Mikä on PSA-ohjelmisto? Ja miksi tarvitset sitä?

Yksi johtavista tämän päivän trendeistä ohjelmistoissa, joilla hallitaan henkilötyöpohjaista projektiliiketoimintaa, on PSA-ohjelmisto (Professional Service Automation). Mikä sitten on PSA-ohjelmisto ja miten se voi auttaa pieniä ja keskisuuria asiantuntijayrityksiä eri toimialoilla kasvamaan sekä menestymään nykypäivän nopeatempoisessa ja kilpaillussa yritysmaailmassa?  

Mikä on PSA- ohjelmisto?

Professional Services Automation (PSA)-ohjelmisto voidaan ehkä parhaiten määritellä asiantuntijayritysten toiminnanohjausohjelmistoksi. Sen tehtävä on tukea henkilösidonnaisia palveluorganisaatioita projektiluontoisen työn hallinnassa aina toiminnanohjauksesta sekä resurssien suunnittelusta kulujen ja kustannusten seurantaan, projektien taloushallintaan, myynnin ja laskutuksen ennustamiseen ja moneen muuhun tärkeään liiketoiminnan alueeseen. PSA-ohjelmisto auttaa myös tunnistamaan tehokkaasti mahdollisuuksia laajentaa omaa asiakaskuntaa, minkä lisäksi nykyisen asiakaskunnan palvelu ja säilyttäminen onnistuu helposti laajasti automatisoidun liiketoimintaprosessin ansiosta.

Minkälaiset yritykset käyttävät ja hyötyvät PSA-ohjelmistosta?

PSA-ohjelmistoa käyttävät monenlaiset projektipohjaiset asiantuntijayritykset, jotka yleensä saavat tulonsa ja voittonsa asiakkailleen tuottamista ns. aineettomista palveluista. Tyypillisesti PSA-ohjelmistoja käytetään monilla eri toimialoilla, kuten arkkitehti- ja insinööripalvelut, liikkeenjohdon konsultointi, kirjanpito, markkinointi- ja mainospalvelut, IT -palvelut ja IT jälleenmyynti sekä lakitoimistot.

Optimoidut liiketoimintaprosessit hyödyttävät kaikkia yrityksiä. PSA-ohjelmiston eri osa-alueet, kuten projektinhallinta, projektin kannattavuuden seuranta, resurssienhallinta, ajan ja kustannusten seuranta, laskutus, yhteistyö tiimin ja asiakkaiden kanssa sekä raportointi tukevat projektien toimittamista asiakkaille ja tehostavat liiketoimintaprosesseja tehden toiminnasta entistä kannattavampaa ja joustavampaa.

Näin hyödynnät Heeros PSA-ohjelmistoa eri toimialoilla

Heeros PSA: yksi johtavista toiminnanohjausohjelmistoista

Arkkitehtuuri ja insinööritekniikka (A&E)

Tyypillinen projektin elinkaari arkkitehtuuri- ja insinööritoimistoissa pitää sisällään tarjousten tekemisen ja myynnin ennustamisen. Monesti tätä lyhyttä prosessia tärkeämpää on itse projektinhallinta, joka lähtee myyntivaiheessa liikkeelle arvioimalla projektiin tarvittava tunti- ja henkilömäärä. Projektinhallinnassa henkilöiden kapasiteetin ennustaminen, laskutusennustus, tuntikirjaukset sekä resurssien kapasiteetin, käyttöasteen ja laskutusasteen hallinta ovat yhtä tärkeitä kuin kulu- ja matkalaskujen hallinta.

Projektin edetessä kokonaisuuden täydentää laskuttaminen, joko tunti tai maksueräperusteisena työn etenemisen mukaan, ja reaaliaikainen projektin kannattavuuden seuranta. Heeros PSA-ohjelmisto voi auttaa kaikilla edellä mainituilla projektinhallinnan osa-alueilla auttaen yritystä projektin aikana sekä lopulta toimittamaan projektin asiakkaalleen aikataulussa ja kannattavasti.

