Palkanlaskenta mielletään perinteisesti usein osaksi taloushallintoa. Kuitenkin jatkuvasti kehittyvät työvälineet sekä palkanlaskijan työroolin muuttuminen enemmän asiantuntijatyöksi ovat vieneet palkanlaskentaa yhä vahvemmin osaksi HR-prosessia.
Sujuvan prosessin lähtökohtana on ehdottomasti luotettavasti ja joustavasti toimiva palkkajärjestelmä, joka laajenee myös HR-käyttöön. Toimiva HR-järjestelmä osana palkkahallintoa kerää tiedot yhteen ja vaikuttaa niin operatiivisella kuin strategisella tasolla merkittävästi prosesseihin. Esimerkiksi uudet rekrytoinnit ja osaamisen kehittäminen vaikuttavat vahvasti myös palkkahallinnon toimintaan.
Luonnollista on, että palkansaaja edellyttää tehdystä työstä oikein laskettua ja ajallaan maksettavaa palkkaa. On siis tärkeää pysyä muutoksissa ajan tasalla, sillä epäonnistunut palkkaprosessi vaikuttaa negatiivisesti niin työtyytyväisyyteen kuin työnantajamaineeseen, mikä voi pahimmillaan saada lisäboostia median kynsissä. Onnistumisen avaimet löytyvät ehdottomasti helpommin, kun henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot hoidetaan samassa kokonaisuudessa.
10 syytä, miksi HR-järjestelmä ja palkkahallinto kuuluvat yhteen
On monta syytä, miksi henkilöstö- ja palkkahallinnon pitäisi kulkea käsi kädessä. Kun HR-järjestelmä toimii osana palkanlaskentaa ja koko työsuhteen kirjo, aina työsopimuksen luontivaiheesta alkaen, hoidetaan yhtenäisellä ratkaisulla, hoituu tärkeiden tietojen hallinnointia ajantasaisesti, tehokkaasti ja nopeasti. Saumattomasti palkanlaskennan kanssa yhteen toimiva HR-järjestelmä palvelee läpi koko organisaation, aina esihenkilöistä työntekijöihin asti.
Yhdistetty HR & palkanlaskentaohjelma
- kerää liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot yhteen
- mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkulun
- suoraviivaistaa työntekijä-, palkka ja poissaolotietojen hallintaa
- palvelee eri käyttöoikeuksien avulla koko organisaatiota
- tekee työskentelystä vaivatonta ja säästää aikaa
- huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä
- helpottaa osaamisen ja tavoitteiden seurantaa
- välittää informaatiota monipuolisesti
- poistaa turhaa sähköpostiviestintää
- toimii yhteydenpitovälineenä myös tilitoimiston ja asiakkaan välillä
Heeros ratkaisulla hommat helposti haltuun
Yhteistyössä palkanlaskijoiden kanssa kehitetty Heeroksen HR-järjestelmä on kohdennettu yrityksille, joilla ei ole ollut aiemmin työvälinettä henkilöstöhallintoon. Ilman ison HR-järjestelmän monimutkaisuutta, Heeroksen ratkaisu tarjoaa helpon tavan hoitaa koko työsuhteen elinkaari alusta loppuun asti. Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan saumaton yhteistyö valmiin HR-integraation avulla tuo tärkeät tiedot yhteen, jolloin vältytään tuplatyöltä. Lisäksi reaaliaikaisten raporttien ansiosta ajantasainen tieto on aina palkanlaskennan, HR:n, esihenkilöiden ja työntekijöiden saatavilla. Tutustu tarkemmin Heeros HR-järjestelmään.
Lue myös miten moderni palkanlaskenta parantaa yrityksen kannattavuutta
Koko organisaatio hyötyy saumattomasta kokonaisuudesta
Kun HR-järjestelmä ja palkkahallinto toimivat sujuvasti sulassa sovussa, on se koko organisaation etu. Lähtökohtaisesti jatkuvasti kehittyvät, modernit työvälineet ja yhtenäinen alusta tietojen käsittelyyn keventävät koko henkilöstön työtaakkaa. Henkilöstöhallinto integroituna palkanlaskentaan mahdollistaa myös avainhenkilöiden hiljaisen tiedon jakamisen, jonka lisäksi automatisoidut prosessit säästävät aikaa ja sujuvoittavat rutiineja.
