Liiketoimintadata resursoinnin perustana asiantuntijayrityksissä

Tässä artikkelissa käsittelemme resursointia asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten näkökulmasta. Asiakkainamme ovat erityisesti markkinointi- ja mainostoimistoja, arkkitehtitoimistoja, insinööritoimistoja ja konsulttiyrityksiä.

Yrityksiä, joille asiantuntijoiden osaaminen on ylivoimaisesti tärkein resurssi.  

Suunnitelmallista resursointia reagoinnin sijaan

Resursointiin tarvitaan tulevan työkuorman ja tarvittavan kapasiteetin systemaattista ennakointia. Asiantuntijayrityksissä resurssi on yksittäinen asiantuntija tai tiimi, jonka osaamisprofiili, saatavuus ja kuormitus vaihtelevat.

Olennaista on ottaa huomioon muutakin kuin asiantuntijoiden määrä.  Tärkeää on myös millaista osaamista tarvitaan, kuinka kokeneita asiantuntijoita tarvitaan, milloin ja kuinka paljon kapasiteettia on realistisesti käytössä.

Itsestään selvä prosessi? Ei aina.

Arjessa resursointi voi typistyä jatkuvaksi optimoinniksi puutteellisen tiedon varassa. Lähestyvät deadlinet tuntuvat pakottavan tekemään nopeita päätöksiä. Pikkuhiljaa suunnitelmallisuus ja systemaattinen ennakointi unohtuu. Kun resursointia tehdään järjestelmällisesti datan perusteella, on arjen nopeille päätöksille kestävämpi pohja.

Suunnitelmallinen resursointi perustuu kokonaiskuvaan: myynnin näkymät. Projektit. Henkilöstön osaaminen. Todellinen käyttöaste. Käymme seuraavaksi läpi, mitä tietoa näistä kannattaa käyttää.

Millä datalla resursoinnissa onnistutaan?

Resursointi perustuu tässä mallissa tietoon myyntiputkesta, projekteista, henkilöstön osaamisesta ja todellisesta käyttöasteesta. Jotta datan avulla resursointi on mielekästä ja voi onnistua, täytyy tämän tiedon olla saatavilla ja mieluiten keskitettynä.

Jos tieto on pirstaloitunut eri järjestelmiin, sähköpostikeskusteluihin ja tiedostoihin, on arki todennäköisemmin nykyhetkeen reagoimista kuin tulevaan valmistautumista.

Myyntiputken data

Kun sopimus allekirjoitetaan, resursoinnin tulisi olla jo mietittynä. Muuten toimitaan jatkuvasti jälkijunassa. Oikeiden asiantuntijoiden irrottaminen aiemmista projekteista tapahtuu myöhässä. Samoin uudet rekrytoinnit ja alihankinta.

100 % varmuutta ei tietenkään voi myyntivaiheessa olla. Tärkeintä on miettiä todennäköisyyksiä sille, millaisia projekteja on tulossa, millaista osaamista ne vaativat ja milloin työt niiden parissa alkavat.

Käytä resursointiin tätä tietoa myyntiputkesta

• Diilit ja niiden arvo
• Diilien voittamisen todennäköisyys
• Projektin arvioitu aloitusajankohta
• Projektin luonne/tyyppi ja keskeiset roolit (esim. senior-konsultti, tekninen asiantuntija, projektipäällikkö)

 Miten järjestelmä voi auttaa  

• Yksi yhtenäinen alusta, kuten Finago PSA, tai CRM- ja projektinhallintajärjestelmien integraatiot tuovat myyntiputken suoraan resurssiennusteen pohjaksi
• Järjestelmä voi painottaa ennustetta todennäköisyyksien mukaan (esim. 0,6 × projektin arvioitu työmäärä)
• Mahdollistaa skenaariot: mitä jos tämä kauppa voitetaan / hävitään?
  
  

Projektin data

Asiantuntijoiden kysyntä konkretisoituu meneillään oleviin ja jo myytyihin seuraaviin projekteihin. Kokonaiskeston lisäksi on otettava huomioon se, mihin vaiheeseen projektia työ painottuu, mitä rooleja missäkin vaiheessa tarvitaan ja miten työ kullekin roolille jakautuu ajallisesti. Projekti on elävä kokonaisuus myös suunnitteluvaiheessa.