Konsultointiyritykset

Heeroksen kokonaisvaltainen PSA-ratkaisu tehostaa konsulttiyritysten liiketoimintaa monella saralla. Näitä voivat olla asiakassuhteiden hallinnointi sekä myynnin ja aktiviteettien johtaminen. Projektinhallinta käynnistyy yleensä samasta projektista, mikä myynnin kautta on voitettu. Konsulttiyritykset voivat allokoida resursseja suoraan projekteille tai projektien tehtäville, joko tunteina, päivinä tai kuukausina. Resurssien ja käyttöasteiden seuranta on helppoa ja laskutusennusteen laatiminen ja projektin reaaliaikaisen kannattavuuden seuranta onnistuvat vaivatta. Lisäksi projektin kustannusten, kuten alihankinnan tai kulujen kohdistaminen ja jälleenlaskuttaminen hoituu jouhevasti. Kokonaisuuden täydentää monipuolinen laskutus, joka syntyy automaattisesti projektille luodusta aineistosta.

Markkinointi-, mainos- ja viestintätoimistot

PSA-ohjelmistot ovat markkinointi, mainos- ja viestintätoimistojen toiminnan kannalta tärkeässä roolissa. Myynnin johtaminen voidaan toteuttaa Heeros PSA-ohjelmassa aina kontaktista tarjouksien ja kustannuslaskelmien luontiin. Esimerkiksi niille yrityksille, jotka käyttävät myynnin alkupäässä ja markkinoinnissa HubSpotia, saadaan kaksisuuntaisen integraation ansiosta työkalu saumattomasti osaksi prosessia. Myös koko asiakashallinta, myynti sekä tiimien välinen kommunikointi hoituu helposti Heeroksella.

Projekti alkaa samasta myynnissä voitetusta hankkeesta ja projektien pilkkominen vaiheisiin tai aliprojekteihin on vaivatonta. Alihankinnan tai freelancer-työntekijöiden tuominen projektien resursseiksi on yksinkertaista. Kokonaisresurssien hallinta sekä käyttöasteiden seuranta on suunniteltu myös satojen projektien yhtäaikaiseen hallitsemiseen. Laskutuksen monimuotoisuus, aina tuntilaskusta massalaskutukseen tai maksueriin ja automaattilaskutukseen, antaa valinnanvapauden erityyppisten projektien laskutukseen. Lisäksi Heeroksen raportointi tukee kokonaisvaltaista liikevaihdon, kannattavuuden ja ennusteiden tarkastelua reaaliaikaisesti.

PSA-ohjelmisto antaa markkinointi, mainos- ja viestintätoimistoille enemmän aikaa keskittyä ydinliiketoimintaprosesseihin sen sijaan, että he käsittelevät työläitä, virheille alttiita ja usein manuaalisia sekä irrallaan olevia prosesseja, laskentataulukoita ja asiakirjoja. Olemme tästä kertoneet tarkemmin oppaassamme "Kuinka tehostaa mainos- ja markkinointitoimistoja PSA-järjestelmällä?"

Tilitoimistot

Tilitoimistot tekevät jatkuvia kuukausilaskutteisia palveluita, jossa jokaisen kuukauden aikana hallittaviin projektein sisältyy paljon tehtäviä tai työvaiheita, jotka toistuvat kuukausittain. Myynnin ja uusasiakashankinnan johtaminen sekä olemassa olevien asiakassuhteiden ylläpito, työajankirjaus suoraan toistuville tehtäville, henkilökunnan resursointi ja työkuorman optimointi oikealla tavalla laskutusasteiden maksimoimiseen, on tärkeää.

