Laskutus

Käytännössä laskutus tarkoittaa taloushallinnon toimintoa, jossa hoidetaan laskujen luominen ja lähettäminen, maksujen seuranta, perintä ja kirjanpito. Tehoton laskutus johtaa myöhästyneisiin maksuihin, joka osaltaan vaikeuttaa myyntireskontran työtä. Asiantuntijoiden kallis työaika kuluu tällöin laskutusongelmien selvittelyyn.

Kun aikaa jää vähemmän kassavirran analysointiin, ei talousjohto pysty tekemään ennustuksia niin hyvin kuin olisi mahdollista. Tämän välttämiseksi aivan ensimmäinen askel on automatisoida laskutus ja siirtyä taulukko-ohjelmista laskutusohjelmaan sekä paperilaskuista verkkolaskutukseen. Käsittelemme näitä lisää myöhemmin artikkelissa.

Laskutus on myös asiakaspalvelua. Kukaan tuskin asiakkaana ilahtuu esimerkiksi epäjohdonmukaisesta laskutusaikatauluista, palveluntarjoajan jatkuvista kyselyistä laskutukseen liittyen tai jos lasku tuleekin postissa toivotun verkkolaskun sijaan. Sujuva laskutusprosessi on osa hyvää asiakaskokemusta, vaikka se tuntuisikin pieneltä asialta.

Sisältö

• Mikä lasku on?
  • Laskun sisältö
• Laskutuksen muodot – mitä sähköinen laskutus ja verkkolaskutus tarkoittavat?
  • Sähköinen laskutus
  • Verkkolaskutus
• Laskujen lähettäminen
• Laskutusohjelma
  • Laskutus puhelimella
• Projektilaskutus
  • Projektilaskutuksen hyödyt
• Laskutus ulkomaille
  • Verkkolaskumandaatit
• Mikä on myyntireskontra?
• Maksujen täsmäytys
• Perintä osana laskutusta

Mikä lasku on?

Lasku tarkoittaa sähköistä tai paperista dokumenttia, jossa tiivistyy myyntitapahtuman tiedot – kuvaus myydyistä tuotteista, kustannusten erittely ja maksutiedot – lain määrittelemien vähimmäismerkintöjen mukaisesti. Lasku on jokaiselle yritykselle tärkeä dokumentti kirjanpidon, verotuksen ja mahdollisten ongelmatilanteiden selvittelyn kannalta. Tavallisen laskun lisäksi muita laskutyyppejä ovat esimerkiksi hyvityslasku, koontilasku ja pro forma -lasku.

Myyjän kannalta lasku on myyntilasku, ostajan kannalta ostolasku. Molemmilla puolilla laskun käsittelyssä on omat prosessinsa, ja saatavilla on juuri näitä prosesseja varten kehitetyt järjestelmänsä, kuten Heeros Myyntilaskut ja Heeros Ostolaskut.

Laskun sisältö

Laskun sisältö ei voi olla mitä tahansa, vaan sille on omat määräyksensä. Arvonlisälain mukaan pakollisia merkintöjä laskussa ovat (AVL 209 e §):

• laskun antamispäivä
• juokseva tunniste
• myyjän arvonlisäverotunniste
• ostajan arvonlisäverotunniste, kun on kyse käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaroiden yhteisömyynnistä
• myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
• tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos se voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä
• veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
• verokanta
• suoritettavan veron määrä
• merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
• merkintä ostajan verovelvollisuudesta ”käännetty verovelvollisuus”
• merkintä ostajan laatimaan laskuun ”itselaskutus”
• toiseen jäsenvaltioon myytävän uuden kuljetusvälineen osalta tiedot, joiden perusteella 26 d §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetut edellytykset voidaan todeta
• merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä–käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä–taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä–keräily- ja antiikkiesineet”
• merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä–matkatoimistot”
• merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• viittaus aikaisempaan laskuun, kun kyse on muutoslaskusta.

