Laskutusohjelma

Millainen on hyvä laskutusohjelma?

Hyvä laskutusohjelma on monipuolinen ja joustava työkalu, joka palvelee liiketoimintaasi tarvitsemallasi tavalla ja on helposti yhdistettävissä muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Esimerkiksi asiantuntijayritykselle laskutusohjelmassa on usein tärkeää, että laskutus onnistuu tunti- tai projektiperustaisesti, kun taas toisille yrityksille tehokas saatavien hallinta reskontraan saakka on tärkeää. Mielestämme hyvä laskutusohjelma:

• nopeuttaa työntekoa ja vähentää virheitä
• tarjoaa raportteja ja dataa liiketoiminnan tueksi
• on tietoturvallinen
• on helposti integroitavissa muihin järjestelmiin
• on helppokäyttöinen. 

Käymme alla jokaisen kohdan vielä tarkemmin läpi.

Laskutusohjelmalla nopeampaa työskentelyä ja vähemmän virheitä

Laskutusohjelman tarkoitus ei ole tuoda manuaalisen, vaikkapa taulukkotyökalulla tehdyn laskutuksen vaiheita hienompaan ohjelmaan, vaan aidosti automatisoida työtä. Esimerkiksi laskupohjat ja ohjelmaan määritellyt asiakaskohtaiset tiedot vähentävät myös virheiden määrää, kun tietyt asiat tulevat annettuna. Lisäksi ohjelman tulisi olla suunniteltu siten, että se muistuttaa käyttäjää sopivissa kohdissa ehkäisten näin inhimillisiä virheitä.

Raportteja ja dataa liiketoiminnan tueksi

Raportointi- ja analytiikkatyökalut ovat yritykselle tärkeitä. Ne auttavat yrityksiä seuraamaan taloudellista suorituskykyä, asiakas- tai projektikohtaisia tietoja sekä laskutuksen tehokkuutta. Jos laskutusohjelmaan kuuluu myyntireskontra, sen raportointimahdollisuudet voivat kattaa kaikki vaiheet laskusta kassaan. Esimerkiksi saatavien seuranta reskontrassa - onko lähetettyihin myyntilaskuihin tullut maksusuoritus vai ei - on sujuvaa myyntireskontran avulla.

Laskutusohjelman tietoturvallisuus

Tiedot, kuten asiakastiedot ja laskut, ovat suojassa pidettäviä. Siksi laskutusohjelman on tarjottava vahva tietoturva ja noudatettava tietosuojasäädöksiä, kuten GDPR:ää. Tämä varmistaa myös asiakkaiden luottamuksen.

Helppoa integroitavuutta muihin järjestelmiin

Erilaisia ohjelmistot ovat yleisesti käytössä liiketoimintojen eri osa-alueilla. Siksi on tärkeää, että laskutusohjelma voidaan integroida muihin järjestelmiin, kuten kirjanpito-ohjelmiin, CRM-järjestelmiin ja maksupalveluihin. Tämä auttaa vähentämään päällekkäistä työtä ja parantaa tiedonkulun tehokkuutta.

Laskutusohjelman tulisi olla helppokäyttöinen

Laskutusohjelman tulisi olla käyttäjäystävällinen ja helppo oppia, jotta laskutus on mahdollisimman sujuvaa. Tämä vähentää koulutustarvetta ja tekee ohjelman käytöstä sujuvaa. Lisäksi hyvä tuki takaa, että käyttäjät voivat nopeasti ratkaista mahdolliset ongelmat, mikä puolestaan parantaa koko yrityksen tuottavuutta. Ohjelman valinnassa kannattaa siis ottaa huomioon sen tukipalvelut ja käyttökokemus kokonaisvaltaisesti.

Pilvipohjainen laskutusohjelma skaalautuu liiketoimintasi mukana 

Pilvipohjaiset ohjelmat ovat yleensä skaalattavissa vastaamaan kasvavia tarpeita. Heeroksen laskutusohjelmat ovat tästä hyvä esimerkki. Heeros PSA:ssa voit mm. lisätä käyttäjiä sekä muokata ohjelmaa tarpeesi mukaan. Pilvipohjaisissa laskutusohjelmissa on lisäksi muitakin etuja, tässä niistä muutama.

1. Laskutusohjelma aina omalla koneella - tai vaikka puhelimella

Pohditko, pitäisikö hankkia koneelle ladattava laskutusohjelma vai sittenkin valita pilvipalvelu? Heeroksen laskutusohjelmat ovat selainpohjaisia, jolloin laskutus ei ole laitteesta riippuvaista. Saat ne myös puhelimellesi, jolloin voit hoitaa laskutusta vielä näppärämmin myös silloin, kun työ vie tien päälle. Heeros PSA ja Heeros Mobiili ovat saatavilla sekä Google Playstä että App Storesta. Käytön aloittamiseksi tarvitset tunnukset valitsemaasi ohjelmistoon.

2. Reaaliaikainen pääsy ja yhteistyön helppous

Pilvipohjaisen järjestelmän etuna on myös se, että laskut ovat lähetettävissä ja laskutustietoja voi käyttää missä ja milloin tahansa. Tämä etäkäyttömahdollisuus mahdollistaa reaaliaikaisen pääsyn laskutusdataan, mikä on elintärkeää sekä suurelle että pienelle yritykselle. Lisäksi se helpottaa yhteistyötä tiimien välillä, sillä jokainen pääsee käsiksi tarvittaviin tietoihin.

