Digitalisointi tukee strategian muutoksessa ja arjen pyörityksessä

Studiotec ja Soundtools

Studiotec on ääni-, kuva- ja valoalan asiantuntija ja maahantuoja, joka tarjoaa kokonaisvaltaista palvelua suunnittelusta asennukseen ja ylläpitoon asti. Yhtiö toimittaa asiakkailleen vaativaa erikoistekniikkaa laadukkaalta päämiesjoukolta ympäri maailmaa. Studiotecin tytäryhtiö Soundtools on musiikin ja äänentoiston ammattilaisille tarkoitettu verkkokauppa.

Yhtiöt tilasivat 2014 Heerokselta ostolaskujen kierrätyksen ja arkistoinnin, matkalaskujen arkistoinnin ja maksatuksen sekä dokumenttiarkistoinnin ratkaisut. Kokemusten perusteella arvioidaan digitalisoinnin jatkoaskelia.

Taloushallinnon digitalisointi tukee yrityksemme strategista muutosta. Olemme siirtämässä painopistettä laitemyynnistä enemmän kokonaisratkaisujen myyntiin, jolloin etsimme ja tarjoamme jokaiselle asiakkaalle juuri hänelle sopivimman ratkaisun. Tämä tarkoittaa, että laitekirjo kasvaa ja aiempien toimitusten tietoja on voitava tehokkaasti hyödyntää sekä laskuista että muun muassa tullidokumenteista. Tässä Heeroksen digitaalinen arkistointi on selvästi parantanut tehokkuuttamme. Haluttu dokumentti löytyy metatiedon tai vaikka tuotekoodin perusteella heti”, kertoo Studiotecin ja Soundtoolsin talouspäällikkö Sami Näveri.

Teemme ääni-, kuva- ja valotekniikan projekteja asiakkaillemme ympäri maata, joten matkalaskuja tulee paljon. Uusi matkalaskuohjelma on osoittautunut helppokäyttöiseksi. Käyttöönottokoulutuksen lisäksi muuta perehdytystä ei ole tarvittu. Uudet työntekijät ovat omaksuneet sen itsenäisesti ja haluan erikseen korostaa, että hyvin on mennyt, yhtäkään negatiivista kommenttia en ole saanut.

Ohjelmistojen käyttöönotto toteutettiin Heeroksen projektipäällikön johdolla. ”Hän vei työn läpi määrätietoisesti ja huolehti kaikki yksityiskohdat kohdalleen. Muutenkin yhteistyö on ollut luottamukseen perustuvaa. Arvostan Heeroksen reilua ja rehellistä asennetta.

Kun puhutaan digitaalisesta taloushallinnosta laajemmin, Sami Näveri painottaa vahvasti ohjelmistojen yhteensopivuutta ja helppokäyttöisyyttä. ”Sama tieto menee suoraan kirjanpitoon yhdellä toimenpiteellä, kun järjestelmät ovat yhteensopivia. Asiantuntijayrityksessä, kuten meillä, lähes kaikki tarvitsevat ohjelmistoja jollakin tasolla, joten nopeasti opittavat ja selkeät ohjelmistot miellyttävät käyttäjiä. Silloin laskut ja matkakorvaukset saadaan maksuun minimivaivalla ja ajallaan.

Sami Näveri näkee taloushallinnon digitalisoinnin etenevän nopeasti kohti paikasta riippumatonta palveluiden käyttöä. ”Kaikki ovat oppineet käyttämään tablettitietokoneita ja älypuhelimia yksityiselämässään. Uskon, että trendi tulee myös taloushallintoonkin, palveluita halutaan pian käyttää myös henkilökohtaisilla työkaluilla ja joustavasti sieltä missä milloinkin ollaan. Mieti millainen ratkaisu tukee liiketoimintaasi, ei ainoastaan nyt, vaan myös tulevaisuudessa. Varaa riittävät resurssit muutoksen läpiviemiseen tai tilaa avaimet käteen -projekti.

Plussat
+ Digitalisointi tulee strategiaa tehokkaan tiedonhallinnan avulla
+ Helppokäyttöiset ohjelmistot miellyttävät käyttäjiä
+ Vahva projektipäällikkö veti muutoksen läpi jämäkästi ja tarkasti