Heeros HR-ratkaisun, kuten kaikkien Heeros-ratkaisujen, käyttöönotossa lähdetään liikkeelle yhteisellä aloituspalaverilla. Siinä käydään läpi projektin kulku ja molempien osapuolten roolit ja vastuut. Tässä vaiheessa käydään myös vielä kertaalleen läpi konkreettisella tasolla sopimuksen käyttöönottoon ja käyttöön liittyvät asiat: mahdolliset siirrettävät lähtötiedot, koulutukset, tukipalvelut ja muut elementit.
Heti alkuvaiheessa tavoitteena on luoda yhteinen tekemisen henki. Onnistunut käyttöönotto on aina yhteistyötä, ja se vaatii aktiivisuutta sekä meiltä että asiakkaalta.
Vaikka etukäteen on vaikea määritellä täsmällisiä aikamääriä, pyrimme pitämään käyttöönottoprosessin mahdollisimman selkeänä ja läpinäkyvänä. Asiakas tietää koko ajan, mitä häneltä odotetaan ja mitkä ovat seuraavat vaiheet.
Heeros HR:ää voi käyttää täysin itsenäisenä järjestelmänä, jolloin henkilötiedot sisältävä Excel-tiedosto riittää aloitukseen. Tällöin koko käyttöönotto vie vain noin puoli tuntia. Toki mahdolliset koulutukset tähän päälle.
Jotta järjestelmästä saa kaikki hyödyt irti, kannattaa aikaa varata myös esimerkiksi työnimikkeiden, osaamisten ja koulutusten määrittelyyn (monipuolistaa raportointimahdollisuuksia) sekä työsopimuspohjien rakentamiseen.
Heeros HR tehostaa toimintaa optimaalisesti yhdessä palkanlaskentaohjelmiston kanssa. Tällöin henkilötiedot liikkuvat järjestelmien välillä automaattisesti, mikä tuo lisää tehokkuutta ja vähentää manuaalista työtä.
Käyttöönotossa tarvitaan joskus erilaisia aineistoja ja tietoja olemassa olevista järjestelmistä. Näiden siirtäminen on keskeinen osa prosessia.
Kerromme heti aloituspalaverissa, mitä dataa tarvitaan. Tarvittaessa lähetämme malliaineistoja ja meillä on moneen ohjelmaan valmiita ohjeistuksia, miten tietoja saadaan ulos lähdejärjestelmistä. Avustamme myös tarpeen mukaan siirtojen tekemisessä.
Saat kaikki hyödyt Heeros HR -ratkaisusta irti, kun se toimii saumattomasti yhdessä palkanlaskentaohjelmiston kanssa. Tällöin se paitsi antaa näkyvyyden henkilöstöön, auttaa myös analysoimaan palkanlaskennasta saatavaa dataa.
Jos teillä on jo käytössä Heeros ePalkat, Heeros HR:n käyttöönotto tapahtuu lähestulkoon nappia painamalla. Mikäli otatte samalla käyttöön sekä ePalkat että HR-ratkaisun, menee HR siinä sivussa.
Myös integraatiot muihin palkkaohjelmistoihin ovat mahdollisia. Tällöin erilaiset tekniset asiat vaikuttavat käyttöönottoon tapauskohtaisesti.
Käyttöönotossa korostuu ajatus tekemällä oppimisesta. Pyrimme rakentamaan mahdollisimman paljon mahdollisimman valmiiksi, mutta tietyt tehtävät ovat tärkeitä oppimisen kannalta.
Sillä vaikka koulutus olisi kuinka hyvä, uuden ratkaisun sujuvaksi käyttäjäksi tulee ainoastaan, kun mukana on myös omaa intoa, tutkimista ja perehtymistä. Useimmissa ohjelmistoissa on 'kotitehtäviä' asiakkaalle ja niihin kannattaa suhtautua oppimismahdollisuutena.
Kotitehtävät auttavat:
Kun ohjelmistossa pääsee pyörimään ja tekemään määrättyjä asioita, ne jäävät paljon paremmin mieleen. Emme pysty kaatamaan osaamista suoraan asiakkaan päähän, vaan ratkaisun käytön oppii lopulta käyttämällä.
Käyttöönottoprojekteissa on muutamia tekijöitä, jotka kokemuksemme mukaan ratkaisevat lopputuloksen:
Asiakkaan sitoutuminen. Yksi isoimpia tekijöitä on asiakkaan sitoutuminen ja kiinnostus käyttöönottoon. Motivaatio ja into ovat ratkaisevia projektin onnistumiselle.
Oikeat ihmiset projektissa. On tärkeää, että asiakasyritys valitsee oikeat ihmiset vetämään projektia. Henkilöllä, joka lähtee asiakkaan puolelta vetämään projektia, tulisi olla riittävästi aikaa tehtävään. Oman työn ohessa tekeminen vaatii ylimääräistä ponnistusta, mutta se palkitsee lopulta. Jokaisessa järjestelmävaihdoksessa on alkuvaiheessa hieman lisätyötä, mutta sen jälkeen arki yleensä paranee ja helpottuu.
Osaaminen ja resurssit. Asiakkaan puolelta projektitiimiin tarvitaan henkilö tai henkilöitä, jotka pystyvät tuottamaan tarvittavia aineistoja ja joilla on riittävä tekninen osaaminen. Asiakkaan projektipäällikön ei itse tarvitse hallita kaikkia teknisiä yksityiskohtia, mutta on tärkeää, että mukana on henkilö, joka pystyy toimittamaan tarvittavat materiaalit.
Aikatauluissa pysyminen. Sovituissa aikatauluissa pysyminen on aivan avainasemassa projektin onnistumisen kannalta. Jos muutoksia kuitenkin tulee – kuten usein tulee – kantaa avoin ja pikainen viestintä pitkälle.