Toiminnan­oh­jaus­jär­jes­telmä (ERP) ja integraatiot

Mikä ihmeen ERP järjestelmä? 

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on yrityksesi operatiivinen selkäranka. Se on ohjelmisto, joka mahdollistaa organisaatioiden keskeisimpien liiketoimintaprosessien automatisoinnin ja tehokkaan hallinnan. Toiminnanohjausjärjestelmä, englanniksi Enterprise Resource Planning, tunnetaan myös englannista tulevalla lyhenteellä ERP. Toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää eri liiketoimintaprosessit yhdeksi saumattomaksi kokonaisuudeksi. Tämä tarkoittaa sujuvampaa arkea, vähemmän virheitä ja tehokkaampaa toimintaa. 

Haluat lukea ja oppia lisää toiminnanohjausjärjestelmistä? Hienoa! Tässä artikkelissa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmän (ERP:n) perusteita ja pohditaan, mihin kiinnittää huomiota ERP:iä valittaessa? Integraatiot ovat avainasemassa. Ne varmistavat, että kaikki tarvitsemasi ohjelmistot toimivat yhdessä. Heeros tarjoaa erinomaisia ratkaisuja yritysten olemassa olevien ERP-järjestelmien rinnalle integraatioiden avulla. Lisäksi Heeroksella on oma PSA-toiminnanohjausjärjestelmä, joka soveltuu asiantuntijayritysten liiketoiminnan johtamiseen.  

Lue artikkeli läpi tai hyppää suoraan sinua kiinnostaviin osioihin.

Sisältö 

• Toiminnanohjausjärjestelmä ja ominaisuudet
  • Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP
  • Mikä on PSA?
  • Toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuudet
• Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt
  • Toiminnanohjausjärjestelmien tärkeimmät hyödyt
  • Toiminnanohjausjärjestelmä on strateginen investointi
• Suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät
  • Euroopan suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät
  • ERP-järjestelmät Suomessa - toiminnanohjausjärjestelmien käyttö Suomessa
• Miten valita oikea toiminnanohjausjärjestelmä
  • Keskeiset osa-alueet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa
• Toiminnanohjausjärjestelmäprojektit
  • Toiminnanohjausjärjestelmäprojektien laajuus ja tyyppilliset haasteet
  • Esimerkkejä ERP-projekteistä - uutislinkkejä
• ERP järjestelmän integrointi
  • Tärkeimmät syyt miksi harkita toiminnanohjausjärjestelmän integraatiota

• Toiminnanohjausjärjestelmiä koskevat usein kysytyt kysymykset

Toiminnanohjausjärjestelmä ja ominaisuudet

Tässä osiossa läpikäydään mikä on toiminnanohjausjärjestelmä (ERP). Lisäksi kerrotaan mikä on PSA. Käymme läpi myös toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuuksia. 

Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP (Enterprise Resource Planning)

Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, toimii yritysten operatiivisena selkärankana. Toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää ja hallinnoi kaikkia yritysten keskeisiä liiketoimintaprosesseja. Sen ensisijaisena tehtävänä on yhdistää organisaation eri toimintojen, kuten taloushallinnon, toimitusketjun, tuotannon, projektinhallinnan ja henkilöstöhallinnon, tiedot yhteen yhdistettyyn järjestelmään. Tällainen integroitu ohjelmistoratkaisu varmistaa tietojen joustavan liikkumisen organisaation sisällä, vähentäen tarpeettomia toimintoja ja minimoimalla virheiden mahdollisuuden. 

ERP-järjestelmien evoluutio on kulkenut pitkän matkan 1960-luvun valmistukseen ja tuotannonhallintaan keskittyneistä järjestelmistä nykyisiin monipuolisiin ratkaisuihin, jotka tukevat laajasti yrityksen kaikkia päivittäisiä toimintoja. Nykyaikaiset ERP-järjestelmät tarjoavat modulaarista mallia, joka antaa yrityksille mahdollisuuden muokata järjestelmää oman liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti.  

💎 Suositus: ERP-projekti kannattaa toteuttaa Finance First -mallilla. Saat lisäarvoa perinteistä ERP-hanketta nopeammin, jo 1-3 kuukaudessa ja aina luotettavan näkymän talouteen. 

