Työaikaa menee helposti hukkaan pikkuhiljaa ja lopulta suuriakin määriä, jos projekteihin käytettyjä tunteja ja minuutteja ei kirjata systemaattisesti muistiin. Kun merkinnät jäävät tekemättä, ne jäävät aivan varmasti myös laskuttamatta. Oli firma suuri tai pieni, ei kannata tehdä asiakkaalle ilmaista työtä ja antaa työajan jäädä laskuttamatta.
Havainnollistetaan asiaa pienellä laskutoimituksella. Oletetaan, että yrityksessänne on 20 työntekijää, joista jokainen jättää viikoittain tunnin projektitöihin kulunutta aikaa kirjaamatta. "Eihän nyt muutama minuutti päivässä vaikuta mihinkään" -ajattelu mahdollistaa tämän. Se tekee viikossa yhteensä 20 laskuttamatta jäänyttä tuntia ja vuodessa jo 920 tuntia (lomat huomioiden). Jos keskituntihinta asiakkaalle on esimerkiksi 110 €/h, se tekee viikossa 2200 € ja vuodessa jo yli 100 000 €. Huikeita summia, eikö!
Paras keino varmistaa kaiken asiakastyöajan kirjaaminen, niiden lyhyiden varttienkin, on tehdä se työntekijöille mahdollisimman helpoksi vaivattomaksi. Viidentoista minuutin työ ei saa vaatia kahden minuutin vaivannäköä työajan kirjaamisessa, vaan sen on onnistuttava sekunneissa. Säntillinen työajan kirjaus ja projektitiimin yhteiset käytännöt tähän ovat osa hyvää projektinhallintaa.
Heeroksen PSA-toiminnanohjausjärjestelmän etu on juuri sen helppokäyttöisyys: jokainen työntekijä oppii nopeasti käyttämään sitä. PSA-ohjelmistossa useimmin tarvittavat toiminnot, kuten työajan kellottamisen aloittaminen ja lopettaminen, on suunniteltu toimimaan yhdellä klikkauksella. Esteeksi ei siis muodostu se, että työajan kirjaaminen kuluttaa työaikaa, niin kuin joskus työaikaa kellottavissa ohjelmistoissa on. Lue lisää työajanseurannasta osana Heeros PSA-toiminnanohjausjärjestelmää.
Jos yrityksessä on erilaisella tuntimyyntihinnalla työskenteleviä ihmisiä, se ei ole PSA:ssa ongelma.
Jos työaikaa ei pystytä kirjaamaan liikkuvassa työssä reaaliaikaisesti, se mitä todennäköisimmin unohtuu. Siksi on tärkeää, että tuntikirjaukset on mahdollista tehdä tarvittaessa myös mobiililaitteilla.
PSA:lla tuntikirjaukset onnistuvat yhtä helposti, käytit sitten pöytäkonetta, tablettia tai älypuhelinta. Kaikki tiedot ovat aina ajan tasalla ja tarkistettavissa minkä tahansa käyttämäsi laitteen kautta.
Yhtä tärkeää kuin projektin tuntien helppo kirjaaminen on niiden vaivaton laskuttaminen. Mikäpä olisi tehokkaampaa kuin se, että molemmat onnistuvat samalla ohjelmalla.
PSA-toiminnanohjausjärjestelmässä projektien kulut, työaikakirjaukset mukaan luettuina, saadaan ilman ylimääräisiä välivaiheita suoraan laskulle. Kunhan kirjaukset vain on tehty oikean projektin kohdalle järjestelmään, laskutus menee automaattisesti oikein eikä mitään jää laskuttamatta.