”Kyllähän Excel riittää henkilöstöhallinnon työkaluksi.” Tämä voi ehkä olla totta silloin, kun kysymys on hyvin pienestä yrityksestä, ja kunkin työntekijän tilanteesta on helppo pysyä perillä. Toimialasta riippuen henkilöstöhallinnon työtä hoitavalla voi kuitenkin olla paljon muistettavaa, ylläpidettävää ja kirjattavaa, etenkin jos yritys kasvaa nopeasti. HR-järjestelmä auttaisi työtä valtavasti. Käymme tässä artikkelissa läpi neljä syytä, joiden takia pientenkin yritysten kannattaa vähintään harkita HR-järjestelmän käyttöönottoa - etenkin jos aiotte kasvaa!
1. HR-järjestelmä auttaa täyttämään 2022 voimaan tulleen yhteistoimintalain tuomat velvollisuudet
1.1.2022 Suomessa tuli voimaan uusi yhteistoimintalaki. Se velvoittaa vähintään 20 henkilöä työllistäviä yrityksiä toimimaan entistä läpinäkyvämmin niin, että henkilöstö voi osallistua päätöksentekoon ja vaikuttaa yrityksen tulevaisuuteen. HR-järjestelmä auttaa yrityksiä täyttämään nämä vaatimukset paremmin, sillä se mahdollistaa henkilöstön tietojen ja tiedonkulun hallinnan yhdestä paikasta. Tämä helpottaa päätöksentekoa ja viestintää.
2. HR-järjestelmällä vähennät manuaalista työtä, säästät aikaa ja virheitä tulee vähemmän
Kun yrityksellä on HR-järjestelmä käytössä, erilaisiin HR-rutiineihin ei mene yhtä paljon aikaa eli aikaa säästyy. Monissa pienyrityksissä henkilöstön työlupien ja pätevyyksien seuranta hoidetaan manuaalisesti esimerkiksi taulukko-ohjelmissa. Erityisesti niissä olisi tärkeää automatisoida työtä, keskittää resurssit kehittäviin työtehtäviin ja käyttää henkilöstön osaamista organisaatiossa fiksusti.
HR-järjestelmän avulla voit helposti hallinnoida työntekijöiden tietoja, kuten henkilötietoja, koulutuksia ja tavoitteita. Kun manuaalinen työ vähenee, vähenee myös virheet, ja samalla henkilöstöhallinnon prosessit, kuten palkanlaskenta ja kehityskeskustelut, helpottuvat.
3. HR-järjestelmän avulla luot paremman työntekijäkokemuksen
Yksi usein unohdetuista syistä miksi HR-järjestelmään kannattaa investoida, on sen vaikutus työntekijäkokemukseen. Hyvä HR-järjestelmä tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden helposti tarkastella omia tietojaan ja päivittää niitä tarvittaessa. Näin hyvä HR-järjestelmä vähentää työntekijöiden ja henkilöstöhallinnon välisiä tiedonkulkuun liittyviä haasteita ja parantaa työntekijöiden sitoutumista yritykseen.
Moderni HR-järjestelmä tukee myös nykyaikaisia, jatkuvia kehityskeskusteluja ja epämuodollisiakin keskusteluja eikä toiminnot ole rajattu kerran tai kahdesti suoritettavaan kysymyslomakkeen läpikäyntiin. Parempi työntekijäkokemus johtaa yleensä myös parempaan tuottavuuteen. Kun työntekijät ovat tyytyväisiä työhönsä ja tuntevat, että heidän henkilökohtaiset tarpeensa otetaan huomioon, he ovat todennäköisemmin sitoutuneita yritykseen. Hyvä HR-järjestelmä on siis myös joustava.
4. HR-järjestelmällä tehostat samalla palkanlaskentaa
Pienyrityksissä kaikkia prosesseja ei välttämättä ole vielä ehditty hioa loppuun asti, ja kaikki tarvittava tieto ei aina siirry HR:stä palkanlaskentaan. Virheiden selvittely ja korjaaminen on työlästä palkanlaskijalle, ja kustannukset nousevat turhaan. Myös esimerkiksi uudet rekrytoinnit vaikuttavat vahvasti myös palkkahallinnon toimintaan. Integroimalla palkanlaskentaohjelman HR-järjestelmään, hoituu koko työsuhteen elinkaaren hallinta helpommin ja luotettavammin.
5. HR-järjestelmällä parempaa raportointia
Kun kaikki henkilöstöön liittyvät olennaiset tiedot ovat samassa paikassa, tieto on aina tarvittavien henkilöiden saatavilla ja käsiteltävissä. Lisäksi ajantasainen raportointi mahdollistaa paremman päätöksenteon, kun tiedot ovat ajantasalla ja niistä voi tuottaa erilaisia raportteja ja analyyseja. Tiedon laatu on varmasti myös parempaa kuin mitä se esimerkiksi excelissä olisi, koska manuaalisten virheiden mahdollisuus on pienempi.
6. HR-järjestelmä helpottaa työntekijöiden osaamisen seurantaa
Työntekijöiden osaamisen kehittäminen on elintärkeää yritysten menestyksen kannalta, ja HR-järjestelmä tekee tästä prosessista huomattavasti tehokkaampaa. HR-järjestelmään voi merkitä työntekijöiden suorittamia kursseja, koulutuksia ja sertifikaatteja. Tällöin yritys voi nopeasti myös tunnistaa aukot osaamisessa ja varmistaa, että henkilöstön tiedot ovat ajan tasalla. Esimerkiksi vanhenevat sertifikaatit on helppo huomata ja reagoida ajoissa.
HR-järjestelmä - kannattaa valita tarpeisiisi oikea ohjelma
Moni pieni yritys joko luottaa, että henkilöstöhallinnosta vastaava – mahdollisesti toisen roolin ohessa – saa paketin pidettyä kasassa tai vaihtoehtoisesti satsaa liian raskaaseen ja monimutkaiseen järjestelmään. Heeros HR on ratkaisu tältä väliltä: kevyt, palkanlaskentaan integroituva järjestelmä, jota on helppo käyttää. Vaikka HR-järjestelmään siirtyminen voi tuntua alkuun vaikeammalta kuin tuttuun tapaan jatkaminen, on käyttöönoton jälkeen vain voitettavaa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että oikein mitoitettu HR-järjestelmä on erittäin hyödyllinen työkalu pienillekin yrityksille. Se auttaa noudattamaan yhteistoimintalain tuomia velvollisuuksia, vähentää manuaalista työtä ja virheitä, parantaa työntekijäkokemusta ja tuottavuutta sekä auttaa pysymään kilpailukykyisenä muuttuvassa liiketoimintaympäristössä.
Jos olet kiinnostunut HR-järjestelmän hankinnasta, ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja autamme sinua löytämään parhaan ratkaisun yrityksellesi!