Mikä on PSA?

Yksinkertaistaen voisi sanoa, että PSA-ohjelmisto (Professional Services Automation) on asiantuntijayritysten toiminnanohjausjärjestelmä ilman varastonhallinnan ominaisuuksia. PSA-ohjelmistot ovat järjestelmiä, jotka on suunniteltu erityisesti asiantuntijapalveluita tarjoaville yrityksille, kuten konsultointi-, IT-, insinööri-, arkkitehti- ja mainostoimistoille. PSA-toiminnanohjausjärjestelmien keskeisenä tavoitteena on automatisoida ja optimoida projektinhallinnan, työajanhallinnan, laskutuksen, resursoinnin ja esimerkiksi raportoinnin (mm. projektien kannattavuuden analyysin) prosesseja. Kun ohjelmisto on suunniteltu asiantuntijayritysten liiketoimintaan sopivaksi, PSA-ohjelmistoa käyttävät yritykset voivat esimerkiksi parantaa toimintansa tehokkuutta, lisätä läpinäkyvyyttä projektien ja resurssien käyttöön sekä optimoida kannattavuutta. 

PSA-ohjelmistot tarjoavat kattavan näkymän yrityksen projekteihin. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan projektien edistymisestä, budjetin käytöstä, resurssien saatavuudesta ja laskutettavista tunneista. Tämä antaa edellytykset parempaan päätöksentekoon. Lisäksi se tehostaa projektien toimitusta ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Useissa PSA-toiminnanohjausjärjestelmissä on myös CRM-järjestelmän toiminnallisuuksia mukana. Tällöin myynnin ja asiakkuuksien johto tapahtuu helposti samassa järjestelmässä.  

PSA-ohjelmiston käyttöönotto tukee asiantuntijapalveluyritysten kasvua tarjoamalla työkalut projektien hallintaan, resurssien tehokkaaseen hyödyntämiseen ja taloudellisen suorituskyvyn seurantaan. Nämä järjestelmät auttavat yrityksiä pysymään kilpailukykyisinä nopeasti muuttuvilla markkinoilla. Lisäksi ne varmistavat projektien kannattavuuden ja tehostavat asiakasprojektien hallintaa alusta loppuun. 

📚 Lisälukemista: PSA-ohjelmisto toiminnanohjaukseen - Mikä, kenelle ja miksi? Lue tämä, jos kiinnostaa miten PSA auttaa asiantuntijayrityksiä eri toimialoilla kasvamaan ja menestymään nopeatempoisessa, kilpaillussa markkinatilanteessa.

Toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuudet

Jokainen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on erilainen. Yleensä ne tarjoavat kattavan valikoiman ominaisuuksia ja moduuleja, jotka tukevat yrityksen eri liiketoiminta-alueita. Seuraavassa esitellään toiminnanohjausjärjestelmän tyypillisimpiä ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Nämä toiminnallisuudet auttavat yrityksiä hallinnoimaan ja optimoimaan liiketoimintaprosesseja mahdollisimman tehokkaasti.

Toimitusketjun hallinta (SCM, Supply Chain Management) 

Toimitusketjun hallinta sisältää yleensä työkalut materiaalien hankinnasta ja hallinnasta, varastonhallinnasta, tuotannon suunnittelusta ja logistiikasta aina toimitukseen asti. SCM:n on tarkoitus tehostaa toimitusketjun prosesseja esimerkiksi integroimalla ostotoiminnot, optimoida varastotasot ja myynti tehokkaaksi kokonaisuudeksi, parantaa toimitusvarmuutta ja eri toimijoiden välistä yhteistyötä. Joissakin toiminnanohjausjärjestelmissä varastonhallinta ja/tai materiaalinhallinta ovat täysin omia moduulejaan.  

Asiakkuudenhallinta (CRM) 

Asiakkuuden hallintaan liittyvät CRM-toiminnallisuudet keskittyvät yleensä myynnin tukemiseen asiakkaan koko elinkaaren ajan. Asiakkaaseen liittyvän tiedon hallinta on keskitettyä ja myyntiprosessin johtaminen ja analysointi selkeää. CRM:n avulla tehostetaan myynnin toimintaa, kasvatetaan asiakkuuden arvoa koko elinkaaren ajalta sekä optimoidaan myynnin ja markkinoinnin toimenpiteitä.

