Mikä lasku on ja mitä se sisältää?

Mikä lasku on ja mitä sen pitäisi sisältää? Miten laskuttaa mahdollisimman yksinkertaisesti? Onko olemassa työkaluja, joiden avulla voit hoitaa tylsän tehtävän nopeammin ja vaivattomammin?

Miksi laskut ovat tärkeitä?

Yrittäjänä tai yrityksen edustajana sinun on laskutettava asiakkaita, riippumatta siitä, millä toimialalla toimit. Jos hoidat laskutuksen huolimattomasti, voi ongelmia tulla kirjanpidon tai asiakassuhteidesi kanssa. Laskuja käytetään todistedokumentteina verotuksessa ja sekä mahdollisten muodollisten ongelmien selvittelyssä, ja kaiken kaikkiaan laskut ovat tärkeitä osto- ja myyntitapahtumien dokumentointia ja seuraamista varten.

Mikä on laskun määritelmä?

Lasku on myyjältä ostajalle toimitettava asiakirja, josta löytyy kuvaus myydyistä tuotteista, kustannusten erittely, maksutiedot ja ehdot, kuten esimerkiksi eräpäivä, toimitustapa, maksutapa, maksuviivästyskulut ja alennukset. Laskuja on monissa eri muodoissa: paperisina, PDF-tiedostoina ja verkkolaskuina. Vaikka tiedostojen muodoissa, ulkoasuissa ja niiden käsittelyssä on eroja, sisältö on enemmän tai vähemmän sama

Lasku on maksupyyntö, mutta dokumentti ei ole itsessään oikeudellisesti sitova ilman, että kaupasta on sovittu myyjän ja ostajan kesken. Laskua ei siis voi perusteetta vain lähettää ja vaatia maksua, jos ostaja ei ole kaupasta sopinut. Väärinkäsitysten välttämiseksi on aina suositeltavaa tehdä kustannukset ja hintaan sisältyvät tuotteet mahdollisimman selkeäksi ennalta. Siksi ennen varsinkin suurempia kauppoja voidaan allekirjoittaa myyntisopimus ennen tuotteen tai palvelun toimitusta. Sopimuksen ehdot täyttyvät, kun yksi osapuoli tekee tarjouksen ja vastapuoli antaa siihen hyväksynnän. Suullinenkin sopimus on sitova.

Tiedämme nyt, että laskussa on tietoa myyntitapahtumasta. Alla luettelo tiedoista, jotka laskuun tulee sisällyttää.

Mitä lasku sisältää:

• Laskukohtainen tunnistenumero. Voit aloittaa satunnaisluvusta, esim. 0035. Voit myös sisällyttää päivämäärän; 08-12-2018-0035.
• Myyjän yhteystiedot. Nimi, osoite, yritystunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Ostajan tai ostajien yhteystiedot. Nimi, osoite, yritystunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Päivämäärät. Laskun lähetyspäivämäärä, eräpäivä, tuotteen toimituspäivä.
• Hintaerittely. Kappalehinta ja kappaleiden määrä. Jos laskutat palvelusta, voit ilmoittaa tuntitaksasi ja työhön käytettyjen tuntien määrän. Mainitse myös muut kulut, esim. toimituskulut.
• Verotus. Veroprosentti ja summa.
• Mahdolliset alennukset. Esimerkiksi ennakkomaksualennus.
• Kokonaishinta. Voit mainita tämän lihavoituna selkeyden vuoksi.
• Maksutapa. Esimerkiksi pankkitilin numero, PayPal-tilitiedot.
• Myyntiehdot. Esimerkiksi maksuviivästysmaksut.
• Kiitos-viesti. Tämä on valinnainen, mutta sana "kiitos" voi saada vastaanottajan maksamaan laskun paremmin, joten kannattaa kokeilla.

Mitä eroa on ostotilauksella, kuitilla ja laskulla?

Ostotilaus: Ostotilaus on ostajan myyjälle lähettämä asiakirja, jossa kuvataan myyjältä toivottuja tuotteita tai palveluita, niiden määrää ja hintaa. Lasku on ikään kuin myyjän vastine ostotilaukselle.

