Euran urakointipalvelu Ky - Järkevät taloushallinnon prosessit

Euran Urakointipalvelun taloushallintoa hoidettiin aikaisemmin monen ohjelmiston kokonaisuudella. Kun yritys päätti luopua hajautetusta mallista ja siirtyi käyttämään Heerosta, rutiineihin ja taloushallinnon prosesseihin tuli järkeä.

Euran Urakointipalvelu Ky on viidestä eri yrityksestä koostuva elintarvikehygienian erikoisosaaja, joka hallitsee matalapainepuhdistukset, kuivajääpuhdistukset sekä monet muut vaativat prosessit. Yritysryppään omat taloushallinnon prosessit olivat kuitenkin vielä vuosi sitten varsin sekavat. Käytössä oli useita taloushallinnon ohjelmistoja ja siihen tilanteeseen haluttiin muutos, kertoo taloushallinnosta vastaava Sanna Skedlund.

– Taloushallintomme oli hyvin hajallaan ja esimerkiksi myynti- sekä ostolaskut olivat eri järjestelmissä. Pelkästään myyntilaskutus vaati kirjautumisen kolmeen eri ohjelmaan. Lisäksi hoidimme myyntilaskut ja palkat itse, mutta ostoreskontra ja kirjanpito olivat tilitoimistossa.

Heeros voitti luottamuksen

Heeroksen tarvekartoitus ja räätälöity ehdotus vakuuttivat ja ohjelmistojen vaihtoprojekti saatiin alkuun.

– Siirryimme Heerokseen ehkä pahimpaan mahdolliseen aikaan loppuvuodesta 2018. Silloin edessä häämöttänyt vuodenvaihde ja tulorekisteri työllistivät kaikkia todella paljon ja aiheuttivat omat haasteensa. Kaikesta selvittiin kuitenkin kunnialla. Erityisen vaikuttuneita olimme projektityöryhmästä, jonka johdolla siirtymä vietiin läpi. Tilannekatsauksia ja palavereita oli tiheimmillään viikoittain ja työryhmä tiesi aina missä mennään, mihin pitää kiinnittää huomiota ja mikä on seuraava askel.

Mikä kaikki uudistuksessa muuttui?

Vuositasolla Euran Urakointipalvelu lähettää noin 4500 myyntilaskua ja vastaanottaa noin 5000 ostolaskua. Lisäksi hoidettavana on kaikki muut taloushallinnon rutiinit. Tällä hetkellä yrityksen käytössä onkin Skedlundin mukaan myynti- ja ostolaskuohjelmistojen lisäksi Heeroksen ePalkat, Pankki, Kirjanpito, paperisten ostolaskujen skannaus sekä sähköinen arkisto.

– Viidestä yrityksestä muodostuvan kokonaisuuden taloushallinto vaatii ohjelmistoilta helppokäyttöisyyttä, varmatoimisuutta ja luotettavuutta. Työn järkeistämisessä oleellista on se, että yritykset ja ohjelmistomoduulit sijaitsevat samassa ympäristössä. Suurimmat hyödyt nykyisessä toimintatavassa liittyvätkin Heeroksen keskitettyyn ja moderniin konseptiin. Nyt pystymme hoitamaan lähes koko taloushallinnon samassa selkeässä ympäristössä ja yhdellä kirjautumisella.