Toistuvat toiminnot, kuten laskuttaminen massana tai automaattilaskutuksena joka kuukausi toistuvilta projekteilta, pitää olla monipuolista ja helppoa. Myös asiakas- ja projektikohtainen kannattavuusseuranta ovat iso osa tilitoimistojen arkea. Heeros on omiaan hallitsemaan koko tilitoimiston liiketoimintaprosessia, jonka lisäksi raportoinnin läpinäkyvyys antaa paremmat edellytykset johtaa liiketoimintaa. Heeros tarjoaa tilitoimistoille myös erinomaiset taloushallinnon ohjelmistot. 

IT-palvelut ja IT jälleenmyyjät

IT-yritykset tarvitsevat liiketoimintansa hallinnointiin ainoastaan yhden kokonaisvaltaisen ohjelmiston, jonka lisäksi tarvittavat integraatiot, esimerkiksi erillisiin tikettijärjestelmiin, on helppo toteuttaa avoimen API-rajapinnan kautta.

Myyntiputken ja myyntiaktiviteettien hallinta sekä tarjousten tekeminen, niin tuotteista kuin palveluista, onnistuu näppärästi PSA-ohjelmistolla. Kun laitteita tai palveluita myydään, voidaan laskutus toteuttaa välittömästi myydyistä tuotteista. Käyttöönotto tai palveluprojektin johtaminen, resursointi ja työajankirjaus takaavat tehokkaan projektin johtamisen ja projektin kannattavuuden seurannan. Yhdistämällä IT-palvelut ja tuotemyynnin tehokkaaseen projektinhallintaan, IT-palveluntarjoajat voivat hallita projektejaan kokonaisvaltaisesti liideistä sopimuksiin ja edelleen projektien toimituksiin asiakkaalle.

Miten PSA-toiminnanohjaus eroaa perinteisestä ERP-ohjelmistosta?

Vaikka PSA-toiminnanohjausohjelmisto ja ERP-ohjelmisto kuulostavat hyvin paljon samanlaisilta, niiden välillä on silti merkittäviä eroja. Perinteinen ERP-järjestelmä on suunniteltu hallitsemaan kaikkia projektien osa-alueita, mukaan lukien kirjanpitotoiminnot ja varastonhallinta. PSA-ohjelmistoratkaisu on vastaavasti suunniteltu käsittämään yrityksen ja sen projektien front-office-toimintoja, eikä se yleensä sisällä kirjanpitoratkaisua.

PSA-ohjelmistoratkaisut on suunniteltu asiantuntijapalveluita tarjoaville yrityksille tai yrityksille joiden liiketoiminta pohjautuu henkilösidonnaiseen projektiliiketoimintaan ja tuotteiden ja palveluiden myyntiin. Se voidaan vaivatta integroida muiden kirjanpitosovellusten kanssa,  jolloin kokonaisvaltainen liiketoimintaprosessien hallinta, liidistä taloushallintoon, on saumatonta. Heeros PSA-ohjelmisto on helposti integroitavissa erilaisten kirjanpito-ohjelmistojen kanssa, kuten Heeros Kirjanpito, Quickbooks, Xero, Maventa, Netvisor, Procountor, Fennoa, Microsoft NAV ja monia muita.

Mitä hyötyjä PSA-toiminnanohjausohjelmisto tarjoaa yrityksille?

PSA-ohjelmistolla on lukuisia etuja, joiden avulla yrityksesi pystyy tukemaan projektien elinkaaren jokaista vaihetta. Koostimme hyödyistä parhaimmat palat:

Nopeuta kassavirtaa – Hyvä PSA-ohjelmistoratkaisu pystyy nopeuttamaan yrityksen kassavirtaa luomalla tarkempia laskuja pienemmällä vaivalla projektin elinkaaren eri vaiheissa, myös automatisoidusti. Tämä ominaisuus sisältää muun muassa hankkeen loppuunsaattamiselle erittäin tärkeän avun työvoiman sekä materiaalien hallintaan. Automatisoimalla laskutuksen muodostusprosesseja, pystytään PSA-ohjelmiston avulla laskuttamaan tarkemmin ja ennakoivammin. Laskun liitteiksi saadaan kätevästi vaikka projektikohtaisia tuntiraportteja käytetyistä tunneista tai vaikka asiakkaan laskutushistoria käynnissä olevan projektin alusta. Näiden ansiosta asiakkaan rooliksi jää laskun maksaminen, eikä laskujen sisällön selvittämisen tarvitse käyttää aikaa ja energiaa.