Yhdeksi kokonaisuudeksi integroitu palkanlaskenta ja HR-järjestelmä tarjoavat reaaliaikaisen tiedonkulun, jolloin saadaan älykkäämpää raportointia ja helpommin ennustavaa analytiikkaa. Ajantasainen tieto henkilöresursseista ja organisaation tavoitteiden toteutumisesta on vaivatta ja nopeasti käytettävissä, mikä helpottaa myös johdon päätöksentekoa.
Ei pidä myöskään unohtaa, että järkevät työvälineet lisäävät tietojen tietoturvallista käsittelyä. Lisäksi modernissa järjestelmässä lainsäädännön sekä viranomais- ja työehtosopimuksien muuttuvat vaatimukset toteutuvat automaattisesti aikataulussa ja ohjaavat tekemistä tarvittavien säädösten mukaisesti. Helposti organisaation tarpeisiin muokattava ratkaisu virtaviivaistaa työskentelyä ja tekee työstä mielekästä. Myös henkilöstölle suunnatut ominaisuudet, kuten itsepalveluportaali, nopeuttavat työajanhallintaa ja antaa organisaatiosta modernin kuvan työnantajana.
Yhtenäiseen palkanlaskennan ja HR-järjestelmän kovan komboon on hyvä liittää automatisoitu työajanseuranta. Lue miten automatisoitu ja helppokäyttöinen työaikaraportointi hyödyttää niin organisaatiota kuin henkilöstöä.
HR-järjestelmän ja palkkahallinnon yhdistämisen hyödyt eri rooleissa
Kuten yllä opimme, henkilöstö- ja palkkahallinnon yhtenäinen työskentely tarjoaa koko organisaation näkökulmasta useita hyötyjä. Lue miten kannattavaa saumaton toiminta on myös HR- ja palkkahallinnon ammattilaisten sekä organisaation esihenkilöiden ja työntekijöiden vinkkelistä.
HR- ja palkkahallinnon ammattilaiset: Työ selkeytyy ja virtaviivaistuu
Selvää on, että fiksut ratkaisut ja automatisoidut toiminnot säästävät jo lähtökohtaisesti työntekoon kuluvaa aikaa. Kun HR-järjestelmä ja palkkahallinto integroidaan yhteen, työskentely nopeutuu entisestään, sillä kaikki tarvittava tieto on löydettävissä yhdestä ja samasta paikasta. Tyypillisestihän työaikaa kuluu merkittävästi juuri puuttuvien tai puutteellisten tietojen keräämiseen sekä samojen henkilö-, palkka- ja poissaolotietojen syöttämiseen eri järjestelmiin. Integraation avulla jää vähemmän rutiineja hoidettavaksi, ja voidaan keskittyä mielekkäämpään työhön.
HR-järjestelmä ja palkkahallinto integroituna yhteen, tarjoaa tuotettujen tietojen käytön heti reaaliaikaisesti, ilman erillistä raportointia. Toistuvasti tarvittavat raportit voidaan lisäksi tallentaa järjestelmään valmiiksi raporttipohjiksi ja näin raportit ovat aina helposti ja nopeasti saatavilla, myös esihenkilöiden ja työntekijöiden hyödynnettäväksi.
Helposti käytettävä, arvokas tieto työntekijöistä, työsuhteista, työajoista, palkkauksesta ja poissaoloista tai data esimerkiksi organisaation henkilöstön määrästä ja henkilötyövuosista, selkeyttää ja virtaviivaistaa prosesseja huomattavasti.
Järkevästi hoidettu HR ja palkanlaskenta siis automatisoi rutiinitöitä ja vapauttaa aikaa kriittisimpien tehtävien hoitoon. Voisi sanoa, että palkkahallintoon yhdistetyn HR-järjestelmän tärkein tehtävä on tehdä HR- ja palkkahenkilöstön työskentelystä tehokkaampaa, järjestelmällisempää ja mielekkäämpää.
Esihenkilö: Parempaa tiedon ja työsuhteen elinkaaren hallintaa
Ketterä HR-järjestelmä osana palkanlaskentaa helpottaa esihenkilöiden työtä. Moderni järjestelmä auttaa pitämään langat käsissä ja kerää tiedot yhteen, jolloin esihenkilö voi unohtaa manuaaliset muistiinpanot, Excelit tai muistin varassa toimimisen. Hänelle jää enemmän aikaa pitää kokonaisvaltaisesti huolta alaisten työelinkaaren kaikista vaiheista, aina rekrytointiseurannasta työsuhteen päättymiseen asti.