Projektinhallinta  

Projektinhallinnassa on usein työkalut projektien suunnitteluun, toteutukseen sekä projektien seurantaan ja raportointiin eli koko projektin elinkaareen. Projektinhallintatoiminnallisuuksilla varmistetaan projektien onnistunut läpivienti huomioimalla tarvittavat resurssit, sekä aikataulun ja budjetin johtaminen projektin sisällä.

Raportointi 

Raportointi on usein toiminnanohjausjärjestelmien keskeinen ominaisuus. Se tarjoaa kattavasti tietoa yrityksen toiminnasta ja siitä, miten se käyttää resurssejaan. Raportoinnin reaaliaikaisuus tuo läpinäkyvyyttä, joka mahdollistaa paremman, oikeaan tietoon perustuvan päätöksenteon.  

Tuotannonohjaus 

Tuotannonohjaus on toiminnallisuus erityisesti valmistavan teollisuuden tarpeisiin, tarjoten työkalut tuotantoprosessien tehokkaaseen johtamiseen. Sen toiminnallisuudet kattavat tuotantosuunnittelun, työjärjestyksen hallinnan, laadunvalvonnan sekä koneiden ja laitteiden seurantaa. Tuotannonohjauksella pyritään optimoimaan tuotantomääriä ja tuotantoprosessia sekä usein myös parantamaan laatua.  

Taloushallinto 

Yleensä eri toiminnanohjausjärjestelmissä on myös taloushallinnon toiminnallisuuksia. Osassa uudempia ERP:iä ne sisältävät keskeiset taloushallinnon toiminnot, mutta etenkin vanhemmissa järjestelmissä taloushallinnon toiminnallisuudet ovat usein vajavaiset. Ne esimerkiksi sopivat huonosti kansainväliseen liiketoimintaan tai niitä ei välttämättä ole lainkaan. Taloushallinnon kyvykkyydet on yleensä mahdollista saada toiminnanohjausjärjestelmän rinnalle, esimerkiksi integroimalla Heeroksen taloushallinnon ratkaisuja.

Nämä yllä kuvatut ominaisuudet muodostavat yleensä toiminnanohjausjärjestelmien perustan. ERP:stä riippuen moduuleja voi olla myös täysin muilta osa-alueilta ja moduuleja kehitetään myös tiettyjen toimialojen tarpeisiin. Valitsemalla omaan liiketoimintaan sopivat ominaisuudet ja moduulit, yrityksillä on mahdollisuus maksimoida toiminnanohjausjärjestelmästä saatava hyöty ja näin tukea liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista.  

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt

Tässä osassa käydään läpi toiminnanohjausjärjestelmien tärkeimpiä hyötyjä ja sitä miksi ERP on tärkeä yrityksille. Avaamme myös sitä miksi ERP-järjestelmä nähdään usein yrityksissä strategisena investointina. 

Toiminnanohjausjärjestelmien tärkeimmät hyödyt – Miksi ERP on tärkeä yritykselle 

Nykyisessä nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä yritysten on pysyttävä jatkuvasti kilpailukykyisinä ja tehokkaina. Tämä pätee erityisesti pieniin ja keskisuuriin yrityksiin (pk-yrityksiin), joiden on hallittava resurssejaan äärimmäisen tehokkaasti pysyäkseen kilpailukykyisinä ja mukana kasvupolulla. ERP tarjoaa tähän tarpeeseen ratkaisun, integroimalla yrityksen eri toimintoja yhteen järjestelmään, mikä mahdollistaa sujuvamman toiminnan ja paremman päätöksenteon. Seuraavassa on eritelty toiminnanohjausjärjestelmien liiketoiminnalle tuomia hyötyjä vielä tarkemmin

Tehokkuuden ja kasvun mahdollistavat virtaviivaistetut toiminnot 

ERP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto mahdollistaa yrityksille liiketoimintaprosessien integroinnin keskitettyyn järjestelmään. Tämä poistaa päällekkäisiä toimintoja, vähentää virheitä ja lisää kokonaistehokkuutta. Tämä ei ainoastaan paranna päivittäistä toimintaa, vaan luo myös vankan perustan liiketoiminnan kasvulle. 