3. Laskut voi lähettää asiakkaan toivomalla tavalla

Yritysten välisessä laskutuksessa on monta vaihtoehtoa, joista yleisimmät ovat verkkolaskutus, laskun lähettäminen sähköpostilla tai lasku postitse. Jokaisella menetelmällä on omat etunsa, ja yrityksen on tärkeää valita laskutustapa, joka parhaiten sopii tarpeisiin.

Verkkolasku

Verkkolaskujen etuja ovat nykyaikaisuus ja tehokkuus. Verkkolaskutus mahdollistaa laskujen automaattisen prosessoinnin, mikä säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Verkkolaskut ovat myös ympäristöystävällisiä. Verkkolaskutus edellyttää, että molemmat osapuolet käyttävät yhteensopivia järjestelmiä. Yhteenvetona - voit lähettää laskut helposti ja vastuullisesti.

Usein voit lähettää laskut sähköpostitse

Sähköpostitse lähetettävät laskut ovat nopeampi ja edullisempi vaihtoehto verrattuna postitse lähetettyihin laskuihin, ja niiden käsittely on helpompaa. Kuitenkin sähköpostien tietoturvaan liittyvät haasteet, kuten huijausviestien riski, ovat huomionarvoisia.

Lähetä laskut postilla

Perinteinen tapa lähettää lasku on postin kautta. Tämä menetelmä sopii yrityksille, jotka tekevät kauppaa fyysisiä asiakirjoja suosivien kumppaneiden kanssa. Toisaalta postilähetykset ovat hitaampia ja kalliimpia kuin sähköiset laskut, ja niissä on suurempi virheiden riski.

4. Laskutusohjelma on automaattisesti päivitetty 

Turvallisuus on keskeinen huolenaihe kaikessa liiketoiminnassa, myös silloin kun kyse on laskujen tiedoista ja laskujen lähettämisestä. Pilvipohjaiset ohjelmat päivitetään yleensä automaattisesti ilman, että käyttäjän tarvitsee huolehtia päivityksistä. Näin käytössä on aina uusimmat toiminnot ja turvallisuuspäivitykset sekä varmuuskopiot. Näin arkaluonteiset laskujen tiedot ovat suojattuja ja että laskutusprosessisi on luotettava.

5. Kustannustehokkuutta

Pilvipohjaisissa laskutusohjelmissa hinnoittelu on yleensä joustava, ja se perustuu käyttöön. Niiden käyttöönotto ei vaadi raskaita alkuinvestointeja eikä niistä aiheudu ylläpitokustannuksia, jotka ovat tyypillisiä perinteisille ohjelmistoille. 

Maksullinen vai ilmainen laskutusohjelma pienelle yritykselle

Molemmilla vaihtoehdoilla on omat etunsa. Valinta maksullisen ja ilmaisen laskutusohjelman välillä riippuu yrityksen koosta, tarpeista ja taloudellisista resursseista. On tärkeää arvioida, kuinka ohjelman ominaisuudet vastaavat yrityksen nykyisiä ja tulevia tarpeita sekä miten se vaikuttaa liiketoiminnan kokonaiskustannuksiin ja -tehokkuuteen. Emme suosittele maksuttomia ohjelmistoja yritysten laskutukseen. Voit lukea laskutusohjelman valinnasta myös täällä. 

1. Ominaisuudet ja toiminnallisuudet

Maksulliset laskutusohjelmat tarjoavat yleensä ilmaisia laajemman valikoiman ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Ne voivat sisältää edistyneitä raportointi- ja analytiikkatyökaluja, automaattisia varmuuskopioita, sekä monipuoliset integraatiomahdollisuudet muihin järjestelmiin. Ilmaiset ohjelmat voivat riittää pienille yrityksille tai yksityisyrittäjille, jotka tarvitsevat vain perustoimintoja.

2. Tietoturva ja asiakastuki

Maksulliset ohjelmat investoivat usein enemmän tietoturvaan ja tarjoavat säännöllisiä päivityksiä ja parannuksia. Lisäksi, maksulliset palvelut tarjoavat yleensä kattavampaa asiakastukea, joka voi olla arvokasta ongelmatilanteissa. Ilmaisissa ohjelmissa tietoturva ja asiakastuki voivat olla rajallisempia, mikä voi olla riski liiketoiminnalle.

3. Kustannustehokkuus ratkaisee

Ilmainen laskutusohjelma voi olla houkutteleva etenkin aloittelevalle pienyritykselle. Ei kuitenkaan kannata antaa maksuttomuuden johtaa harhaan, että ohjelma olisi aidosti ilmainen. Hyvän ohjelmiston kehittäminen vaatii työtä ja myös ilmaiselta vaikuttavat ohjelmat yleensä sisältävät maksuja, esimerkiksi laskun lähettäminen maksaa, ilmaisia laskuja on rajattu määrä tai asiakkaita voi lisätä rajallisen määrän. Maksullinen ohjelma taas on investointi, joka tuo usein säästöjä tehokkuuden ja automaation kautta ja tukee toiminnan kasvua.

Voit kokeilla useita ohjelmia, mutta jos ilmainen laskutusohjelma on yrityksellesi aito vaihtoehto, muista tarkistaa ainakin nämä:

• Mitä ominaisuuksia ratkaisu sisältää?

• Onko asiakastukea?

• Onko lasku-, asiakas- tai käyttäjämäärää rajoitettu?

• Onko raportointi ja analytiikka ominaisuuksia?

• Jos yritykseni kasvaa, voinko edelleen jatkaa ohjelmiston käyttöä?