Kehitä ja käytä resurssejasi tehokkaammin – Minkä tahansa organisaation ja erityisesti palvelukeskeisten yritysten tärkein voimavara on sen henkilöstö. PSA-toiminnanohjausohjelmisto auttaa yritystä tunnistamaan resursointikapasiteetin, suunnittelemaan resurssien tehokkaampaa hyödyntämistä ja osaamisen kehittämistä sekä  löytämään oikeanlaiset kyvykkyydet käytettävissä olevien resurssien joukosta. Onnistumalla henkilöstön resurssoinnissa voit aidosti parantaa tiimisi käyttöastetta. 

Kehitä liiketoimintaasi paremmin hallittujen myyntimahdollisuuksien avulla – Tyypillisesti  asiakassuhteen hallintatyökalu CRM (Customer Relationship Management) on suunniteltu lähinnä tuotteita myyville yrityksille. Projektipohjaiset palveluita tarjoavat yritykset huomaavat nopeasti, etteivät pysty käyttämään liiketoiminnassaan pelkkiä CRM-työkaluja, koska projekti perustuu pääosin työvoimaan. Hyvässä PSA-ohjelmistossa on mukana CRM-työkalut, jotka helpottavat palvelumyynnin johtamista ja tarjousten tekemistä.

PSA-ohjelmien CRM toiminnallisuuksien etuna on se, että henkilöiden resursointi voidaan aloittaa jo myynnin ja tarjousten tekemisen yhteydessä, jolloin resursseja määrä ennakoidaan ja varataan ennakkoon, myyntihankkeen voittoa silmälläpitäen. Tarjousten tekemistä voidaan lisäksi nopeuttaa tuomalla tuotteistettuja palveluita suoraan tarjouksille kokonaisuuksina, joita voidaan muokata asiakaskohtaisesti.

Paranna näkyvyyttä ja hallitse projekteja – On tilanteita, joissa projektipäälliköt jäävät pimentoon, erityisesti silloin jos projekti on tyhjäkäynnillä tai lähtee jostain syystä väärille raiteille.  Parannettu näkyvyys, niin edistyneiden raporttien tai Business Intelligent -raporttien kuin projektien hallintamahdollisuuksien ansiosta, takaa sen, että projektipäälliköt pystyvät osaltaan vaikuttamaan projekteja uhkaaviin aikataulun venymisiin tai muihin projektia uhkaaviin haasteisiin. Onnistunut projektinhallinta on erittäin tärkeää, ja sopiva projektinhallintaohjelmisto sekä tukee, ohjaa että mahdollistaa projektien laadukkaan ja tuloksellisen läpiviennin. 

Lisää voittoja tarkempien tietojen avulla – Nykypäivän liiketoimintaympäristö on erittäin kilpailtu, sillä entistä useammat yritykset kilpailevat samoista tarjolla olevista töistä ja projekteista. Tämä tarkoittaa, että kilpailukykyisen hinnoittelun kääntöpuolella tapahtuu vääjäämättä yrityksen voittomarginaalien kaventumista. PSA-ohjelmiston avulla yritys voi luoda entistä tarkempia ennusteita, joiden avulla se voi säilyttää omat voittomarginaalinsa, mutta samalla yritys pystyy ohjelmiston avulla tukemaan omaa toimintaansa paljon kannattavammilla ja kilpailukykyisemmillä tarjouksilla. Heeroksen PSA-ohjelmistossa myyntikate ja kannattavuusennusteen asiakas on rakennettu projektikohtaisesti palvelemaan asiakkaan kilpailukyvyn parantamista ajatellen.