Reaaliaikaista, luotettavaa dataa ja raportointia – tiedot yhdellä silmäyksellä ja parempaa päätöksentekoa 

Tarkka ja reaaliaikainen data on toiminnanohjausjärjestelmien ydintä. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla huomaat yrityksen liiketoiminnan ja liiketoimintaympäristön muutokset. Tärkeän liiketoimintadatan kerääminen yhteen järjestelmään mahdollistaa pk-yrityksille luotettavammat ja monipuolisemmat raportit ja analytiikan. Reaaliaikainen data yksinään ei riitä, vaan organisaatioissa on hyvä varmistaa, että tarvittava informaatio on kaikkien relevanttien sidosryhmien saatavilla. Mitä mittareita eri osastoilla on syytä seurata? Entä mitkä raportit ovat relevantteja eri toiminnoissa?

Kun tietoa jaetaan laajemmin, tiedosta tehdään näkyvämpää ja se voi johtaa aitoihin liiketoimintaa koskeviin oivalluksiin, joita olisi hankalaa saavuttaa, jos tieto on sirpaloitunut eri järjestelmiin. Tämän kokonaisuutena pitäisi johtaa parempaan päätöksentekoon, tarkempaan ja realistisempaan ennustamiseen, varastonhallintaan ja sujuvampaan resurssien kohdentamiseen.  

Skaalautuvuus ja joustavuus liiketoiminnan kasvussa 

ERP-järjestelmät on yleensä suunniteltu skaalautuviksi eli ne mukautuvat ja muuttuvat, kun yrityksen tarpeet kehittyvät liiketoiminnan kasvaessa. Yritys voi ottaa käyttöön uusia moduuleja, lisätä käyttäjiä ja toiminnallisuuksia liiketoiminnan kehittyessä. Usein lisämoduulien haasteena voi olla uusien moduulien korkeahko hinta.  

Kustannussäästöt tehokkuuden kautta 

Toiminnanohjausjärjestelmässä automaatio, virheiden vähentäminen ja työnkulun optimointi parantavat toiminnallista tehokkuutta. Lisäksi prosesseja ja työnkulkua säätäessä usein tunnistetaan mahdollisuuksia kustannussäästöihin.  

Parempi asiakassuhteen hallinta 

Kun ERP-järjestelmä sisältää CRM-toiminnallisuudet, se mahdollistaa tehokkaan asiakassuhteen hallinnan, myyntiputken seurannan ja erinomaisen palvelukokemuksen. Nämä yhdessä voivat johtaa parantuneeseen asiakastyytyväisyyteen ja -uskollisuuteen. 

Sääntelyvaatimusten noudattaminen  

Osa ERP-toiminnanohjausjärjestelmistä sisältää ominaisuuksia, jotka auttavat yrityksiä toimimaan erilaisen sääntelyn (compliance) mukaan ja täyttämään näihin liittyviä raportointivelvoitteita. Toisaalta etenkin vanhemmissa toiminnanohjausjärjestelmissä on haasteita tämän kanssa, ja usein sopiva ratkaisu voi olla koko ERP:n uudistamisen sijaan tuoda vanhan toiminnanohjausjärjestelmän rinnalle modernimpi ratkaisu, joka integroidaan vanhaan järjestelmään.  

Automaattinen työnkulku ja manuaalisten prosessien vähentäminen 

ERP-toiminnanohjausjärjestelmät automatisoivat ja virtaviivaistavat tehtäviä, kuten tietojen manuaalista syöttöä, varastonhallintaa ja taloudellista raportointia. Automaatio vähentää manuaalisten prosessien viemää aikaa ja lisää tuottavuutta. 

