Palkanlaskenta

Palkanlaskenta on organisaation toiminto, jossa lasketaan työntekijöiden palkat, pidätetään verot ja muut lakisääteiset maksut sekä huolehditaan palkkojen maksamisesta. Se sisältää myös palkkatietojen raportoinnin viranomaisille ja yrityksen kirjanpitoon.

Palkanlaskenta

Tiesitkö, että palkanlaskenta on työntekijän näkökulmasta yksi organisaation tärkeimpiä prosesseja? Se merkittävä osa sekä henkilöstöhallintoa että taloushallintoa. Palkanlaskenta on tarkasti säänneltyä ja siihen liittyy useita erilaisia lakeja ja asetuksia. Tässä artikkelissa käsitellään palkanlaskennan perusasioita. Heeros ohjelmistoperheeseen kuuluu erinomainen palkanlaskennan ohjelmisto ePalkat.  

 

Sisältö

Mitä on palkanlaskenta 

Palkanlaskenta ja palkkahallinto on keskeisin osa henkilöstöhallintoa. Se on myös merkittävä osa taloushallintoa, sillä palkat ovat suuri tai jopa suurin kuluerä ja vaikuttavat merkittävästi yrityksen tai organisaation tulokseen. Palkkoja maksetaan organisaatioissa säännöllisesti, jolloin palkkojen käsittelyllä on myös suora vaikutus sekä yrityksen kirjanpitoon että sen maksuliikenteeseen.

Palkanlaskennassa on kyse lukuisten lakien ja asetusten noudattamisesta, sopimusten tulkitsemisesta, palkkojen maksamisesta oikeilla summilla ja oikeaan aikaan. Palkanlaskentaan liittyy edelleen monia manuaalisia vaiheita, jotka vievät huomattavasti aikaa, ellei apuna ole modernia ohjelmistoa, joka automatisoi palkkahallinnon prosessit. Palkanlaskentaprosessia kehittäessä on hyvä muistaa, että palkkahallinto on organisaatiossa työmäärältään merkittävä osa talous- ja henkilöstöhallintoa. 

 

 

Palkanlaskenta: Miten palkka määräytyy

Palkka on yksi työsuhteen tunnusmerkeistä. Ei ole työsuhdetta ilman vastiketta tehdystä työstä. Palkka määräytyy henkilökohtaisen pätevyyden tai suoriutumisen sekä työn vaativuuden perusteella. Työn luonne ja vaatimukset ovat myös merkittäviä tekijöitä palkan määräytymisessä. Korkeampaa osaamista, kokemusta ja vastuuta vaativista tehtävistä maksetaan yleensä paremmin. Työntekijän koulutustaso ja ammatillinen pätevyys vaikuttavat usein palkkaan. Erityisosaamista tai korkeakoulututkintoa vaativat työt ovat usein paremmin palkattuja kuin matalamman koulutustason tehtävät. 

Kokemus kyseiseltä toimialalta ja erityisesti vastaavanlaisista tehtävistä voi nostaa palkkaa. Usein pitkään samalla työnantajalla tai samalla alalla työskennelleet saavat korkeampaa palkkaa kuin vasta-alkajat tai toimialan vaihtajat. Palkan määrä voi vaihdella suuresti riippuen myös työpaikan sijainnista. Esimerkiksi suurissa kaupungeissa, joissa elinkustannukset ovat korkeammat, palkat ovat usein myös korkeammat kuin maaseudulla tai pienemmissä kaupungeissa. 

Toimialalla on suuri vaikutus palkkaan. Esimerkiksi teknologiayrityksissä ja rahoitussektorilla palkat voivat olla merkittävästi korkeampia kuin palvelualoilla tai maataloudessa. Jos tietylle ammattialalle on suuri kysyntä mutta vähän osaajia, palkat voivat nousta. Vastaavasti, jos osaajia on paljon ja avoimia työpaikkoja vähän, palkkataso voi jäädä matalammaksi. Joillakin aloilla ja yrityksillä on käytössä erityisiä palkkausjärjestelmiä tai -sopimuksia, jotka voivat vaikuttaa palkkojen tasoon. Esimerkiksi työehtosopimukset voivat määrittää minimipalkat ja muut palkkaedut. 

Yrityksen taloudellinen tilanne ja maksukyky vaikuttavat myös palkkojen tasoon. Suuremmat ja taloudellisesti hyvää tulosta tekevät yritykset voivat yleensä tarjota korkeampia palkkoja kuin pienet tai taloudellisissa vaikeuksissa olevat yritykset. 