Nosta voittoasteita – PSA-ohjelmisto tarjoaa yritykselle tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa projektien etenemisestä, resursseista, kuluista, laskutuksesta ja kannattavuudesta. Tiedon avulla projekteihin ja asiakkaisiin saatava läpinäkyvyys paranee huomattavasti ja henkilöt voivat käyttää työaikansa tehokkaaseen asiakastyöhön, eikä eri lukujen metsästämiseen eri paikoista kokonaiskuvan saamiseksi. Tämä puolestaan parantaa koko yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta.

Hallitse projekteja ja materiaaleja – PSA-ratkaisut voivat auttaa tiimiäsi pysymään tehtävien tasalla antamalla heille juuri ne työkalut, joita he tarvitsevat tarkkaan projektisuunnitteluun, budjetointiin ja projektien johtoon. Kun projekteille saadaan aikaan parempi näkyvyys, projektipäälliköiden panos tulee tuottavammaksi ja projektien läpimenoajat, sekä kannattavuuden seuranta ja budjetissa pysyminen helpottuvat.

Mitä lisäarvoa PSA-toiminnanohjausjärjestelmä tuo yrityksen liiketoiminnalle?

Toivottavasti olet saanut jo hyvän ymmärryksen siitä mikä Professional Services Automation (PSA) -ohjelmisto on, miten ja missä sitä voidaan käyttää. Katsotaan seuraavaksi, mikä tekee PSA-kokonaisvaltaisesta ohjelmistosta niin korvaamattoman työkalun palveluyrityksellesi.

Nykypäivän projektipohjaisilla asiantuntijayrityksillä on monia uniikkeja vaatimuksia ohjelmistoille ja prosesseille. Yritykset näkevät liiketoimintansa kolmessa hyvin erillisessä, mutta integroiduissa osa-alueessa: asiakkaat, liiketoimintayksiköt ja niiden projektit. Parantamalla yhtä tai kaikkia näistä osa-alueista yritys kasvattaa menestystään ja asiakkaiden asiakastyytyväisyysprosenttien on mahdollista kivuta huomattavan korkealle.

Vaikka kaikki edellä mainitut tekijät yhdessä tekevät palveluyrityksistä sellaisia kuin ne parhaimmillaan voivat olla, voi se tehdä niistä myös haastavia hallittavia. Tässä kohtaa PSA-ohjelmiston lisäarvo nousee kirkkaana esiin. PSA-ohjelmistolla pystyy helpottamaan yrityksen resurssien hallintaa. Sen avulla voidaan varmistaa, että henkilöstön tuottavuus on optimaalista ilman että työntekijät nääntyvät työtaakkansa alle. PSA-ohjelmiston avulla voidaan tehokkaammin seurata projektien etenemistä ja hallita kustannuksia, kuten myös seurata yrityksen taloustilannetta yleisesti ja kerätä tietoa kehityksestä entistä aktiivisemmin.

Lyhyesti sanottuna PSA-ratkaisut pystyvät tehostamaan ja virtaviivaistamaan yrityksen liiketoimintaa, sillä se yhdistää asiakkuudet, liiketoimintayksiköt ja projektit tehokkaasti yhteen. Ja kun ydinliiketoiminnan tekijät ovat yhdellä helppokäyttöisellä alustalla, perustuu myös yrityksen päätöksenteko vertaansa vailla olevaan tietojen näkyvyyteen ja reaaliaikaisen datan hallintaan, eikä esimerkiksi edellisen viikon raportoituun tilanteeseen.

Kehittämällä asiakassuhteiden hallintaa, parantamalla palveluiden toimituksia asiakkaille ja seuraamalla projektin ajankäyttöä sekä keskittämällä liiketoiminnan tiedot yhteen toiminnanohjausohjelmistoon, olet menestyjien joukossa. PSA-ohjelmisto auttaa parantamaan yrityksesi suorituskykyä, vastuullisuutta, kannattavuutta, asiakastyytyväisyyttä, henkilöstötyytyväisyyttä sekä onnistumisprosenttiasi niin myyntihankkeissa kuin projekteissa.

