Bolderman Excursiereizen

Bolderman Excursiereizen, opgericht in 1980, is een veelzijdige reisorganisatie, gespecialiseerd in busreizen, vlieg-busreizen en cruises. Bolderman wil reizigers laten genieten van de prachtige natuur, cultuur, steden en dorpen in Europa op een manier waarbij iedere minuut van de reis wordt ervaren als een heerlijke vakantie. Bolderman Excursiereizen is al jaren specialist bij uitstek en al 5 jaar op rij winnaar van de Zoover Awards. Het begon met Bolderman Excursiereizen en inmiddels worden er maandelijks zo’n 800 inkoopfacturen verwerkt in Exact Globe voor meerdere organisaties die onder dezelfde holding opereren.

Jorrit Boelhouwer, financieel manager, legt uit hoe het proces verliep voor de samenwerking met Heeros: “Voor de samenwerking met Heeros verliep het proces nog geheel op papier. Alle facturen, dus ook die al digitaal binnen kwamen, werden geprint om te worden verwerkt. Hiervoor gingen ze van de map ‘binnenkomende facturen’ via de map ‘op papier gecodeerd’ en de map ‘geboekt’ naar het papieren archief. Het terugzoeken van een factuur, dat toch regelmatig voorkomt, was een tijdrovende klus.”

“Door de groei van de organisatie stonden we begin 2017 voor de keuze om een extra financiële medewerker aan te nemen of om het proces van factuurverwerking te automatiseren. Inmiddels zijn we een jaar verder en ervaren we de winst van scanning-as-a-service, waarbij Heeros de facturen volledig uitgelezen inclusief boekingsvoorstel in Circula aan ons oplevert. In Circula hebben we nu een totaaloverzicht van alle onderhanden facturen en na controle wordt een factuurbatch met een paar drukken op de knop naar onze financiële applicatie gestuurd. Het digitaal archief Admina, waarin de facturen vervolgens worden opgeslagen, biedt naast papierbesparing als grote voordeel dat door de volledige tekst doorzoekbaarheid het terugzoeken een koud kunstje is.”

“De implementatie en de training werden door Heeros verzorgd en dit bewees z’n toegevoegde waarde. Een paar uur training samen met een consultant in onze eigen al ingerichte omgeving waren voldoende om een vliegende start te kunnen maken waarbij we zeker wisten dat we optimaal gebruik maakten van de verschillende modules.” Verder noemt Jorrit nog een aantal voordelen die behaald worden uit de samenwerking: het continue inzicht en overzicht van alle inkomende facturen online, de scanning-as-a-service, tijd- en kostenbesparing, het niet meer hoeven te verplaatsen van facturen naar diverse mappen, snel inzage hebben in de facturen en geen printkosten meer om digitale facturen te printen.

Een ander groot pluspunt, aldus Jorrit, is dat Heeros een organisatie is die naast hun standaard oplossing voor scan-en-herken met de klant mee wil denken. “Tevens kunnen zij met hun eigen consultants oplossingen bouwen, zodat facturen op de gewenste manier in het administratiepakket verwerkt worden en bij ons nagenoeg alle handelingen geautomatiseerd zijn. Samen met Heeros gaan we na welke mogelijkheden er nog meer zijn om onze processen te optimaliseren door automatisering.”