Toiminnanohjausjärjestelmä on strateginen investointi 

ERP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on strateginen investointi yrityksille, jotka haluavat maksimoida tehokkuutensa, kasvattaa asiakastyytyväisyyttään ja saavuttaa kestävää kasvua kilpailluilla markkinoilla. Kattavat integraatiot, parannettu tiedonhallinta, skaalautuvuus, kustannussäästöt, asiakassuhteen hallinta, sääntelyvaatimusten noudattaminen, kilpailuedun saavuttaminen, lisääntynyt näkyvyys, työnkulun automatisointi ja mukautettu raportointi ovat vain osa niistä syistä, miksi ERP on välttämätön työkalu modernille yritykselle. 

Suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät

Tässä osassa läpikäydään suosituimpia ERP järjestelmiä Euroopassa ja Suomessa. 

Euroopan suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät

ERP:t eli toiminnanohjausjärjestelmät ovat valtava markkina globaalisti. ​Statistan mukaan globaalin pilvipohjaisen ERP-markkinan arvon on ennustettu olevan 40,5 miljardia dollaria vuoteen 2025 mennessä, kasvaen 13,6 prosentin vuosittaisella kasvuvauhdilla vuosien 2019 ja 2025 välillä. 

Euroopassa suosittuja ERP-toiminnanohjausjärjestelmiä ovat esimerkiksi:  

• Microsoft Dynamics 365 (Business Central) 
• SAP Business One 
• NetSuite ERP 
• Acumatica Cloud ERP 
• Odoo ERP 
• Epicor ERP 
• Infor CloudSuite 
• Sage Intacct 
• Syspro ERP 
• QuickBooks Enterprise 

ERP-järjestelmät Suomessa - toiminnanohjausjärjestelmien käyttö Suomessa

Suomen osalta ei ole olemassa tilastoa siitä mitä ohjelmistoja yritykset käyttävät, mutta sen tiedämme että erilaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat laajalti käytössä. Vuonna 2008 ERP-järjestelmä oli käytössä vain reilulla 10 % yrityksistä ja vuonna 2023 jo 57 % yrityksistä eli reilusti ylipuolella oli toiminnanohjausjärjestelmä käytössä. Tämä otanta koskee yrityksiä, jotka työllistävät vähintään kymmenen henkeä eli aivan pienimmät yritykset ovat tämän ulkopuolella. Yrityksilää, jotka työllistävät vähintään 100 henkilöä, on käytönnössä lähes kaikilla eli 91 %:lla ERP käytössä. Yrityksillä, jotka työllistävät 10-19 henkilöä ERP on käytössä 43 %:lla.

(Lähde: Suomen virallinen tilasto (SVT): Tietotekniikan käyttö yrityksissä [verkkojulkaisu]. ISSN=1797-2957. Helsinki: Tilastokeskus [Viitattu: 10.7.2024]. Saantitapa: https://stat.fi/tilasto/icte). 

Miten valita oikea toiminnanohjausjärjestelmä

ERP-toiminnanohjausjärjestelmän valinta on yrityksille liiketoiminnallisesti valtava asia. ERP:t ovat käytössä ennemminkin yli vuosikymmenen kuin yksittäisiä vuosia. Vaikutukset ovat siis erittäin pitkäkestoiset. Näin ollen toiminnanohjausjärjestelmän valinta pitää tehdä huolella. Jos kyseessä on vaihtaminen vanhasta järjestelmästä uuteen, kannattaa arvioida myös onko kokonaisuudistuksen sijaan parempi ”ostaa lisäaikaa” vanhalle ERP:lle esimerkiksi hankkimalla uusia moduuleita, tai muita järjestelmiä jotka täydentävät ERP:iä.  

Keskeisiä osa-alueita ERP-järjestelmää valittaessa ovat ainakin:  

1. Liiketoiminnan tarpeiden ja tavoitteiden tunnistaminen, sisäisten sidosryhmien ottaminen mukaan projektin suunnitteluun 
2. Eri ERP-järjestelmien tutkiminen ja vertailu, esimerkiksi toiminnallisuudet ja järjestelmän kehitysnäkymät, ERP:n käyttäjäystävällisyys, toimittajan maine, kustannusvaikutukset sekä projektivaiheessa että käyttöönoton jälkeen jatkuvina kustannuksina 
3. Järjestelmän sopivuus liiketoimintaan
4. Integrointimahdollisuudet, esimerkiksi integroitavuus niihin nykyisiin järjestelmiin, jotka halutaan säilyttää ERP:n rinnalla 
5. Tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden (compliance) varmistaminen 
6. Käyttöönotto-projektin suunnittelu
7. Pitkäaikaisen tuen ja ylläpidon varmistaminen
8. Realistisen budjetin määrittäminen sekä itse käyttöönottoprojektille että ERP-järjestelmän käytölle jatkossa

