Miksi taloushallinnon sähköistäminen kannattaa?

Euran Yritystilit hyppäsi taloushallinnon digiveturiin jo kymmenen vuotta sitten. Silloin ajatuksen toteuttaminen vaati lujaa tahtoa, mutta mahdollisti kasvun ja kehittymisen. Yrityksen toimitusjohtaja Pirjo Lintusalon mukaan eteenpäin tahdottiin mennä niin kovasti, että asiakkaillekin sähköistäminen ja uusien työkalujen käyttöönotto kerrottiin lähinnä ilmoitusluontoisena asiana.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että mietin kuinka saisin rakennettua mahdollisimman nykyaikaisen ja tehokkaan toimintamallin. Sitten eksyin Heeroksen esittelytilaisuuteen ja ihastuin yrityksen osto- ja matkalaskuohjelmaan, joka otettiin heti kokeiluun. Kun asiakkaiden innostus hiljalleen kasvoi, hommaa laajennettiin ja työkalupakkiin otettiin myös muita ohjelmia.

 

Digitaalisen taloushallinnon suurimmat edut?

Lintusalolla on pitkä kokemus sähköisestä taloushallinnosta ja selkeä näkemys digiympäristössä tapahtuvan työskentelyn suurimmista eduista.

– Tehokas sähköinen taloushallinto on sekä asiakkaan että tilitoimiston etu. Kirjanpitäjä löytää aina kaikki laskut, sopimukset ja verotustiedot, joita asiakkaat kysyvät. Joskus vanhojakin asioita halutaan kaivella, kun on tarve tietää mistä tiettyjä asioita on ostettu. Sähköisen arkistoinnin ja tietojen löydettävyyden lisäksi Lintusalo korostaa sähköistämisen vaikutusta työprosesseihin, joista on jäänyt pois valtavasti selvittelytyötä ja manuaalisia vaiheita.

– Mitä vähemmän kirjanpitäjä joutuu tekemään manuaalista työtä, sitä vähemmän syntyy virheitä. Kun monet rutiinit voidaan automatisoida, tarkkuus lisääntyy ja viitenumerot ja summat ovat aina oikein.

 

Asiakkaat tykkäävät helposta digistä

Sähköistämisen ansiosta talouslukujen seuraaminen sujuu missä ja milloin tahansa. Lintusalo kehottaakin tilitoimistopäättäjiä miettimään, millaiset pienet asiat helpottavat arkea pyörittävän yrittäjän tai yrityspäättäjän työpäivää.

– Kaikkien Circulaa käyttävien asiakkaidemme vielä paperiset laskut esimerkiksi tulevat suoraan meille ja skannaamme ne järjestelmään. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaat voivat avata läppärinsä ja hyväksyä laskut juuri silloin kun se heille sopii. Tai vaihtoehtoisesti he voivat ulkoistaa maksamisenkin meille. Reaaliaikaisuus taas tarjoaa avainhenkilöille ajantasaista tietoa ja tunnuslukuja parempien päätösten tueksi. Ja vaikka useimmille asiakkaille pääasia on osto- ja myyntireskontran sujuva toiminta, monet arvostavat myös muun muassa sähköistä kuittiliikennettä. Kun ottaa kuvan kuitista heti ja lähettää sen järjestelmään, ei tarvitse enää ikinä kaivella rypistyneitä paperitositteita.

 

Mitä kehittäminen vaatii tilitoimistolta?

Sähköiseen taloushallintoon tai uuteen järjestelmään siirtymiseen tarvitaan Lintusalon mukaan lähinnä tahtotila, eikä tilitoimiston koko enää sanele sähköistämisen kannattavuutta.

– Kysymys on oikeastaan vain rohkeudesta hypätä uuteen. Esimerkiksi Heeroksen mallissa kukaan ei maksa ylimitoitetusta järjestelmästä tai palveluista, mikä madaltaa osaltaan kynnystä kehittää toimintaa. Eikä sähköistäminen ole investointiriski, koska hinta määräytyy ohjelmistojen käytön mukaan. Totta kai jonkin verran syntyy kuluja, mutta parantunut ja tehostunut palvelu pitää sitten pystyä laskuttamaan asiakkailta.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn