Verkkolaskumandaattien vaikutus talousosaston henkilöstön osaamisvaatimuksiin

Kun verkkolaskutuksesta tulee vaadittava ja vakiintunut tapa hoitaa laskutusprosessi, muuttuvat niin haasteet kuin taloushallinnon henkilöstön osaamisvaatimukset. Tämä artikkeli käsittelee verkkolaskuvaatimuksia, niiden vaikutuksia yrityksen talousprosesseihin, sekä muutostarpeita taloushallinnon henkilöstön osaamisprofiileissa.

Verkkolaskumandaatit pähkinänkuoressa

Verkkolaskumandaatit ovat viranomaisten asettamia vaatimuksia, jotka velvoittavat yrityksiä luomaan, lähettämään ja säilyttämään laskut sähköisessä muodossa. Nämä määräykset ovat osa valtioiden laajempaa pyrkimystä tehostaa verojen keräämistä, vähentää veropetoksia ja tehostaa näihin liittyvien prosessien sujuvuutta.

Verkkolaskumandaattien ja laskutusprosessin digitalisoinnin myötä viranomaiset voivat helpommin seurata ja tarkistaa erilaisia transaktioita, varmistaen veroraportoinnin oikeellisuuden samalla ainakin ideaalitilantessa vähentäen yritysten manuaalista raportointitaakkaa. 

Verkkolaskumandaattien vaikutukset taloushallinnon prosesseihin

Kirjanpito

Verkkolaskuvaatimukset aiheuttavat muutoksia kirjanpidon prosesseihin. Perinteiset paperilaskut ja manuaalinen tietojen syöttö korvautuvat automatisoiduilla järjestelmillä, jotka luovat ja käsittelevät sähköisessä muodossa olevia laskuja. Tämä muutos parantaa laskujen käsittelyn tarkkuutta ja tehokkuutta sekä vähentää virheitä ja epäselvyyksiä. Muutos saattaa myös edellyttää kirjanpitäjiltä viranomaisten raportointialustojen tuntemista ja niihin liittyvien säädösten ymmärtämistä.

Laskutus

Laskutusprosessit ovat suoraan yhteydessä verkkolaskumandaatteihin, sillä yritysten on varmistettava, että laskutusjärjestelmät pystyvät tuottamaan vaatimusten mukaisia sähköisiä laskuja. Tämä edellyttää usein laskutusohjelmistojen integroimista olemassa oleviin toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP) sekä sen varmistamista, että kaikki laskutiedot täyttävät vaaditut standardit. Henkilöstön on hallittava näiden järjestelmien käyttö ja osattava ratkaista laskutusprosessin aikana mahdollisesti ilmenevät ongelmat.

Myyntireskontra

Myyntireskontran hoito muuttuu suuresti verkkolaskutukseen siirtymisen myötä. Sähköiset laskut mahdollistavat nopeamman käsittelyn ja maksamisen, parantaen kassavirtaa ja vähentäen myyntisaamisten kiertoaikaa. Myyntireskontran henkilöstön on kuitenkin jatkossa osattava tulkita ja ratkaista mahdollisia validointivirheitä, käsitellä laskutukseen mahdollisesti liittyviä erimielisyyksiä sekä varmistaa se, että kaikki laskut täyttävät maakohtaiset ja kansainväliset standardit.

Arkistointi

Verkkolaskumandaatteihin sisältyy usein erityisiä vaatimuksia sähköiseen arkistointiin liittyen. Yritysten on varmistettava, että sähköisessä muodossa olevat laskut tallennetaan turvallisesti ja että ne ovat helposti saatavilla tarkastuksia varten. Tämä edellyttää vakaita ja varmoja digitaalisen arkistoinnin ratkaisuja, sekä ymmärrystä eri maiden lainsäädännön asettamista vaatimuksista asiakirjojen säilytykselle.

Käytännön vaikutukset taloushallinnon henkilöstön osaamiseen

Tarve uusille taidoille taloushallinnossa

Kun sähköinen laskutus tulee liiketoiminnan kannalta kriittiseksi, taloushallinnon henkilöstön on sopeuduttava uusiin rooleihin ja vastuisiin. Seuraavat taidot ja osaamisalueet ovat välttämättömiä verkkolaskuvaatimusten mukaisen toiminnan varmistamiseksi:

Säädösten ymmärtäminen. Taloushallinnon henkilöstön on ymmärrettävä erilaisia verkkolaskumandaatteja. Tähän osaamiseen kuuluu  sääntelymuutosten seuraaminen ja niiden vaikutusten ymmärtäminen. Esimerkiksi jos tiettyyn maahan on tulossa uusia vaatimuksia, on jonkun organisaatiossa kyettävä arvioimaan niiden vaikutukset ja varmistettava, että määräyksiä noudatetaan annetuissa aikaraameissa.

Tekninen osaaminen. Tekninen osaaminen on keskeistä sähköisen laskutuksen järjestelmien hallinnassa. Taloushallinnon henkilöstön pitää ymmärtää dokumenttien käsittelyprosessit, XML-muotoilut ja ainakin perusasiat järjestelmien integroinneista. Jos esimerkiksi tietyssä maassa vaaditaan uusi pakollinen dataelementti laskuille, on jonkun tiedettävä, miten se sinne lisätään. Usein näiden kaikkien asioiden hoitaminen vaatii lisäksi erilaisten järjestelmien ja palveluiden käyttöä.

Datan muotovaatimukset ja virhehallinta. Tietovaatimusten ymmärtäminen, sekä teknisesti että liiketoiminnallisesti, on olennaista täsmällisten sähköisten laskujen luomiseksi. Henkilöstön pitää siis kyetä hallitsemaan ja rikastamaan dataa, osattava tarvittavat validoinnit ja virhetilanteiden ratkaisut. Jos esimerkiksi laskun validoinnit epäonnistuvat alennusvirheiden vuoksi, myyntireskontran työntekijöiden pitää pystyä analysoimaan laskun XML-muoto, tunnistamaan ongelmalliset rivit, sekä työskentelemään sidosryhmien kanssa ongelman ratkaisemiseksi.

Monen ohjelmiston yhteispelin hallinta. Toistaiseksi mikään yksittäinen ratkaisu ei kata kaikkia sähköisen laskutuksen vaatimuksia. Yleinen tilanne on ERP-ratkaisun, laskutusta kassaan (I2C) -ratkaisun, verkkolaskuoperaattorin portaalin ja verohallinnon alustan yhdistelmä. Jos sähköinen laskutus jostain syystä epäonnistuu, henkilöstön on pystyttävä vianmääritykseen näiden ratkaisujen välillä:

• • ERP-järjestelmä: Laskutietojen luonnin tarkistaminen.
  • I2C-ratkaisu: Datan siirron ja muunnosten tarkistaminen. 
  • Verkkolaskuoperaattorin portaali: Virheilmoitusten ja validointien tulkinta.
  • Verohallinnon portaali: Vastaanoton ja vaatimustenmukaisuuden noudattamisen varmistaminen.

Vaikutus sisäisiin ja ulkoisiin rooleihin

Sähköinen laskutus ei enää monesti ole vapaavalintainen vaihtoehto, vaan siitä on tulossa liiketoiminnan jatkon kannalta kriittinen toiminto. Perinteiset vaihtoehdot, kuten laskujen lähettäminen PDF-tai paperimuodossa, kun eivät toimi eri maiden verkkolaskumandaattien tultua voimaan. Yritysten on siis käytännössä pakko kehittää omaa sisäistä asiantuntemusta laskutusprosessien hallitsemiseksi ja niihin liittyvien mahdollisten ongalmatilanteiden ratkaisemiseksi. Viivästykset sähköisen laskutuksen ongelmien kanssa nimittäin voivat välittömästi vaikuttaa kielteisesti yrityksen kassavirtaan. Tämä takia prosessin hoito yrityksen omin voimin ulkoistamisen sijaan on turvallisin käytäntö.

Yrityksille, jotka toimivat useissa maissa, sähköisen laskutuksen vaatimukset ovat vielä monimutkaisempia. Jokaisella maalla saattaa olla omat vaatimuksensa, ja yritysten on varmistettava noudattavansa niitä kaikilla toiminta-alueillaan. Tämä suurissa yrityksissä yleinen monimutkaisuus on niissä johtanut uusien roolien syntymiseen. 

Miten suuret yritykset hoitavat tilanteen 

Selvitäkseen verkkolaskumandaattien monimutkaisessa maailmassa suuryrityksiin on syntynyt kokonaan uusia taloushallinnon ja IT-osaamisen yhdistäviä rooleja, kuten:

• Sähköisen laskutuksen prosessiomistaja. Vastaa koko sähköisen laskutuksen prosessin valvonnasta kaikilla alueilla ja varmistaa sen, että paikallisia määräyksiä noudatetaan. 
• Sähköisen laskutuksen ratkaisuomistaja. Keskittyy sähköisen laskutuksen teknisiin puoliin, kuten järjestelmäintegraatioihin ja datan hallintaan.
• Sähköisen laskutuksen johtaja. Johtaa sähköisen laskutuksen projekteja, varmistaen että mandaatit toteutettu oikein ja että kokonaisuus kehittyy vaatimusmuutosten mukana.
• Mandaattivalvoja. Varmistaa, että yritys noudattaa kaikkia sähköisen laskutuksen vaatimuksia ja seuraa sääntelyn kehitystä kaikilla toiminta-alueilla.

Lisäksi suuret yritykset ostavat usein ulkopuolisia palveluja selviytyäkseen kokonaisuudesta. Näitä ulkopuolisia palveluntarjoajia ovat mm.

• Globaalit sähköisen laskutuksen kumppanit. Nämä kumppanit tarjoavat asiantuntemusta ja ratkaisuja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
• Kansainväliset ERP-toimittajat. Kansainväliset ERP-palveluntarjoajat auttavat  verkkolaskuvaatimusten hallinta-asioiden kanssa eri maissa, mutta tuella on usein melkoinen hintalappu. 
• Big Four -konsultit. Konsultointiyritykset kuten KPMG, Deloitte, EY ja PwC tarjoavat asiantuntijapalveluja.
• Kokeneet sähköisen laskutuksen projektipäälliköt. Kokeneen projektipäällikön palkkaaminen voi auttaa varmistamaan sähköisen laskutuksen prosessien onnistuneen toteutuksen ja hallinnan.

Pk-yritysten haasteet

Entä pienemmät yritykset? Pienet ja keskisuuret yritykset kohtaavat omat lisähaasteensa sähköisen laskutuksen määräysten suhteen. Pk-yrityksiltä vaaditaan usein samoja asioita kuin suuremmilta yrityksiltä, mutta niillä on käytettävissä huomattavasti vähemmän resursseja. Pienen helpotuksen tuo se, että joskus pienyrityksille annetaan pidemmät ajat vaatimusten täyttämiseen. Ennemmin tai myöhemmin pk-yritysten on kuitenkin kehitettävä osaaminen, jotta toiminta on vaatimustenmukaista. Näin huolimatta rajallisista henkilöstöresursseista ja pääsääntöisesti suuryrityksiä pienemmistä budjetista.

Miten Heeros voi auttaa verkkolaskutusasioissa

Heeros tarjoaa tukea ja alan asiantuntijoita pk-yritysten avuksi kaikissa verkkolaskuasioissa. Heeros Myyntilaskut -ratkaisu kattaa kaikki sähköisen laskutuksen osa-alueet laskun luomisesta ja virheiden hallinnasta vianmääritykseen ja datan rikastamiseen. Heeroksen kanssa varmistat verkkolaskumandaattien mukaisen toiminnan, kustannustehokkaasti ja asiantuntevasti.

Johtopäätökset

Sähköisen laskutuksen määräykset vaikuttavat moniin taloushallinnon osa-alueisiin, mikä pakottaa kansainvälisesti toimivat pk-yritykset kehittämään ja hankkimaan uutta osaamista.

Verkkolaskumandaateilla on vaikutuksia niin kirjanpitoon, laskutukseen, myyntisaamisten hallintaan kuin arkistointiprosesseihin. Kaikki tämä edellyttää uudenlaista osaamista vaatimusten tulkinnassa, teknisissä asioissa ja dataformaattien kanssa.

Sähköinen laskutuksen muuttuessa liiketoiminnan kannalta kriittiseksi, yritysten on panostettava henkilöstön koulutukseen ja lisäresursseihin, jotta prosessit hoituvat tehokkaasti, viivytysten riski vähenee ja vältytään negatiivisilta vaikutuksilta kassavirtaan.

Käyttämällä oman osaamisen kasvattamisen lisäksi ulkopuolisia palveluja ja uusia työkaluja, kuten Heeroksen tarjoamia ratkaisuja, pk-yrityksen on täysin mahdollista selviytyä sähköiseen laskutukseen liittyvistä mandaattien asettamista vaatimuksista mallikkaasti.