Pakolliset merkinnät laskulla voivat olla millä kielellä tahansa. Lue lisää blogistamme Mikä on lasku ja mitä se sisältää?

Laskutuksen muodot – mitä sähköinen laskutus ja verkkolaskutus tarkoittavat?

Paperinen laskutus on kuollut – paitsi ettei olekaan. Ei tarvitse mennä kuin Pohjoismaiden ulkopuolelle, ja paperilaskuja käsitelläänkin vielä yllättävän suuret määrät. Selvää on kuitenkin, että kansainvälisestikin suunta on kohti sähköistä laskutusta ja verkkolaskutusta, mutta mitä ne oikeastaan tarkoittavat?

Sähköinen laskutus

Sähköinen laskutus tarkoittaa kaikkea digitaalisesti tehtyä laskutusta. Paperilaskuihin verrattuna sähköiset laskut säästävät aikaa ja rahaa: laskut menevät nopeammin perille, niitä voidaan käsitellä ja seurata paremmin, ja arkistointikin on huomattavasti tehokkaampaa.

Termistö voi olla hämmentävää, sillä sähköisellä laskulla voidaan lähteestä riippuen viitata ainoastaan verkkolaskutukseen tai myös PDF-laskuihin, jotka kuitenkin vaativat jonkin verran manuaalista työtä.

Esimerkiksi laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta määrittelee sähköisen laskun seuraavasti:

”[sähköinen lasku on] lasku, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn ja joka noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia, jonka viitetiedot on julkaistu verkkolaskudirektiivin 3 artiklan 2 kohdan nojalla Euroopan unionin virallisessa lehdessä sekä jotakin verkkolaskudirektiivin 3 artiklan 2 kohdan nojalla Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistussa luettelossa olevaa syntaksia.”

Käytännössä tässä laissa sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan siis verkkolaskutusta.

Verkkolaskutus

Verkkolaskutuksessa laskutiedosto on niin sanotussa rakenteisessa tiedostomuodossa. Laskut siirtyvät täysin digitaalisesti yritysten tai organisaatioiden välillä, lähettävästä järjestelmästä vastaanottavaan lähes reaaliajassa. Verkkolaskutusta voi tehdä eri formaateissa, joista Suomessa yleisiä ovat Finvoice ja TEAPPSXML. Voit lukea lisää blogistamme Verkkolaskutus & 12 syytä siirtyä siihen.

Verkkolaskuosoitteisto

Verkkolaskujen lähettämiseksi tarvitaan vastaanottajan laskutustiedot. Ne saa pyytämällä asiakkaalta, ja monet yritykset lisäävät laskutustiedot myös esimerkiksi nettisivuilleen. Valitettavasti ei ole olemassa kansainvälisesti kattavaa laskutustietoluetteloa, josta voisi näppärästi käydä keräämässä tiedot. Suomessa kuitenkin TIEKE ylläpitää kaikille avointa verkkolaskuosoitteistoa. Myös PEPPOL-osoitteita voi etsiä PEPPOL-osoitteistosta, mutta se ei ole 100 % varma – et välttämättä löydä yritystä osoitteistosta, vaikka sillä olisikin PEPPOL-osoite. Aina kannattaa siis kysyä suoraan asiakkaalta, mikäli laskutustiedoissa on epäselvyyksiä.

Laskujen luominen ja lähettäminen

Liiketoimintaansa aloitteleva saattaa pärjätä tekemällä ja lähettämällä laskut käsin (lataa avuksesi kuitenkin ilmainen laskupohja), mutta nopeasti laskutusohjelmaan siirtyminen on kannattavampaa. Jos laskuttaa enemmän kuin noin kerran kuukaudessa, kannattaa harkita laskutusohjelmaa, jolla laskutuksen voi automatisoida. 

