Blogi

Miksi modernissa taloushallintojärjestelmässä on järkeä?

Blogi | 18.10.2018

Monet taloushallinnon ohjelmistot ovat kehityskaarensa lopussa ja muun muassa Econetin tuki loppuu vuodenvaihteessa. Kun järjestelmän vaihto on tilitoimistossasi tai yrityksessäsi edessä, on hyvä hetki tutustua Heeroksen moderniin palvelukonseptiin.

Tällä hetkellä moni tilitoimiston omistaja ja yrityspäättäjä miettii taloushallintojärjestelmän vaihtamista – ja hyvä niin. Osa tekee tälläkin hetkellä töitä ohjelmistoilla, joiden tuotekehitystyö on päättymässä tai jopa jo päättynyt. Vanhat käytössä olevat ohjelmistot voivat olla myös turhan raskaita ja joustamattomia, eivätkä ne mahdollista modernin palvelukonseptin tarjoamista asiakkaille. Tällaisten ohjelmistojen käyttäjät miettivätkin nyt kuumeisesti mistä tilalle järkevä vaihtoehto, joka skaalautuu tarpeiden mukaan ja mahdollistaa tarvittavat integraatiot.

Päätös on se vaikein osuus

Jäykkä ja kehityskaarensa päässä oleva taloushallinnon ohjelmisto on tilitoimiston liiketoiminnan kehittämisen este. Vaikka uhka tiedostetaan, saatetaan vaihtamispäätöstä venyttää ja siirtää odottamaan parempaan ajankohtaan. Tarjolla olevien vaihtoehtojen vertailu voi tuntua vaikealta ja huolta aiheuttaa myös muutosprosessin vaatima aika sekä henkilöstön sitouttaminen muutokseen.

Järjestelmän vaihtaminen onkin iso päätös ja se tulee suunnitella huolella. Modernilla ja kehittyvällä ohjelmistolla luodaan kuitenkin edellytykset menestymiseen muuttuvilla markkinoilla. Vaihto voi vaikuttaa suoraan liiketoiminnan tuloksen paranemiseen sekä yrityksen kiinnostavuuteen tulevaisuudessa.

Miten välttyä virheellisiltä päätöksiltä

Jotta ohjelmistohankinnoissa vältytään virheellisiltä päätöksiltä, tulee miettiä huolella millaisia palveluita asiakkaat tarvitsevat nyt ja jatkossa. Ilman kartoitusta päädytään helposti vaihtoehtoon, josta puuttuu jotain. Toisaalta paketin mukana voi tulla turhia toiminnallisuuksia ja samalla myös turhia kustannuksia.

Tilitoimistossa asiakkaiden tarpeet vaihtelevat suuresti. Osa asiakkaista haluaa vain lakisääteisten velvoitteiden hoitamista tehokkaasti ja edullisesti. Toisille taas tulee tarjota laajempaa palvelukokonaisuutta, jossa sähköinen taloushallinto mahdollistaa asiakkaan osallistumisen prosessiin esimerkiksi ostolaskuja maksamalla. Isoimmilla asiakkailla saattaa lisäksi olla käytössään toimialakohtainen ratkaisu, johon taloushallinto tulee integroida mahdollisimman automaattisesti ja läpinäkyvästi.

Heeroksella tämä kaikki on ratkaistu moduulipohjaisella järjestelmällä. Yksilöllisiin tarpeisiin rakennettava ohjelmistokokonaisuus mahdollistaa vain niiden toimintojen käyttöönoton, mitä yrityksessä lähtötilanteessa tarvitaan. Palvelukonsepti elää asiakkaan elinkaaren mukana, eikä edes siirtymävaiheessa vanhaa järjestelmää tarvitse vaihtaa kerralla, vaan se voidaan helposti integroida osaksi Heerosta.

Helpot vaihtoaskeleet

Olen ollut mukana useammassakin taloushallintojärjestelmän vaihtoprosessissa, jotka ovat vahvistaneet vanhan totuuden: hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Vaihtoprosessista saadaankin sujuva, kun ensin sovitaan käyttöönottoprojektille aikataulu, varataan avainhenkilöille riittävästi aikaa ja opastetaan heitä kädestä pitäen. Koulutuksia tulee järjestää sopivissa kokonaisuuksissa, eli välillä tehdään ja välillä kysytään ja opitaan lisää. Kun lisäksi käytetään historiatietojen siirtoa helpottavia työkaluja, vähennetään manuaalista työtä ja saadaan kirjanpitäjän kuormaa kevennettyä huomattavasti.

Jotta uudesta ohjelmistosta saadaan täysi hyöty heti ensimetreiltä, pitää myös varsinaisen siirron jälkeinen tuki olla kunnossa. Heeroksella asiakkaalle nimetään oma vastuuhenkilö, joka auttaa tarvittaessa kaikessa. Tiiviimpää yhteystyötä jatketaan usein myös niin sanotulla tehostetulla tuella siihen saakka, kun asiakas saa uudistuksen haltuun ja kokee olevansa varmalla pohjalla.

Tuuleta vanhoja käytäntöjä

Järjestelmävaihtoa ajatellaan liian usein vain teknisestä näkökulmasta. Onnistumiseen vaikuttaa kuitenkin oleellisesti se, miten henkilöstö saadaan sitoutettua uudistukseen. Koska tutusta ja turvallisesta luopuminen aiheuttaa yleensä jonkinasteista muutosvastarintaa, on avoin viestintä johdon ja henkilöstön välillä mielestäni tässä kaiken a ja o. Kun henkilöstö otetaan mukaan järjestelmähankkeeseen alusta lähtien, on ihmisten helpompi sitoutua muutokseen. Kaikilla on tiedossa miksi kehitystyöhön on lähdetty ja miksi se on liiketoiminnan kannalta välttämätöntä.

Silloin kun yritys siirtyy perinteisestä paperimaailmasta digiaikaan, on hyvä ravistella samalla myös vanhoja toimintatapoja. Se mikä on toiminut aiemmin, ei välttämättä enää istu digitaaliseen tekemiseen. Järjestelmämuutoksen hetkellä on rutiineihin hyvä sisällyttää automaation tuomat helpotukset, jolloin henkilöresursseja voidaan suunnata enemmän esimerkiksi hyvään asiakaspalveluun. Ja usein kuulenkin harmittelua siitä, ettei vaihtoa sähköiseen taloushallintoon tehty jo vuosia sitten.

Sari Eronen
Palvelujohtaja
Heeros Oyj

Kommentoi