Heeros kuuntelee asiakkaiden tarpeita

Dividum Oy

Hotelliyhtiöiden ja -kiinteistöjen taloushallintoa useita vuosia hoitanut Sirkka Fagerholm on vilpittömän innostunut ostolaskujen sähköisestä kierrätyksestä. ”Paperilasku skannataan kerran sisälle tai verkkolasku lähetetään kiertoon. Ja se on siinä”, hän kehuu.

Fagerholm työskentelee Capman-konserniin kuuluvassa Dividum Oy:ssä talouspäällikkönä. Jyväskylän-yksikön neljän hengen tiimillä on tällä hetkellä vastuullaan Capmanin neljän rahastokonsernin ja lähes 80 yhtiön taloushallinto. Näiden kiinteistörahastojen hallinnoitavat pääomat ovat yhteensä 1,7 miljardia euroa.

Heeroksen ratkaisut Dividum otti käyttöön 1.1.2010 alkaen. ”Vuoden 2010 alusta toimintamme laajeni lähes kaksinkertaiseksi. Meillä on neljän hengen tiimi, emmekä millään olisi ehtineet hoitaa asioita samalla tavalla kuin aiemmin. Heeroksen järjestelmien antaman tuottavuuden kasvun ansiosta olemme silti pystyneet hoitamaan tehtävämme samalla henkilömäärällä”, Fagerholm kertoo.

Dividumissa käsiteltävien laskujen määrä on suuri. Aiemmin sähköposteja piti lähetellä ympäri Suomea oikeille projektihenkilöille, saada näiltä kuittauksia, tallentaa papereita mappeihin ja lähettää jälleen versioita eteenpäin. ”Meillä oli papereita valtavia määriä. Paperiliikenteen hoitaminen oli äärimmäisen työlästä”, Sirkka Fagerholm kertoo. Nyt ostolaskut kiertävät nopeasti ja varmasti oikeiden ihmisten hyväksyttäväksi. Käyttöoikeuksilla kaikki pääsevät tarkistamaan ja lukemaan juuri heille tarkoitetut dokumentit.

Heeros kuuntelee asiakkaan tarpeita

Sirkka Fagerholm on erityisen tyytyväinen siihen, miten Heeros on ottanut huomioon asiakaspalautteen ja asiakkaan erityistarpeet: ”Heeroksen väki on ideoinut meidän tarpeittemme pohjalta ratkaisuja, jotka helpottavat olennaisesti päivittäisiä töitämme” Fagerholm kertoo.

Sähköiset hallintomapit

Sähköinen taloushallinto on näyttänyt kyntensä käytännön arjessa, mutta töiden virtaviivaistuminen näkyy myös toiminnan kehittämisessä. Fagerholm on ihastunut myös Heeroksen Adminan sähköiseen arkistointiin. ”Olen asettanut tälle vuodelle projektin, jossa haluan saada jokaisesta yhtiöstä oman sähköisen hallintomapin, joka pitää sisällään kaikki sopimukset, raportit ja dokumentit”.

Esimerkiksi rahaston irtautuessa kiinteistökohteestaan on kohteen kaikki hallintomateriaali ajan tasalla yhdessä paikassa ja vaivattomasti edelleen luovutettavissa. ”Haasteena on tietää kaikki, mitä yhtiöissä on tapahtunut sinä aikana, kun ne ovat olleet rahastossa mukana. Järjestelmien täytyy olla kunnossa, jotta saadaan oikeita raportteja nopeasti ja luotettavasti.

”Aiemmin meillä oli mappeja valtavia määriä ja paperiliikenteen hoitaminen oli äärimmäisen työlästä. Nyt jää paremmin aikaa toiminnan kehittämiseen”, Dividumin Sirkka Fagerholm kertoo.
 

 

 


CapMan on Pohjoismaiden ja Venäjän johtavia pääomasijoittajia ja hallinnoi rahastoissaan noin 3,5 miljardin euron pääomia. Yhtiön liiketoiminta on jakautunut kohdeyrityssijoituksia tekevien pääomarahastojen hallinnointiin (CapMan Private Equity) ja kiinteistösijoituksia tekevien rahastojen hallinnointiin (CapMan Real Estate). CapManin palveluksessa on 150 henkilöä Helsingissä, Tukholmassa, Oslossa, Moskovassa, Kööpenhaminassa ja Luxemburgissa. CapMan Oyj:n B-osake on listattu Helsingin Pörssissä keväästä 2001 lähtien.