Kuitti: Kuitti on todiste vastaanotetusta maksusta. Lasku lähetetään asiakkaalle ennen maksua, kun taas kuitti lähetetään sen jälkeen, kun maksu on vastaanotettu.

Laskun merkitys on nyt toivottavasti selvä. Tulevissa osioissa voit lukea, kuinka lasku luodaan ja mitä laskuttaessa kannattaa pitää mielessä.

Miten lasku luodaan?

Lasku luodaan helpoiten laskutusohjelmassa, mutta se ei toki ole ainoa vaihtoehto.

Laskun voi luoda eri ohjelmissa, kuten Excelissä tai Wordissa. Jos et halua luoda laskua aivan tyhjästä, lataa laitteellesi ilmainen laskupohja ja täytä se. Varmista, että tiedosto sisältää kaikki yllämainitut olennaiset tiedot. Täytettyäsi laskun tiedot, tallenna se PDF-tiedostona ja toimita se asiakkaalle postitse tai sähköpostitse. Jos haluat lähettää asiakirjan paperimuodossa, on mahdollista käyttää tulostuspalvelua. Siten sinun ei tarvitse huolehtia tulostamisesta ja fyysisestä lähettämisestä itse.

Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta helpompiakin tapoja on. Jos laskutat enemmän kuin noin kerran kuukaudessa, kannattaa ainakin kokeille laskutusohjelmaa. Laskutusjärjestelmällä voi luoda laskuja nopeasti ja automatisoida toistuvaa laskutusta. Laskujen elinkaaren seuranta onnistuu - laskun tarkastelusta eräpäivään, maksun vastaanottamiseen ja arkistointiin. Laskutusohjelman avulla saat myös kätevästi ajantasaisen näkymän laskutukseesi.

Ideat ja ehdotukset laskun luontiin ja lähettämiseen

Laskutus voi tuntua arkisen harmaalta prosessilta, mutta sen toimivuuteen ja esimerkiksi laskun muotoiluun kannattaa panostaa. Huolimattomasti tehdyt tai sekavat laskut eivät ole yritykselle varsinainen kilpailuvaltti.

• Ulkoasu
  Sanomattakin on selvää, että laskun ulkoasu on tärkeä. Laskun täytyy olla selkeä ja helppo lukea: ei kirjoitusvirheitä tai esimerkiksi lukukelvottomia fontteja. Jos sisältöä on vaikea ymmärtää, asiakas saattaa haluta tarkistaa tiedot myöhemmin, eikä maksa saman tien. Laskut ovat myös osa brändiäsi, joten muokkaa siitä yrityksesi näköinen.
• Kustannusten erittely
  Toinen nyrkkisääntö on olla mahdollisimman yksityiskohtainen kustannusten erittelyssä. Tämän seurauksena asiakkaasi tietää tarkalleen, mistä maksavat, ja ovat näin todennäköisesti tyytyväisempiä. Jotta voit luoda mahdollisimman läpinäkyvän laskun, kirjaa käyttämäsi materiaalit tarkkaan ja seuraa työtunteja huolellisesti.
• Laskun lähettäminen
  Kun olet valmis lähettämään laskusi, tarkista vielä kerran, että sinulla on oikeat yhteystiedot. Kaikista kätevintä on lähettää lasku suoraan vastaanottajan toiminnanohjausjärjestelmään, muuhun laskujenkäsittelyohjelmaan tai verkkopankkiin. Heeros PSA:ssa voit myös lähettää mobiililaskuja, jolloin vastaanottaja voi maksaa laskun näppärästi laitteellaan valitsemalla maksutavaksi verkkopankkinsa tai vaikkapa MobilePayn. 