Laskutusohjelma

Laskutusohjelma on olennainen osa modernia laskutusprosessia. Se mahdollistaa laskutuksen automatisoinnin, tietojen tallentamisen ja laskutuksen seurannan yhdestä keskitetystä paikasta. Laskutusohjelma voi olla osana toiminnanohjausjärjestelmää, kuten Heeros PSA:ssa, tai täysin omana ohjelmanaan, joka integroidaan muihin käytettyihin järjestelmiin. Jälkimmäisestä Heeros Myyntilaskut on hyvä esimerkki. Tällöin puhutaan ”best-of-breed” -ohjelmista, joilla käytännössä tarkoitetaan ohjelmia, joita kehitetään parhaaksi vaihtoehdoksi yhden asian tekemiseksi.

Laskutusohjelmaa valitessa tärkeitä tekijöitä ovat liiketoiminnan laajuus sekä millaisia laskutettavat asiakkaat ovat. Liiketoiminnan laajuus vaikuttaa siihen, kuinka paljon eri laskutusominaisuuksia on järkevää ostaa – pienen yrityksen tarpeet ovat erilaiset kuin kansainvälisesti toimivalla konsernilla. Asiakaskuntakin saattaa sanella laskutusohjelman ominaisuuksia, sillä esimerkiksi julkishallinto vaati verkkolaskuja eli ilman verkkolaskutuskyvykkyyttä ei valtiota tai kuntaa laskuteta.

Laskutus puhelimella

Laskutusohjelma ei aina tarkoita pelkkää selaimessa toimivaa ohjelmaa tai koneelle asennettavaa sovellusta. Pilvipalveluna toimivat laskutusohjelmat toki toimivat myös puhelimen selaimessa, mutta moni palveluntarjoaja on myös kehittänyt mobiilisovelluksen, jotta laskutus puhelimella olisi vieläkin helpompaa. Kaikkia ominaisuuksia ei välttämättä ole viety mobiilisovellukseen, mutta vähintään laskutuksen oleellisimmat toiminnot voi hoitaa näppärästi puhelimella missä vain, milloin vain.

Projektilaskutus

Projektilaskutuksessa yritys veloittaa asiakkailtaan työtunneista, kuluista ja resursseista, jotka on käytetty tietyn projektin suorittamiseen. Tämä laskutustapa on erityisen yleinen asiantuntija- ja palveluyrityksissä, jotka tarjoavat projektiperusteisia palveluja, kuten konsultointia, suunnittelua, ohjelmistokehitystä tai rakennusprojekteja.

Projektilaskutus vaatii tarkkaa seurantaa ja hyvää projektinhallintaa. Erittäin tärkeää on varmistaa, että se perustuu selkeisiin sopimuksiin ja hinnoittelumalleihin, jotka on sovittu etukäteen asiakkaiden kanssa.

Projektilaskutuksen hyödyt

Yritykselle projektilaskutus mahdollistaa kustannusten tarkan seurannan, sillä jokainen projektin aikana kulutettu tunti tai resurssi voidaan laskuttaa asiakkaalta. Tämä auttaa arvioimaan projektit kannattavuuttaan ja optimoimaan resurssien käyttöä. Näin tuloja voi myös suunnitella voi paremmin, koska tiedetään, milloin ja kuinka paljon rahaa odotetaan tulevan jokaisesta projektista.

Projektilaskutus on myös mahdollisuus myydä lisää: jos projekti sujuu suunnitellusti ja kulut pysyvät kurissa, lisäansiota voi saada mahdollisista lisätöistä, joista asiakasta voi laskuttaa.

Asiakkaiden näkökulmasta projektilaskutuksen ansiosta kustannuksia pystytään valvomaan tarkkaan. He tietävät, mihin rahat menevät projektin aikana, mikä auttaa heitä seuraamaan budjettiaan. Asiakkaat myös maksavat projektilaskutuksessa vasta projektin edistymisen ja tulosten perusteella, mikä voi antaa heille varmuuden siitä, että he saavat vastinetta rahoilleen tai he voivat helpommin tehdä tarpeelliseksi näkemiään muutoksia projektin aikana.

