laskut voidaan hyväksyä nyt paikasta riippumatta, nopeasti ja ajantasaisesti.

Moduuli kerrallaan eteenpäin

Heeroksen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Circula ja sähköinen arkisto Admina ovat olleet Cavotecin käytössä jo vuodesta 2013.

– Palveluntarjoajien kilpailutuksen yhteydessä paljastui, että Heeros toimii verkkolaskuoperaattorimme Liaisonin kumppaniparina, joten yhteistyön aloittaminen Heeroksen kanssa oli luonteva ja helppo ratkaisu, toteaa Cavotecin Suomen talouspäällikkö Merja Vänskä.

Ohjelmiston käyttöönotto Suomessa sujui Vänskän mukaan hyvin ja Heeroksen käyttöä laajennettiin heti seuraavana vuonna Norjaan ja sitten Saksaan. Matkanvarrella käytössä olevaan tuoteperheeseen on lisätty vielä matkalaskut ja mobiilisovellus, jonka lisäksi myyntilaskut kulkevat suoraan Liaisonin kautta asiakkaille ja palaavat Heeroksen sähköiseen arkistoon.

– Ohjelman helppokäyttöisyydestä johtuen, olemme kouluttaneet itsenäisesti myös uusia käyttäjiä, eikä siihen ole enää tarvittu Heeroksen tukea. Apua olemme kuitenkin aina saaneet, jos olemme sitä tarvinneet, kiittää Vänskä.

Kollegat ulkomailla innostuivat

Ohjelmiston käyttökielenä on läpi konsernin englanti, sillä näin ohjelmien käyttö on helppoa esimerkiksi Uudessa-Seelannissa olevalle matkalaskun käyttäjälle.

– Matkalaskujen käsittely on saanut suurta hämmästystä muun muassa Sveitsissä, Saksassa ja UK:ssa, sillä siellä ei ole mitään vastaavaa. Koska maailmalla kulkee vielä paljon paperilaskuja, on Heeroksen pääkäyttäjäpalvelu ollut myös oiva apu.

Uuden järjestelmän käyttö otettiin Vänskän mukaan kaikissa maissa hyvin vastaan. Saksassa oli alussa pientä vastustusta, mutta nyt siellä kehutaan sitä, kuinka helppoa on hoitaa maan kaikkien kolmen toimipisteen laskut samassa Circulassa ja Adminassa. Myös raportointi on saanut erityiskiitosta saksalaisilta.

Vähemmän paperia, enemmän tietoa

Cavotecissa on päivittäisiä Heeros käyttäjiä noin 15, mutta kun mukaan lasketaan matkalaskujen tarkastajat ja hyväksyjät, on todellisten käyttäjien lukumäärää yli 50. Pelkästään Suomessa käsitellään vuositasolla noin 3500 ostolaskua, 3000 myyntilaskua ja 100 matkalaskua. Vänskän mukaan Heeroksen tuotteet ovatkin muuttaneet työskentelyä oleellisesti ja nykyisin lähes paperiton toimisto toimii huomattavasti tehokkaammin.

– Nyt tiedämme tarkkaan missä toimipisteessä ja missä vaiheessa tarkastuskiertoa lasku liikkuu ja jääkö se jonkun ”pöydälle” makaamaan. Säästämme siis aikaa ja aika on rahaa!

Sähköisen arkistoinnin ansiosta myös korkeat paperipinot pöydillä ja pitkät mappirivit hyllyissä ovat historiaa. Tositteiden lisäksi kaikki tilaukset, tilausvahvistukset ja muut dokumentit viedään arkistoon.

– Papereiden manuaalinen arkistointi jätettiin aina viimeiseksi työksi, koska se oli niin työlästä ja hidasta. Adminan myötä kenenkään ei tarvitse jäädä mapittamaan papereita iltaisin tai viikonloppuisin. En tiedä miten voisin enää toimia ilman sähköistä arkistointia, sillä Admina on kyllä ihan best!

Kaikki maat pysyvät kärryillä

Kansainvälisessä yrityksessä auttaminen yli rajojen on arkipäivää.

– On ihanaa, kun usealla käyttäjällä voi olla oikeudet samaan paikkaan, jolloin tuen antaminen ja tiedon jakaminen on nopeaa ja helppoa. Ennen lasku piti skannata ja lähettää sähköpostitse, jotta pääsi näkemään millaisesta asiasta on kyse. Nyt homma hoituu samaa näkymää katsomalla.

Hyvien kokemusten ansiosta Cavotec on hiljattain ottanut käyttöönsä myös ePalkat, jonka rinnalle on pohdittu Heeros Pankin käyttöönottoa. Vänskän mukaan ohjelmistojen lisäksi yrityksessä on hyödynnetty Heeroksen kasvavaa webinaari-koulutustarjontaa.

– Heeroksen tuotteet ovat hyvällä tavalla ihanan simppeleitä eikä aikaa kulu ohjelmien käytön ihmettelyyn. Lisäksi tietoa ja tukea on tarjolla tarpeen mukaan. Heerosta harkitseville voinkin sanoa, että vaikka alussa ohjelmiston kanssa saattaa kulua hieman enemmän aikaa, pääsee myöhemmin arjessa toimimaan kustannustehokkaasti ja hyödyntämään rutiineissa säästyvää aikaa ydintehtäviin.

Cavotec Group rakentaa parempaa maailmaa

Cavotec haluaa rakentaa tulevaisuuden maailmasta puhtaamman, turvallisemman ja tehokkaamman, luomalla innovatiivisia järjestelmiä laivoille, lentokoneille ja liikkuvalle kalustolle. Cavotec on alansa johtava asiantuntijayritys, jonka menestys perustuu korkealuokkaiseen sovellus- ja innovointiosaamiseen. Cavotec toimii 30 maassa ympäri maailmaa ja on sitoutunut minimoimaan ympäristövaikutuksia kehittämällä edistyksellistä tekniikkaa asiakkailleen. www.cavotec.com