Huolella suunniteltu ja valmisteltu ERP-toiminnanohjausjärjestelmän valintaprosessi tukee koko organisaation tavoitteita ja liiketoiminnan kehitystä suotuisasti. ERP-järjestelmä voi parantaa merkittävästi yrityksen operatiivista tehokkuutta ja parantaa tiedonkulkua. Pahimmillaan ERP voi myös olla näiden asioiden este.  

ERP-hanketta suunnitellessa yksi järkevä vaihtoehto voi olla ns. ​​Finance First-malli, jossa muutoshankkeen tuomia hyötyjä haetaan perinteistä ERP-projektia nopeammin priorisoimalla taloushallinnon ohjelmistot projektin alkuun. Käytännössä varmistetaan, että koko ERP-projektin ajan on mahdollista saada reaaliaikaista ja laadukasta dataa yrityksen taloudesta. sujuvuus koko hankkeen ajan.  

Toiminnanohjausjärjestelmäprojektit: laajuus ja tyypilliset haasteet

ERP-toiminnanohjausjärjestelmäprojektit voivat vaihdella kooltaan sekä budjetin että ajan suhteen, mutta ne ovat yleensä erittäin merkittäviä laajuudeltaan. ERP-projektien budjetit ovat yleensä helposti satoja tuhansia euroja. Suuryrityksissä ERP-projektien budjetit voivat liikkua miljoonissa euroissa organisaation koosta ja toteutuksen laajuudesta riippuen. Usein ERP-projektien kesto mitataan vuosissa kuukausien sijaan.  

ERP-projekteihin liittyy useita tyypillisiä haasteita:  

1. Muutosvastarinta: Usein yksi merkittävistä haasteista on saada käyttäjät ja kaikki olennaiset sidosryhmät sitoutumaan uuden järjestelmän käyttöön ja tarvittaessa muuttamaan prosesseja ja toimintatapoja tarvittavalla tavalla. Tämä vaatii vahvaa projektinhallintaa ja tarvittaessa johon tukea – muutosjohtamista.  
2. Kustannusten ylitykset: ERP-projektit ylittävät usein budjetit, usein työmäärän aliarvioinnin vuoksi tai projektin laajuuden muuttumisen takia – jos projektin alkuperäisestä suunnitelmasta ei pidetä kiinni. Realistinen projektisuunnitelma ja kustannusten selkeä ymmärtäminen ovat välttämättömiä, jotta projekti voi toteutua budjetissa. Myös ns. piilokustannukset voivat vaikuttaa kustannusten ylittymiseen. Tämän takia projektin suunnittelu- ja arviointivaiheessa täytyy varmistaa, että projektin tilaajalla on kaikki kustannuksiin vaikuttava tieto käytettävissä.  
3. Aikataulun muuttuminen: Joskus projektin laajuus yllättää sekä asiakkaan että ERP-projektin toimittajan ja on toki tilanteita, joissa aikataulusta on annettu positiivisempi kuva kuin mitä pystytään toimittamaan.  
4. Data-migraatio: Datan siirtäminen vanhoista järjestelmistä ERP-järjestelmään voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Hyvin suunniteltu tietojen siirto on ratkaisevan tärkeää koko ERP-toteutusprojektin aikataulussa ja budjetissa pysymiseksi. Data-migraatioon liittyvät myös mahdolliset integraatio-tarpeet muihin järjestelmiin, joita yrityksellä on käytössään.  
5. ​​Projektinhallinta: ERP-projektiin täytyy allokoida riittävät resurssit projektin johtamiseen ja projektinhallintaan, jotta projektilla on mahdollisuus toteutua suunnitellussa budjetissa ja aikataulussa.  