Reaaliaikainen raportointi, kuten budjetit tai vaikka työntekijän kehitys- ja tavoitekeskustelut ovat lisäksi helposti saatavilla ja päivitettävissä. Tärkeiden ja arkaluonteisten tietojen käsittely onnistuu tietoturvallisesti. Muutokset työsopimuksiin ja esimerkiksi päätökset palkankorotuksista vaikuttavat suoraan palkanlaskentaan, joten ajantasainen tiedon välittyminen on avainasia. Reaaliaikaisten tietojen käsittely parantaa yhteistyötä ja tiedon välitystä sekä mahdollistaa parempien päätösten tekemisen.
Työntekijä: Ajantasainen tiedonkulku ja omien tietojen hallinnointi
Modernissa ratkaisussa työntekijä voi itse hallinnoida tiettyjä työsuhteensa tietoja, ajasta ja paikasta riippumatta. Itsepalveluportaaliin annettavien käyttöoikeuksien avulla, henkilö pääsee syöttämään ilman turhia välikäsiä loma- ja poissaolotietoja. Syötetty tieto on myös reaaliaikaisesti HR:n ja palkanlaskennan käytettävissä.
Itsepalveluportaali mahdollistaa työntekijälle myös omien tietojen seuraamisen, kuten palkanmaksuun liittyviä tietoja tai onko esimies esimerkiksi hyväksynyt syötetyn poissaolon. Portaali voi toimia myös oman urapolun tukena, sillä sinne voidaan tallentaa kehityskeskustelut ja vaikka työskentelyyn asetetut tavoitteet. Näin sovittuihin asioihin on helppo myös palata ja sitoutua paremmin.
Koko organisaation käyttäessä yhtä ja samaa ratkaisua, informaation kulku paranee. Ajantasaisten tietojen läpinäkyvyys vähentää lisäksi turhaa viestintää ja kyselyjä, ja tuo näin osaltaan työskentelyyn ajansäästöä.
Paras ja helpoin tapa hankkia HR-järjestelmä
On päivänselvää, että jokaisella organisaatiolla tulee olla palkkaratkaisu. Joskus HR-asiat voivat kuitenkin olla niin yksinkertaiset, että varsinaista järjestelmää sen hoitamiseen ei ole hankittu, vaikka HR:n ja palkanlaskennan kokonaisvaltainen hoito tuo merkittäviä hyötyjä organisaatioille.
HR-järjestelmän hankinnasta tulee saada hyötyjä niin liiketoiminnan kuin koko työyhteisön tarpeisiin. Olipa kyseessä sitten vanhan järjestelmän vaihto tai aivan uuden ratkaisun hankinta, on hyvä pitää mielessä myös tulevaisuuden tarpeet. Ovatko järjestelmän ydinominaisuudet riittävät, onko saatava data riittävän laadukasta ja monipuolista, miten se palvelee eri käyttäjäryhmien tarpeita sekä miten se integroituu muihin jo käytettäviin järjestelmiin.
Paras ratkaisu syntyy kun HR-järjestelmä ja palkkahallinto hankitaan samassa paketissa. Etenkin pk-yrityksille tuo parhaimmat edut palkkajärjestelmä, joka laajenee tarvittaessa HR-käyttöön. Tällöin käytettävissä on selkeämpi järjestelmäkokonaisuus, sujuvampi ajantasainen tietojen hallinta sekä lopputulemana pienemmät kokonaiskustannukset. Saumattomalla yhteistyöllä vältetään myös monimutkaiset prosessit, epämiellyttävä käytettävyys sekä jopa virheellisten tietojen käsittely.
Oiva ratkaisu on mm. Heeros HR-järjestelmä osana palkanlaskentaohjelmaa. Käyttöönotto onnistuu vain ilmoituksella asiakaspalveluun ja perustietojen määrittelyllä, jonka jälkeen, ilman erillistä koulutusta, organisaation käytettävissä on superhelppo ja riittävin toiminnoin toimiva HR-järjestelmä. Lisäksi helppo integroitavuus eri työajanhallintajärjestelmiin tehostaa entisestään prosessia.