Boer BV

Boer BV in Meerkerk verzorgt al ruim 80 jaar hijs- en heiwerken. Met een wagenpark van zo’n 80 voertuigen, waaronder 63 kranen, werken ze voor zowel bedrijven als particulieren. Maandelijks verwerkt de administratieve afdeling tussen de 600 en 800 inkoopfacturen die door verschillende afdelingen goedgekeurd worden alvorens ze worden verwerkt in het boekhoudpakket FDS.

Willeke den Burger-Boer en Rianne Boer, verantwoordelijk voor de administratie, leggen uit hoe het proces van het verwerken van inkoopfacturen het afgelopen jaar is verbeterd:
“In de zomer van 2015 werden we benaderd door Heeros. Op dat moment waren we al op zoek naar software om de verwerking van inkoopfacturen te vergemakkelijken. Steeds meer leveranciers gingen de facturen per mail aanleveren. Wij printten deze dan vervolgens uit om ze intern te circuleren voor goedkeuring. Facturen raakten soms kwijt, het was lastig te achterhalen of een factuur al was goedgekeurd of bij wie deze zich bevond. Kortom, een onhandig en inefficiënt proces. Eigenlijk wilden we een start maken om het papiergebruik en het gebruik van een fysiek archief te verminderen.

Boer BV is van origine een boerenbedrijf. Binnen het bedrijf is er daarom altijd aandacht geweest voor het milieu en respect voor de natuur. Sinds 2013 doen wij mee met de CO2prestatieladder.
Het overstappen naar een digitale oplossing voor de verwerking van de inkoopfacturen past in onze visie van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Aangezien we het toch spannend vonden om onze huidige manier van werken te veranderen, heeft het nog een half jaar geduurd voordat we uiteindelijk besloten om digitaal te gaan werken. We waren ook in gesprek met andere leverancier, maar vooral de gebruiksvriendelijkheid van de Heeros applicaties en de behapbare maandelijkse kosten gaven uiteindelijk de doorslag om met Heeros te gaan werken.

Nadat we eenmaal de knoop hadden doorgehakt in februari 2016 is het snel gegaan. In maart is de implementatie gedaan en zijn onze medewerkers getraind. Verder is er een apart goedkeuringsproces voor onze werkplaats ingericht. Voor ons boekhoudpakket FDS heeft Heeros een importfunctionaliteit gemaakt. Digitaal goedgekeurde facturen en bijbehorende boekingen worden nu in een batch van soms wel 100 facturen geïmporteerd in FDS. Boekingen hoeven we dus niet meer handmatig te doen in FDS wat ons veel tijd bespaart.

Op 1 april zijn we ‘live’ gegaan. Facturen die per mail bij ons binnenkomen gaan direct door naar het Heeros Servicecenter. Papieren facturen scannen we in batch naar ze toe. Het Servicecenter digitaliseert de facturen met scan en herkensoftware. In Circula, de online workflow oplossing, sturen wij vervolgens de facturen digitaal door naar onze medewerkers ter goedkeuring. Na goedkeuring importeren we de facturen en boekingen naar FDS. De laatste stap is dat we goedgekeurde, geboekte facturen archiveren in het online archief Admina. Hierin kunnen we makkelijk facturen terugzoeken. Het archief bevat zowel de factuurinformatie als de goedkeuringsinformatie. We kunnen dus altijd precies achterhalen wat er met de factuur is gebeurd sinds dat hij bij ons is binnengekomen.

De meeste facturen komen nu via de e-mail, maar met de oplossing van Heeros zijn we klaar voor de toekomst aangezien we ook elektronische facturen kunnen ontvangen. Onlangs hebben we onze leveranciers gevraagd of zij facturen elektronisch kunnen aanleveren. Stedin is de eerste leverancier die dit nu doet. Hopelijk volgen er de komende tijd meer. Binnen onze bedrijfstak zijn er nog veel bedrijven die op de ouderwetse manier werken. Het is mooi om nu te realiseren dat wij de stap al hebben gemaakt die vele bedrijven nog moeten maken!”