Tässä artikkelissa käsittelemme resursointia asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten näkökulmasta. Asiakkainamme ovat erityisesti markkinointi- ja mainostoimistoja, arkkitehtitoimistoja, insinööritoimistoja ja konsulttiyrityksiä, joille asiantuntijoiden osaaminen on ylivoimaisesti tärkein resurssi.
Resursointiin tarvitaan tulevan työkuorman ja tarvittavan kapasiteetin systemaattista ennakointia. Asiantuntijayrityksissä resurssi on yksittäinen asiantuntija tai tiimi, jonka osaamisprofiili, saatavuus ja kuormitus vaihtelevat. Olennaista on ottaa huomioon paitsi asiantuntijoiden määrä, myös millaista osaamista tarvitaan, kuinka kokeneita asiantuntijoita tarvitaan, milloin ja kuinka paljon kapasiteettia on realistisesti käytössä.
Itsestään selvä prosessi? Ei aina.
Arjessa resursointi voi typistyä jatkuvaksi optimoinniksi puutteellisen tiedon varassa. Lähestyvät deadlinet tuntuvat pakottavan tekemään nopeita päätöksiä, ja pikkuhiljaa suunnitelmallisuus ja systemaattinen ennakointi unohtuu. Kun resursointia tehdään järjestelmällisesti datan perusteella, on arjen nopeille päätöksille kestävämpi pohja.
Suunnitelmallinen resursointi perustuu kokonaiskuvaan, joka saadaan yhdistämällä myynnin näkymät, projektit, henkilöstön osaaminen ja todellinen käyttöaste. Käymme seuraavaksi läpi, mitä tietoa näistä kannattaa käyttää.
Resursointi perustuu tässä mallissa tietoon myyntiputkesta, projekteista, henkilöstön osaamisesta ja todellisesta käyttöasteesta. Jotta datan avulla resursointi on mielekästä ja voi onnistua, täytyy tämän tiedon olla saatavilla ja mieluiten keskitettynä. Jos tieto on pirstaloitunut eri järjestelmiin, sähköpostikeskusteluihin ja tiedostoihin, on arki todennäköisemmin nykyhetkeen reagoimista kuin tulevaan valmistautumista.
Kun sopimus allekirjoitetaan, resursoinnin tulisi olla jo mietittynä. Muuten toimitaan jatkuvasti jälkijunassa ja oikeiden asiantuntijoiden irrottaminen aiemmista projekteista, uudet rekrytoinnit ja alihankinta tapahtuvat myöhässä.
100 % varmuutta ei tietenkään voi myyntivaiheessa olla, mutta tärkeintä onkin miettiä todennäköisyyksiä sille, millaisia projekteja on tulossa, millaista osaamista ne vaativat ja milloin työt niiden parissa alkavat.
Asiantuntijoiden kysyntä konkretisoituu meneillään oleviin ja jo myytyihin seuraaviin projekteihin. Kokonaiskeston lisäksi on otettava huomioon se, mihin vaiheeseen projektia työ painottuu, mitä rooleja missäkin vaiheessa tarvitaan ja miten työ kullekin roolille jakautuu ajallisesti. Projekti on elävä kokonaisuus myös suunnitteluvaiheessa.
Asiantuntijatyössä kaikki tunnit eivät ole samanarvoisia. Suunnitelma, joka perustuu vain henkilömäärään tai kokonaistunteihin, on vääristynyt. Onko resurssipula tuntivajetta vai sittenkin osaamisvajetta?
Asiantuntijayrityksille käyttöaste on ikuinen optimoinnin kohde. Projektit venyvät, sisäiselle työlle ei allokoitu tarpeeksi aikaa ja tulee keskeytyksiä tai muutoksia, jotka syövät kapasiteettia. Toisaalta osa projekteista saadaan valmiiksi etuajassa. Vaikka projektit eivät ole identtisiä keskenään, antavat menneet toteutukset realismia tuleviin suunnitelmiin.
Onnistunut resursointi on asiantuntijayrityksen kilpailuetu. Kun resursointi muuttuu reagoinnista dataperustaiseksi ja suunnitelmallisemmaksi, pystyvät yritykset toimimaan ketterämmin ja kannattavammin. Resursointipäätös on oikeastaan kannattavuuspäätös.
Aloita riittävän yksinkertaisesta ja tutustu oman organisaatiosi dataan rauhassa. Erityisesti jos resursointi on tällä hetkellä jatkuvaa reagoimista ilman selkeää näkymää tulevaisuuteen, ei kannata tähdätä täydellisyyteen. Jos käytössä ei ole toiminnanohjausjärjestelmää, joka kokoaa myynnin ja projektinhallinnan yhteen, on edessä manuaalista myynnin ja projektitoteutuksen tietojen yhdistämistä.
Pirstaloitunut tieto tekee resursoinnista työläämpää ja virhemarginaali on suurempi. Ideaalitilanteessa työtä tukee moderni järjestelmä, jossa koko liiketoiminnan data on saatavilla yhdestä paikasta eikä Excel-himmeleissä.
Muista huomioida tuntimäärän lisäksi osaaminen, varsinkin vaativia projekteja silmällä pitäen. Paraskin ennuste on vain ennuste ja siksi sitä pitää päivittää koko ajan.
Finago PSA on asiantuntijayrityksille kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa myyntiputki, projektit, resursointi sekä laskutus ja raportointi ovat yhdellä alustalla ja liiketoimintatietoa kertyy koko liiketoiminnan johtamisen tueksi jatkuvasti.