Superstar Agency Oy on keskellä koronapandemiaa perustettu suomalaisten eturivin artistien välittämiseen keskittyvä viihdetoimisto, joka onnistui parissa vuodessa kasvattamaan liikevaihtonsa nollasta neljään miljoonaan euroon.
Pandemia ja tapahtuma-ala ei kuulosta voittavalta yhdistelmältä, mutta Superstar Agencyllä oli resepti menestykseen: Suomessa uusi konsepti, jossa artistit ja yritykset kohtaavat, ripaus onnea ja pitkän kokemuksen myötä tullut ymmärrys toiminnanohjausjärjestelmän tärkeydestä.
Heeros PSA on ollut käytössä koko yrityksen olemassaolon ajan – tai itseasiassa jo ennen sitä.
Vuonna 2020 Superstar Agencyn perustaja Petri Roivainen huomasi, että artistien varaaminen yritystilaisuuksiin on Suomessa vaikeaa, vaikka yrityksillä on halua järjestää huippuartistien tähdittämiä tapahtumia.
”Jokaiselle artistille oli omat yhteyshenkilönsä ja yhteystietoja oli välillä vaikea löytää. Markkinassa ei ollut meidän kaltaista, yhtä ammattimaisesti ja laadukkaasti toimivaa toimijaa.”
Roivainen ja Superstar Agency iskivät tähän markkinarakoon.
Pitkä, 25 vuoden kokemus näkyi jo heti yrityksen perustamisvaiheessa, kun toiminnanohjausjärjestelmä haluttiin valita ennen kuin yrityksellä oli edes nimeä.
”Hyvä projektinhallinta on välttämätöntä meidän tyyppisessä bisneksessä, siksi siihen oli oltava työkalu heti alusta asti. Projektitietojen ajan tasalla pitämiseen ei riitä tukkimiehen kirjanpito tai Excel,” Roivainen sanoo.
Superstar Agencylla oli tarve järjestelmälle, joka on helppo ottaa käyttöön, ja jolla projektien hallinnointi ja seuraaminen sekä laskutus onnistuu mutkattomasti. Heeros PSA erottautui kilpailijoista positiivisesti, ja on ollut yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä alusta asti.
”Kokemuksesta tiedän, että ERP-järjestelmän räätälöinti vie paljon aikaa ja resursseja, emmekä siihen halunneet tai olisi voineet lähteä. Halusimme aloittaa yksinkertaisella näkymällä, ja laajentaa ominaisuuksia tarpeen mukaan. Heeros PSA oli muihin järjestelmiin nähden helppokäyttöinen ja selkeä.”
Superstar Agencylle jokainen tapahtuma on projekti. Vaikka tapahtumabisnes on luonteeltaan hyvin muuttuvaista, voi hurjasta kasvuvauhdista päätellä, että Superstar Agencylla projekteja on paljon – yritystilaisuuksia oli 750 jo ensimmäisenä toimintavuonna. Heeros PSA on siis kovassa päivittäisessä käytössä ja koko tiimin päätyökalu, jolloin käytön helppous korostuu entisestään.
Superstar Agencylla yksi ja sama henkilö vastaa projektista myynnistä toteutukseen asti, jotta vältytään tietokatkoksilta. Kaikki tiedot ovat kuitenkin PSA:ssa, eli tarpeen tullessa kollega voi helposti ottaa kopin projektista ja viedä sen loppuun.
”Projekteja on ollut helppo luoda Heeros PSA:han tapahtuman yksityiskohtia myöten sekä arvioida liikevaihtoa”, sanoo Roivainen. ”Räätälöimme PSA:ta myös sen verran, että meillä on oma tapahtumapäivä-näkymä, joka auttaa hallinnoimaan sitä yksittäistä päivää, jolloin tapahtuu paljon ja johon koko projekti kulminoituu.”
Superstar Agencyn laskutusvolyymi on projektien määrän myötä myös iso. Kun projekti luodaan Heeros PSA:han sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, lähetetään asiakkaalle samalla ennakkolasku. Loput laskutetaan tapahtuman jälkeen. Jokaista projektia kohden luodaan ja lähetetään siis kaksi laskua.
Roivainen toteaa, ettei tapa ole tavallinen toimialalle, mutta toimii heille ja onnistuu hyvin Heeros PSA:n laskutusominaisuudella. Sillä hoituu vaivattomasti myös kahden eri ALV-kannan, esiintyjän ja Superstar Agencyn, yhdistäminen samassa laskutuksessa.
”Mutkaton laskutus on meille erittäin tärkeää. Toisaalta haluamme varmistaa, että laskut lähtevät varmasti ja ajoissa, mutta haluamme myös huolehtia siitä, että artistien palkkiot ja muut kulut hoidetaan aina ajallaan. Haluamme pitää hyvää huolta sekä asiakkaistamme että artisteistamme”, Roivainen toteaa.
Superstar Agencyn laskutus ei jää irralliseksi taloushallinnosta, vaan integraatioilla varmistetaan sujuva tiedonsiirto Heeros PSA:sta Procountorin ohjelmistoon ja tilitoimistolle. Manuaalinen työ on minimoitu ja Roivaisen sanoin ”putki toimii hyvin”.
Kassavirran ennustaminen ja seuraaminen on elinehto suhdanteille ja kausivaihteluille alttiissa tapahtumabisneksessä.
”Seuraamme jatkuvasti tarjouskantaa ja projektien statuksia järjestelmästä: millainen tämän tai seuraavan kuukauden tilanne on sekä paljonko keikkoja ja euroja on työn alla. Näen Heeros PSA:sta yhdellä silmäyksellä, mikä yrityksen taloudellinen tilanne on.”
Kun liiketoiminnan kriittisimmät osa-alueet hoidetaan yhdessä järjestelmässä, on tilannekuva aina helposti saatavilla. Silloin johdossakin saavutetaan Roivaisen mukaan se kaikkein tärkein eli mielenrauha.
Superstar Agencyn tavoitteena on edelleen lisätä tunnettuuttaan ja toteuttaa manifestiaan olemalla maailman paras uuden ajan viihdetoimisto. Heeros PSA:n toiminnallisuuksia skaalataan kasvun mukana, kuten on tehty alkumetreiltä tähän asti.
Alan konkari toteaakin, että monesti etenkin alkuvaiheessa olevat yritykset pelkäävät työkaluja liikaa. ”Ajatellaan, että on vaikea ottaa uutta käyttöön ja menee paljon aikaa, mutta näin se ei ole. Heeros PSA:han kouluttaminen ei paljoa vaadi, ja järjestelmä on selkeä verrattuna muihin.”
”Heeros PSA on helppo ottaa käyttöön pienempäänkin ympäristöön, ja sitä pystyy skaalaamaan kasvun mukana,” Roivainen kiteyttää.