Käytä resursointiin tätä tietoa projekteista

• Projektien aikataulut ja vaiheet
• Roolikohtaiset arviot työmäärästä (ei pelkästään projektin kokonaistyömäärä)
• Riippuvuudet ja päällekkäisyydet projektien välillä
• Projektien voittamisen todennäköisyys

Miten järjestelmät voivat auttaa

• Projektisuunnitelmat linkittyvät suoraan resurssikalenteriin
• Työmäärät voidaan allokoida ajanjaksoille (viikot/kuukaudet)
• Mahdollistaa näkymät tiimi-, rooli- ja yksilötasolle
• Tukee muutoksessa, kun tilanne elää

Data asiantuntijoiden osaamisesta ja rooleista

Asiantuntijatyössä kaikki tunnit eivät ole samanarvoisia. Suunnitelma, joka perustuu vain henkilömäärään tai kokonaistunteihin, on vääristynyt. Onko resurssipula tuntivajetta? Vai sittenkin osaamisvajetta?

Käytä resursointiin tätä tietoa osaamisesta

• Asiantuntijoiden osaamisprofiilit
• Kokemus ja roolit
• Erikoisosaamiset
• Rajoitteet (esim. ei asiakastyötä, vain tiettyä projektityyppiä)

Miten järjestelmät voivat auttaa

• Järjestelmät auttavat tunnistamaan osaamispuutteita ajoissa
• Auttaa kohdentamaan koulutusta ja rekrytointia ennakoivasti
  
• Osaamisten ja roolien järjestelmällisempi käsittely ja tallentaminen
• Ennuste voidaan tehdä rooli- tai osaamistasolla

Data tehdyistä projekteista  ja käyttöasteesta 

Asiantuntijayrityksille käyttöaste on ikuinen optimoinnin kohde. Projektit venyvät. Sisäiselle työlle ei allokoitu tarpeeksi aikaa. Keskeytyksiä ja muutoksia tulee, ja ne syövät kapasiteettia. Toisaalta osa projekteista saadaan valmiiksi etuajassa. Vaikka projektit eivät ole identtisiä keskenään, antavat menneet toteutukset realismia tuleviin suunnitelmiin.

Käytä resursointiin tätä tietoa menneistä projekteista

• Toteutuneet tunnit projekteittain ja rooleittain
• Todellinen käyttöaste vs. tavoite
• Kuormituspiikit ja kausivaihtelut
• Projektien toteutunut kesto suhteessa arvioon

Miten järjestelmät voivat auttaa

• Työajanseuranta ja projektidata yhdistyvät ennusteeseen
• Järjestelmät voivat ehdottaa realistisempia käyttöasteita
• Auttaa tunnistamaan toistuvat ongelmat (esim. aliarviointi tietyissä projekteissa)
• Auttaa kehittämään omaa resursointiosaamista

Askeleet onnistuneempaan resursointiin

Onnistunut resursointi on asiantuntijayrityksen kilpailuetu.

Kun resursointi muuttuu reagoinnista dataperustaiseksi ja suunnitelmallisemmaksi, pystyvät yritykset toimimaan ketterämmin ja kannattavammin. Resursointipäätös on oikeastaan kannattavuuspäätös.

Aloita riittävän yksinkertaisesta ja tutustu oman organisaatiosi dataan rauhassa. Älä tähtää täydellisyyteen. Erityisesti jos resursointi on tällä hetkellä jatkuvaa reagoimista ilman selkeää näkymää tulevaisuuteen.

Jos käytössä ei ole toiminnanohjausjärjestelmää, joka kokoaa myynnin ja projektinhallinnan yhteen, on edessä manuaalista myynnin ja projektitoteutuksen tietojen yhdistämistä.

Pirstaloitunut tieto tekee resursoinnista työläämpää. Virhemarginaali on suurempi. Ideaalitilanteessa työtä tukee moderni järjestelmä, jossa koko liiketoiminnan data on saatavilla yhdestä paikasta eikä Excel-himmeleissä. 

Muista huomioida tuntimäärän lisäksi osaaminen, varsinkin vaativia projekteja silmällä pitäen. Paraskin ennuste on vain ennuste ja siksi sitä pitää päivittää koko ajan.

Keskitä data ja tee resursoinnista kiinteä osa muuta toiminnanohjausta

Finago PSA on asiantuntijayrityksille kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä. Myyntiputki, projektit, resursointi sekä laskutus ja raportointi ovat yhdellä alustalla ja liiketoimintatietoa kertyy koko liiketoiminnan johtamisen tueksi jatkuvasti. 

Finagon PSA -ratkaisun resursointiominaisuus uudistuu täysin 2026. Parempaa käyttöastetta. Parempaa kannattavuutta. Tule tutustumaan 23.4. pidettävässä lasneerauswebinaariin!