Jos yrityksellä ei ole verkkolaskutusta käytössä, pyri lähettämään aina oikealle henkilölle. Näin lasku ei viivästy sen kiertäessä henkilöltä toiselle ja asiakkaan kokemus laskun maksamisesta on parempi. Lähetä laskusi niin pian kuin mahdollista esimerkiksi projektin päätyttyä tai kun tuote on toimitettu. Mitä nopeammin lähetät laskun, sitä nopeammin se yleensä maksetaan.

Eräpäivät ja muistutukset

Yleisin myönnetty maksuaika laskun lähettämisestä eräpäivään on 30 päivää. Jos maksu ei ole rekisteröitynyt tilillesi pari päivää eräpäivän jälkeen, lähetä lasku uudelleen muistutuksen (ja mahdollisesti myös muistutusmaksun) kera. Voit lähettää muistutuksia suoraan laskutusohjelmasta, jos sinulla on sellainen ja automatisoida laskutusprosessia.

Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku käsitellään täysin sähköisesti aina luomisesta maksuun.

Sähköpostin kautta lähetetty PDF-tiedosto on kyllä luotu ja käsitelty täysin sähköisesti, mutta sitä ei kuitenkaan lasketa verkkolaskuttamiseksi. Verkkolasku esimerkiksi lähetetään suoraan laskutusjärjestelmästäsi asiakkaan taloushallintojärjestelmän ostoreskontraan tai e-pankkiin. Tiedostomuodon on oltava rakenteista aineistoa (eng. structured data), jotta järjestelmä pystyy käsittelemään dataa.

PDF-tiedosto tai skannattu asiakirja puolestaan sisältää rakenteetonta tietoa, joka on syötettävä järjestelmään manuaalisesti. Heeros PSA tukee useita tunnettuja verkkolaskuratkaisuja: voit integroida laskutuspalvelujen tarjoajia kuten Baswaren ohjelmaamme. Tämä mahdollistaa laskutuksen koko elinkaaren automatisoinnin.

Miksi laskuttaa sähköisesti?

Digitaalinen laskuttaminen on halvempaa, ympäristöystävällisempää ja kätevämpää eli on vain vähän syitä olla laskuttamatta sähköisesti. Samalla säästät sekä omaa että asiakkaasi aikaa. Verkkopohjaista laskutusohjelmaa käytettäessä laskut lähetetään suoraan järjestelmästä järjestelmään, myyntireskontrasta ostoreskontraan. Näin ollen monet tarpeettomat manuaaliset vaiheet jäävät välistä pois, ja laskutusprosessi yksinkertaistuu huomattavasti.

Verkkolaskutus on ehdottomasti paras tapa hoitaa laskutus tänä päivänä. Sen sijaan, että laskun tiedot olisi täytettävä joka kerta erikseen, esimerkiksi Heeros PSA:ssa voit käyttää järjestelmän asiakkuudenhallintadatan perusteella automaattisesti luotuja pohjia. Hallinnointikin helpottuu, kun kaikki tiedostot tallentuu oikean asiakkaan tai projektin alle.

Joudutko muistelemaan mitä, milloin ja ketä laskuttaa? Järjestelmä muistuttaa sinua kaikista yksityiskohdista. Muita ominaisuuksia (riippuen palveluntarjoajasta) ovat esimerkiksi ilmoituksen saaminen, kun asiakas on tarkastellut laskua ja mahdollisuus automatisoida toistuvaa laskutusta. Ulkoasua on myös helppo muokata mielensä ja brändinsä mukaan.

Löydä yrityksellesi parhaiten sopiva järjestelmä. Voit esimerkiksi kokeilla Heeros PSA:ta, joka on pilvipohjainen laskutusohjelma pk-yrityksille. Helppokäyttöinen ohjelmisto on suunniteltu asiakkaan tarpeita mielessä pitäen. Se auttaa sinua yksinkertaistamaan työntekoa, jotta voit keskittyä siihen, mikä tekee liiketoiminnastasi kannattavampaa. Kansainvälisesti toimivan verkkolaskutuskokonaisuuden saat Heeros PSA & Myyntilaskut -yhdistelmällä - katso, mitä etuja tästä kokonaisuudesta on.