Jonkinlaisen kuvan ERP-hankkeiden potentiaalisista haasteista voi saada esimerkiksi näistä suomenkielisistä uutisista:  
 
​Rautelta odotuksissa kehno tulos ERP-vaikeuksien jälkeen (Kauppalehti) 

​​16 surullista kertomusta siitä, miten ERP hanke voi mennä pieleen (Kauppalehti) 

​​Vararikossa rypevä miljoonakaupuanki joutuu päättämään jatketaanko katastrofaalista ERP-hanketta (Tivi) 

​​ERP-uudistus ajoi kaupungin vararikkoon (Tivi) 

ERP-hankkeet voivat toki myös onnistua erinomaisesti, mutta ne ovat valtavan suuria projekteja, jotka pitää valmistella huolella.  

ERP järjestelmän integrointi - tärkeimmät syyt miksi harkita integraatiota 

Jos teille on valittu uusi ERP-toiminnanohjausjärjestelmä, tarkoittaako se, että yrityksessäsi pitää luopua jonkun tietyn suosikkijärjestelmän käytössä? Ei välttämättä. Jos järjestelmä on tärkeä eikä kyse ole valitun ERP:n ydintoiminnallisuuksista, järjestelmät kannattaisi integroida keskenään. Entä jos yrityksessänne käytössä oleva ERP on jo vanha, tarkoittaako se, että pitää ehdottomasti aloittaa valmistelut uuden ERP-järjestelmän valintaan? Ei välttämättä. Usein vanhoille ERP-järjestelmille voi hyvin saada lisää hyviä käyttövuosia tekemällä niistä integraatioita muihin järjestelmiin, jotka tuovat kokonaisuuden liiketoiminnan näkökulmasta riittävän hyvälle tasolle.  

Ensinnäkin, integraatiot muihin järjestelmiin voivat siis olla hyvä vaihtoehto vanhan ERP:n hyötyjen laajentamiseksi useasta syystä. Ensinnäkin ne mahdollistavat olemassa olevan järjestelmän toiminnallisuuden laajentamisen, mikä mahdollistaa yritysten vastata uusiin vaatimuksiin ilman räätälöidyn kehityksen tarvetta. Esimerkiksi olemassa olevan sovelluksen integroiminen verkkomaksujärjestelmiin tai muihin kolmannen osapuolen työkaluihin voi parantaa ERP-järjestelmän kyvykkyyksiä. Lisäksi vanhat ERP:t harvoin ovat ns. vaatimusten mukaisia (compliance), mutta ratkaisu näihin tilanteisiin voi löytyä integraatioista kolmannen osapuolen järjestelmiin kokonaisuudistuksen sijaan.  Hyödyntämällä integraatioita tai lisäosia yritykset voivat vastata paremmin oman liiketoiminnan tarpeisiin ja parantaa vanhan ERP-järjestelmänsä kokonaistoiminnallisuutta, maksimoimalla sen arvon ja pidentämällä sen käyttöikää ilman tarvetta koko järjestelmän perusteelliselle uudistamiselle. 

Toiseksi, ERP-projektit joissa valitaan ja otetaan uusia toiminnanohjausjärjestelmä käyttöön, ovat todella pitkiä ja kalliita projekteja. Vanhan ERP:n käyttöiän lisäämisellä esimerkiksi viidellä vuodella on usein erittäin merkittävä vaikutus yrityksen taloudelliseen tulokseen. Tyypillisesti esimerkiksi ​​taloushallinto ja ERP kannattaa integroida keskenään, jos ERP:ssä ei ole taloushallinnon toiminnallisuuksia tai ne ovat puutteelliset.  

Kolmanneksi, integraatiot voivat parantaa automaatiota, yksinkertaistaen liiketoimintaprosesseja samalla kun vähennetään manuaalista työtä. ERP-järjestelmän integroiminen kokonaisvaltaisesti yrityksen muihin järjestelmiin voi tukea monia toimintoja, kuten taloutta, kirjanpitoa, valmistusta, henkilöstöhallintoa ja palkanlaskentaa, myyntiä, markkinointia, projektinhallintaa ja monia muita. Automaation ja ERP-integraation avulla yritykset voivat saavuttaa merkittävääkin toiminnallista kilpailuetua, parantaa tuottavuutta, maksimoida kannattavuutta ja edistää liiketoiminnan kasvua.