Yksilöllä on usein mahdollisuus neuvotella palkastaan erityisesti rekrytointivaiheessa sekä vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. Osassa yrityksiä palkkakeskustelut pidetään tavoitekeskusteluista erillään. Työntekijän neuvottelutaidot ja kyky perustella omaa arvoa työnantajalle voivat vaikuttaa palkkaan merkittävästikin. 

Palkkaan voi usein sisältyä lisiä, esimerkiksi vuoro- tai ylityölisiä. Käytössä voi olla myös provisio- tai tulospalkka, jossa osa palkasta riippuu myynnin määrästä tai muusta sovitusta mittarista.

Työsuhteen alussa pitää tehdä työsopimus. Työsopimus tehdään useimmiten kirjallisena tai sähköisenä, harvoin enää suullisesti. Työsopimuksessa määritellään olennaiset työtehtävät ja työehdot. Palkka määräytyy useimmiten työsopimuksen tai työehtosopimuksen perusteella. Jos näitä ei kumpaakaan ole, työntekijälle maksetaan tavanomainen ja kohtuullinen palkka, vaikka sitä ei ole lainsäädännössä säädetty. Suomen lainsäädäntöön ei ole kirjattu erikseen säännöstä vähimmäispalkasta, vaan palkka määräytyy useimmiten työehtosopimuksen tai työnantajan ja työntekijän kanssa tehdyn työsopimuksen mukaan. 


 

Palkanlaskennassa tarvitut tiedot

Palkanlaskentaa varten tarvitaan aina työsopimus ja työehtosopimus, jos työ on jonkun työehtosopimuksen piirissä. Seuraavassa on listattu osa-alueittain mitä kaikkea näiden lisäksi palkanlaskenta tarvitsee, jotta palkan voi laskea.

Työntekijän perustiedot: 

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Osoite

Lisäksi tarvitaan työntekijän verokortti, työntekijän veroprosentti sekä työntekijän pankkitilin numero. 

Työsopimustiedot: 

  • Työsuhteen alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä
  • Työsuhteen tyyppi (vakituinen, määräaikainen, osa-aikainen jne.)
  • Palkkaustapa (kuukausipalkka, tuntipalkka, provisiopalkka jne.)
  • Palkkataso ja mahdolliset lisät (esim. ilta- ja viikonloppulisät, ylityökorvaukset)
  • Työaika
  • Mahdolliset muut sopimukseen perustuvat edut ja lisät

Työaikatiedot: 

  • Tehdyt työtunnit tai työpäivät 
  • Ylitunnit ja ylityökorvaukset
  • Mahdolliset työvuorolistat tai työajanseurantalistat tai työakakirjanpito

Poissaolot ja niihin liittyvät tiedot: 

  • Vuosilomat ja lomapalkka 
  • Sairauspoissaolot ja sairausajan palkka
  • Muut palkalliset ja palkattomat poissaolot

Verot ja vakuutukset: 

  • Työntekijän veroprosentti ja mahdolliset vähennykset
  • Eläkevakuutusmaksut (työntekijän ja työnantajan osuudet)
  • Mahdolliset työttömyysvakuutusmaksut ja muut vakuutusmaksut

Mahdolliset muut vähennykset: 

  • Ammattiliiton jäsenmaksut
  • Mahdolliset ennakonpidätykset tai muut vähennykset

Bonukset ja palkkiot: 

  • Tulos- tai suorituspalkkiot
  • Mahdolliset kertaluonteiset bonukset
  • Muut lisäedut (esim. luontoisedut, kuten auto- tai puhelinetu)

Matka- ja kulukorvaukset: 

  • Työhön liittyvät matka- ja kulukorvaukset
  • Päivärahat ja kilometrikorvaukset

Palkanlaskennan prosessi

Palkanlaskenta on monivaiheinen prosessi. Ensin lasketaan työntekijän ansaitsema palkka ennen vähennyksiä eli bruttopalkka sen jälkeen, kun kaikki palkanlaskennassa tarvittavat tiedot on saatu. Näin syntyy palkka ennen vähennyksiä eli bruttopalkka. Palkoista tehtävät vähennykset, kuten ennakonpidätykset (verot), eläkemaksut, työttömyysvakuutusmaksut, ammattiyhdistysmaksut ja muut sovitut vähennykset, tulee vähentää bruttopalkasta. Vähennysten jälkeen jäävä summa on nettopalkka  ja se maksetaan työntekijälle. Jokaiselle työntekijälle tulee antaa palkkalaskelma, josta käy ilmi kaikki palkkaan liittyvät erät ja vähennykset. Nettopalkka maksetaan työntekijän tilille sovittuna palkkapäivänä. Palkanlaskennassa tulee noudattaa paikallisia, kansallisia ja EU-lainsäädäntöjä. Palkanlaskentatiedot viedään myös yrityksen kirjanpitoon. Viranomaisille, kuten verottajalle ja eläkevakuutusyhtiöille, tulee lisäksi toimittaa tarvittavat ilmoitukset. 