Laskutus ulkomaille

Laskutus ulkomaille vaatii yleensä tiettyjen vaatimusten täyttämistä, kuten laskutus- ja verotietojen selkeyttä. Laskun tulisi sisältää yrityksen ja asiakkaan tiedot (mukaan lukien osoitteet ja Y-tunnus/veronumero), laskun numero, päivämäärä, eräpäivä, maksutiedot, tuotteiden/palveluiden kuvaukset ja määrät, yksikköhinnat, kokonaissumma sekä mahdollinen ALV (arvonlisävero). Maat voivat myös asettaa erityisiä vaatimuksia laskun sisällölle. Tässä muutamia huomioita ulkomaille laskutuksesta.

• ALV-käsittely ja verokannat voivat vaihdella maittain. Jotkut maat vaativat yritystä rekisteröitymään paikalliseksi veronmaksajaksi, jotta ALV voidaan periä ja raportoida oikein. Varmista, että yrityksesi ymmärtää kohdemaan verosäännöt ja noudattaa niitä.
• Ulkomaille laskuttaessa laskut kannattaa laatia paikallisella kielellä tai tarvittaessa englanniksi. Tämä helpottaa laskun vastaanottamista ja ymmärtämistä. Lisäksi on hyvä ottaa huomioon mahdolliset kulttuurierot, esimerkiksi laskutuksen sävyssä ja käytetyissä termeissä.
• Laskun lähettämisessä on huomioitava toimitusaika ja -tapa sekä mahdolliset postituskustannukset. Verkkolaskutus on Suomessa ja Pohjoismaissa pidemmällä kuin muualla Euroopassa, mutta yrityksen kannattaa huomioida eri laskutuskanavien tarve kansainvälisessä laskutuksessa – sähköinen laskutus on tässäkin tapauksessa nopeampaa ja kustannustehokkaampaa kuin perinteinen paperilaskutus. Huomioi, että sähköinen laskutus vaatii yhteensopivan järjestelmän käyttöönoton.
• Eri maiden laskutuksen käytäntöihin ja vaatimuksiin perehtyminen on työlästä, ja joskus jopa mahdotonta vain yrityksen omilla resursseilla. Heeroksella seuraamme jatkuvasti muutoksia laskutusympäristössä sekä Suomessa että Euroopassa, jotta voimme tukea asiakkaitamme laskutuksessa parhaiten. Kansainvälisesti toimivalla yrityksellä on oltava jotain kautta ajantasaiset tiedot paikallisista laeista ja säädöksistä ulkomaille laskuttaessa, jotta se voi noudattaa niitä ja välttää keskeytykset laskutuksessa tai lainvastaisen toiminnan.

Laskutusohjelmassa, joka helpottaa laskutusta ulkomaille, tulisi olla seuraavia ominaisuuksia:

• Mahdollisuus laatia laskuja eri kielillä tai automaattisia käännöksiä.
• Kyky käsitellä eri valuuttoja ja laskea automaattisesti vaihtokurssien perusteella.
• Mahdollisuus asettaa eri verokantoja ja raportoida ALV oikein.
• Valmiit pohjat, joita voi muokata laskutuksen tarpeiden mukaan.
• Mahdollisuus lähettää verkkolaskuja suoraan asiakkaille.
• Kyky tehdä raportteja esimerkiksi laskutuksen tilasta ja myyntitiedoista.

Verkkolaskumandaatit

Euroopassa monet valtiot ja veroviranomaiset ovat alkaneet nähdä verkkolaskutuksen keinona lisätä näkyvyyttä taloustilanteeseen, vähentää veronkiertoa ja lisätä digitalisaatiota. Jotta verkkolaskutus todella tulisi käyttöön, ja siitä saataisiin myös nämä hyödyt, on tehokkainta tehdä verkkolaskutuksesta pakollista. Näitä lakeja kutsutaan verkkolaskumandaateiksi.