Miten valita asiantuntijapalveluliiketoiminnallesi oikea PSA-toiminnanohjausjärjestelmä?

Edellä mainitut seikat huomioon ottaen on järkevää, että palveluliiketoimintasi tai-organisaatiosi ottaa käyttöön PSA-ohjelmiston, varsinkin mikäli haluat haastaa kilpailijasi ja lisätä tiimisi tuottavuutta. Mutta minkä PSA-ohjelmiston valitset? Itse asiassa monet yritykset tarjoavat PSA-ohjelmistoja, mutta niillä on eroja, jotka voivat vaikuttaa paljonkin projekteihisi ja tuottavuuteesi. PSA-ohjelmiston valinta kannattaa tehdä huolella. 

PSA-ohjelmistosta puhuttaessa, sinun ei pitäisi etsiä pelkästään työkalua, jota yrityksesi tai organisaatiosi voi käyttää, vaan ensisijaisesti sinun tulisi etsiä luotettavaa ja jatkuvasti kehittävää ohjelmistokumppania, joka kuuntelee, vastaa tarpeisiisi sekä ymmärtää toimialakohtaiset haasteet ja erityisvaatimukset. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, jos organisaatiosi on parhaillaan keskellä digitaalista muutosta.

Huomioi ainakin nämä asiat valitessasi PSA-järjestelmää

Kattava, spesifiin tarkoitukseen rakennettu ratkaisu– etsi PSA-ratkaisu, joka täyttää yrityksesi tarpeet ja voidaan räätälöidä organisaatiollesi tai toimialallesi. Hyvin yleisellä tasolla toimiva edullisempi yhden koon, kaikille aloille sopiva PSA-toiminnanohjausratkaisu voi tulla pitkällä aikavälillä kalliiksi, koska se on erikseen mukautettava projekteihisi. Tämän vuoksi on parempi valita ratkaisu, jota on mahdollista konfiguroida liiketoimintaprosessiin erilaisten extrakenttien ja lomakkeiden avulla sekä hierarkian osalta tukemaan yrityksen kustannuspaikkoja, tiimejä tai yksiköitä, kuten Heeros PSA ratkaisussa.

Järjestelmätoimittajan maine omalla toimialallasi – haluat ohjelmistoalan yrityksen, jota arvostetaan toimialallasi ja joka on rakentanut maineen seuraavista tekijöistä: laadusta, lisäarvosta ja tuloksista. Selvitä, minkälainen maine ohjelmistoyrityksellä on juuri sinun yrityksesi toimialalla.

Skaalautuvuus – kuten minkä tahansa yrityksellesi valittavan ohjelmistoratkaisun kohdalla, haluat sen olevan skaalautuva, jotta se pystyy vaivatta kasvamaan liiketoimintasi kasvaessa ja mukautua yrityksesi pitkän aikavälin kasvustrategiaan.

Integrointi – integroituuko PSA-ohjelmisto käytössä olevaan kirjanpito-ohjelmaan tai markkinoinnin ohjelmiin, kuten Hubspotiin? Tämä on tärkeää, sillä monet yritykset haluavat usein säilyttää aiemmin hankitut ja toimiviksi todetut työkalut.

Kokonaiskustannukset – alusta alkaen sinun on tiedettävä kokonaiskustannukset. Markkinoilla on ohjelmistoratkaisuja joilla on toistuvia kustannuksia, jotka saattavat kasvaa kaiken aikaa. Valitse ohjelmistokehitysyritys, joka tarjoaa läpinäkyvän ja joustavan hinnoittelun.

Heeros PSA on kehitetty vastaamaan juuri näihin tarpeisiin!