 

Palkanlaskennan prosessi  vaihe vaiheelta

 
  1. Työntekijätietojen kerääminen ja ylläpito
Työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetiedot päivitetään ennen jokaista palkanmaksua (mm. palkkatiedot, verokorttitiedot, pankkitilitiedot). Palkanlaskennan tulee varmistaa, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla.
  1. Työajan seuranta ja kirjaaminen
Työntekijöiden tekemät työtunnit ja poissaolot kirjataan. Palkanlaskennassa huolehditaan, että laskennassa ovat mukana ylityötunnit, lomat, sairauspoissaolot ja muut poissaolot.
  1. Palkkojen laskenta
Työntekijöiden bruttopalkka lasketaan tehtyjen työtuntien ja sopimusten  perusteella. Lisäksi lasketaan mahdolliset lisät (esim. ilta- ja viikonloppulisät, ylityökorvaukset).
  1. Vähennysten laskeminen
Verot lasketaan työntekijän oikeellisen veroprosentin mukaan. Lisäksi palkasta vähennetään sosiaaliturvamaksut, eläkevakuutusmaksut, työttömyysvakuutusmaksut ja muut lakisääteiset maksut. Myös
ammattiliiton jäsenmaksut vähennetään samoin kuin mahdolliset muut henkilökohtaiset vähennykset.
  1. Bonusten ja palkkioiden käsittely
Mahdolliset bonukset, palkkiot ja muut lisät lasketaan ja maksetaan. 
  1. Ulosoton käsittely palkasta
Joskus ulosottoviranomaiset lähestyvät työnantajia kun työntekijöillä on henkiökohtaisia talousvaikeuksia. Tällöin palkanlaskennassa tulee olla työnantajan saama ulosottoviranomaisen ilmoitus ulosottoperusteesta, jossa määritellään, kuinka paljon työntekijän palkasta on ulosmitattava. Ulosmittausprosentti ja suojaosuus määrittelevät, kuinka paljon palkasta voidaan ulosmitata. Suojaosuus on se summa, joka jätetään työntekijälle elämiseen, ja se määritellään laissa. Ulosmitattava osuus lasketaan tämän suojaosuuden ylittävästä osasta palkkaa. Ulosottoviranomaista tulee informoida tehdyt suoritukset sekä muutokset työntekijän palkanmaksutilanteeseen.
  1. Netto- ja bruttolaskelmien tarkistaminen
Lopuksi palkanlaskija tarkistaa, että bruttopalkka, vähennykset ja nettopalkka on laskettu oikein. Lisäksi tarkistetaan mahdolliset poikkeamat ja korjataan virheet.
  1. Palkanmaksun toteuttaminen
Varmistetaan, että palkat maksetaan sovittuna maksupäivänä ja ne siirtyvät työntekijöiden pankkitileille. 
  1. Raportointi ja kirjanpito
Palkanlaskennan yhteydessä laaditaan palkkalaskelmat ja toimitetaan ne työntekijöille. Palkanlaskennan tiedot päivitetään myös kirjanpito-ohjelmistoon. Lisäksi tehdään tarvittavat ilmoitukset verottajalle ja muille viranomaisille.
  1. Palkanlaskennan analysointi ja kehittäminen
Palkanlaskennan prosesseja kannattaa analysoida säännöllisestä ja tehdä parannuksia tämän perusteella. Lisäksi palkanlaskennasta vastaavan pitää huolehtia lainsäädännön ja työehtosopimusten muutosten seuraamisesta ja niiden huomioimisesta palkanlaskennassa.

 

Palkanlaskenta: Palkan maksaminen

Palkka tulee maksaa sovittuna palkanmaksupäivänä työntekijän pankkitilille. Palkan viivästyessä työntekijä voi vaatia viivästyskorkoa. Kuukausipalkka maksetaan kerran kuukaudessa, ja tunti- sekä suorituspalkka vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Tuntipalkka voidaan maksaa myös kerran kuukaudessa, jos työehtosopimus niin määrää. Jos palkanmaksupäivä osuu juhlapäivälle tai viikonlopulle, palkka maksetaan edellisenä arkipäivänä. Työntekijälle tulee toimittaa palkkalaskelma. Palkkalaskelmasta tulee ilmetä työntekijän ja työnantajan tiedot, palvelussuhteen kesto, ennakonpidätykset, palkanmaksukausi, lisät ja lomakorvaukset. 