Usea valtiot ovatkin jo julkistaneet valmistelevansa B2B-verkkolaskutusmandaattia tai harkitsevansa sitä. Jos laskuttava yritys ei ole valmistautunut eri vaatimuksiin, yskähtelee laskutus todennäköisesti heti lähetysvaiheessa ja aiheuttaa turhia hidasteita liiketoiminnalle. Euroopassa toimivien yritysten onkin hyvä seurata verkkolaskuvaatimusten etenemistä – katso maat ja tilanne helposti sivuillamme ylläpidettävästä kartasta ja listauksesta. Lue myös käytännön opas verkkolaskulakien voimaantuloon valmistautumiseen.

Mikä on myyntireskontra?

Myyntireskontra on laskutuksen osa-alue, joka käsittelee yrityksen saatavia ja avoimia asiakaslaskuja. Se pitää kirjaa kaikesta myynnistä, laskutuksista, asiakkaiden maksuista ja niihin liittyvistä rahoitustapahtumista.

Myyntireskontra alkaa asiakasprofiilien luomisella. Jokaiselle asiakkaalle luodaan tili, joka sisältää tietoja kuten asiakkaan nimi, osoite, yhteystiedot ja tarvittaessa myös verotunnus. Tämä tieto auttaa laskujen osoittelemisessa ja varmistaa, että laskutettavat tiedot ovat oikein.

Kun yritys suorittaa myyntiä, se luo asiakkaalle laskun. Lasku sisältää tiedot myydyistä tuotteista tai palveluista, yksikköhinnat, määrät, mahdolliset alennukset, ALV (arvonlisävero) ja kokonaissumma. Käsittelimme laskun tietoja tarkemmin osiossa laskun sisältö. Kun asiakas sitten suorittaa maksun laskusta, tämä maksu kirjataan myyntireskontraan. Tässä vaiheessa lasku merkitään "maksetuksi" ja laskun määrä vähennetään avoimista saamisista. Maksut voivat tulla eri muodoissa, kuten pankkisiirtoina tai sähköisinä maksuina.

Vielä maksamatta olevat laskut ovat avoimia saamisia. Myyntireskontran avulla yritys voi seurata, mitkä laskut ovat avoimia ja kuinka paljon rahaa odotetaan vielä saapuvaksi. Tämä auttaa hallitsemaan likviditeettiä a suunnittelemaan taloutta. Jos laskut jäävät maksamatta eräpäivän jälkeen, yritys voi ryhtyä perintätoimiin. Ensin voidaan lähettää maksumuistutuksia ja myöhemmin tarvittaessa siirtyä perintätoimiston avulla perimiseen. Myyntireskontra auttaa seuraamaan näitä toimenpiteitä ja varmistamaan, että asiakkailta saadaan maksu avoimista laskuista.

Myyntireskontrassa on myös mahdollisuus luoda erilaisia raportteja myynnistä, avoimista saamisista, maksuista ja perintätoimista. Nämä raportit auttavat yritystä ymmärtämään myyntikäyttäytymistä, seuraamaan rahavirtoja ja tekemään tulevaisuuden suunnitelmia.

Kuten laskutus kaiken kaikkiaan, myös myyntireskontra kannattaa sähköistää ja automatisoida ohjelmistojen avulla, jolloin työstä tulee tehokkaampaa ja aikaa jää enemmän talouden ennustamiseen ja johdon tukemiseen.

Maksujen täsmäytys

Maksujen täsmäytys on tilitapahtumien vertailua ja tarkastamista, ja sillä varmistetaan kirjanpidon oikeellisuuden. Laskutuksen yhteydessä se tarkoittaa laskutustietojen ja saapuneiden maksujen sovittamista yhteen. Tämän avulla varmistetaan, että jokainen laskutettu summa on todella maksettu ja että kirjanpito on ajantasainen ja tarkka.

Käytännössä kyse on siis laskutietojen ja maksujen vertailusta, johon menee manuaalisesti tehtynä paljon aikaa. Nykyään teknologia tarjoaa monia mahdollisuuksia helpottaa maksujen täsmäytysprosessia. Kirjanpito-ohjelmat ja järjestelmät voivat automatisoida suuren osan tästä prosessista, mikä säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä.