Palkanmaksun viivästymisen seuraukset työnantajayrityksille

Seuraamukset palkanmaksun viivästymisestä ovat monitahoisia. Seuraukset kohdistuvat niin palkansaajaan kuin työnantajaan. Seuraukset ovat juridisia, taloudellisia ja sosiaalisia. Työnantajan on maksettava viivästyskorkoa viivästyneelle palkalle. Suomessa viivästyskoron määrä perustuu korkolakiin ja viitekorkoon. Jos palkanmaksun viivästyminen aiheuttaa työntekijälle taloudellisia menetyksiä (esim. myöhästyneet laskut, maksuhäiriöt), työnantaja voi joutua korvaamaan nämä menetykset. 

Palkanmaksun viivästyminen voi johtaa työsuhderiitoihin, jotka voivat pahimmillaan päätyä työtuomioistuimeen. Työntekijä voi tehdä valituksen työsuojeluviranomaiselle tai nostaa kanteen käräjäoikeudessa. Viivästykset palkanmaksussa voivat vahingoittaa työnantajan mainetta sekä sisäisesti työntekijöiden keskuudessa että ulkoisesti asiakkaiden ja muiden sidosryhmien silmissä. 

Jos työnantaja rikkoo työehtosopimuksen määräyksiä palkanmaksusta, ammattiliitot voivat ryhtyä toimiin, mukaan lukien työtaistelut ja oikeudelliset seuraamukset. Työnantaja voi joutua viranomaisten tarkastuksen kohteeksi ja saada hallinnollisia seuraamuksia, jos palkanmaksua ei hoideta lain vaatimusten mukaisesti. 

Palkanmaksun viivästymisen seuraukset työntekijälle

Palkan viivästyminen voi aiheuttaa työntekijälle taloudellisia ongelmia, kuten maksuhäiriöitä, myöhästyneitä laskuja ja jopa vuokranmaksun laiminlyöntiä, mikä voi johtaa asunnon menetykseen. Toistuvat palkanmaksun viivästymiset voivat heikentää työntekijöiden motivaatiota ja työtyytyväisyyttä, mikä voi vaikuttaa heidän tuottavuuteensa ja työpanokseensa. Taloudelliset huolet ja epävarmuus voivat aiheuttaa työntekijälle stressiä ja vaikuttaa negatiivisesti hänen henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiinsa. 

Työntekijä voi tehdä valituksen työsuojeluviranomaiselle, joka voi tutkia asian ja tarvittaessa määrätä työnantajan maksamaan viivästyneet palkat ja mahdolliset korvaukset. Työntekijä voi nostaa kanteen käräjäoikeudessa saadakseen viivästyneen palkan ja korvauksen viivästyskoroista sekä muista taloudellisista menetyksistä. Ammattiliitot voivat tukea jäsentään palkanmaksun viivästymisestä aiheutuneissa riidoissa, mukaan lukien oikeudenkäynnit ja työtaistelutoimet. 

 

Palkanlaskennan FAQ

Mikä on palkanlaskenta?

Palkanlaskenta on organisaation tai yrityksen toiminto, jossa palkanmaksu järjestetään lain ja mahdollisten työehtosopimusten mukaisesti työsopimuksessa sovittujen yksityiskohtien mukaan. 

Palkanmaksu on työnantajan korvaus työntekijälle tämän antamasta työpanoksesta. 

Mitä palkkalaskelmassa on?

Palkkalaskelma on tarkka kuvaus työntekijän palkanmaksusta määritellyllä ajanjaksolla. Siitä käy ilmi työntekijän ansaitsema palkka, mahdolliset lisät ja vähennykset. 

Palkkalaskelmalle on useita synonyymeja, esimerkiksi palkkakuitti, palkkatodistus ja vanhahtava tilinauha. 

Onko palkkalaskelma pakollinen?

Kyllä on. Työnantajan on annettava työtekijälle palkkalaskelma jokaisen palkanmaksun yhteydessä. 

Kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa?

Ei ole yksiselitteistä vastausta siihen, onko palkanlaskenta parempi ulkoistaa vai pitää oman organisaation sisällä, koska organisaatiolle oikeaan ratkaisuun vaikuttavat niin monet asiat. Esimerkiksi yrityksen tai organisaation koko, työntekijöiden määrä ja toiminnan laajuus ja eri työehtosopimusten määrä voi vaikuttaa optimaaliseen ratkaisuun.

Lue aiheesta artikkelimme Ulkoistaa vai sisäistää palkkahallinto.