Maksujen täsmäytyksen avulla

• varmistetaan, että yritys saa ansaitsemansa tulot ajallaan. Tämä puolestaan auttaa ylläpitämään terveitä rahavirtoja ja mahdollistaa suunnitellun liiketoiminnan jatkumisen.
• vältetään virheitä ja epätarkkuuksia kirjanpidossa, mikä puolestaan auttaa raportoinnin oikeellisuuden ja verotuksen noudattamisessa.
• huomataan ajoissa viivästyneitä tai virheellisiä maksuja, jotka vaativat korjaamista. Tämä antaa mahdollisuuden puuttua ongelmiin ja selvittää mahdolliset väärinkäsitykset asiakkaiden kanssa jo heti alkuvaiheessa.

Maksumuistutukset

Maksumuistutukset ovat tärkeä osa yrityksen laskutusprosessia, ja niiden tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaat suorittavat laskutetut maksut ajallaan.

Maksumuistutus lähetetään silloin, kun asiakas ei ole suorittanut laskua eräpäivään mennessä. Tavoitteena on ystävällisesti muistuttaa asiakasta maksamattomasta laskusta ja kannustaa heitä suorittamaan maksu mahdollisimman pian. Maksumuistutuksilla pyritään minimoimaan myöhästyneiden maksujen vaikutukset omaan rahavirtaan.

Maksumuistutuksen tulisi olla selkeä ja informatiivinen. Siinä tulisi mainita alkuperäisen laskun tiedot, eräpäivä, maksamattoman summan määrä, mahdolliset viivästyskorot ja/tai perimiskulut, sekä ohjeet maksun suorittamiseksi. Kansainvälisesti toimivan yrityksen on hyvä huomioida eri maiden maksumuistutuksia koskevat säännöt ja lait. Esimerkiksi viivästyskorkojen ja perimiskulujen käyttöön saattaa liittyä rajoituksia.

Laskutusohjelma on avuksi myös maksumuistutuksien kanssa, sillä ohjelmat yleensä tuovat myös muistutuksiin automaatiota. Muistutukset lähtevät tällöin todennäköisemmin oikeaan aikaan ja noudattavat sovittuja sävyä ja ohjeistuksia, kun jokaista muistutusta ei tarvitse tehdä manuaalisesti.

Perintä osana laskutusta

Perintä on prosessi, jossa pyritään saamaan maksut maksamattomista laskuista perimällä ne asiakkaalta tai ulkopuoliselta perintätoimistolta. Perintä on tärkeä osa laskutusprosessia, ja sen tavoitteena on varmistaa, että yritys saa ansaitsemansa tulot ajallaan.

Perintäprosessi koostuu usein eri vaiheista. Ensin lähetetään maksumuistutuksia asiakkaalle, jos lasku ei ole maksettu eräpäivään mennessä. Jos asiakas ei reagoi maksumuistutuksiin, voidaan siirtyä perintätoimenpiteisiin, kuten perintäkirjeisiin, puheluihin tai sähköposteihin. On myös mahdollista käyttää ulkopuolista perintätoimistoa. Perintätoimistot ovat erikoistuneet perintäprosesseihin ja voivat käsitellä tilanteita, joissa asiakas ei reagoi yrityksen omiin perintätoimiin, ja voivat auttaa juridisissa toimenpiteissä tarvittaessa.

Vaikka perintätilanne voi olla haastava, on tärkeää ymmärtää, että asiakassuhde ei välttämättä pääty perintään. Monesti maksamattomuus voi johtua tilapäisistä taloudellisista vaikeuksista tai väärinkäsityksistä. Asiasta olisi hyvä siis keskustella vielä asiakkaan kanssa ja pyrkiä selvittämään asiat niin, että asiakkaalle ei jää yrityksestä huono kuva.