Suomen laki velvoittaa seuraamaan työaikaa. Se ei kuitenkaan ole ainoa syy siihen, miksi työajanseurantaa tarvitaan. Työajanseuranta nimittäin tehostaa liiketoiminnan pyörittämistä monella tavalla: se esimerkiksi helpottaa projektien hallintaa, auttaa resursoinnissa ja mahdollistaa hinnoittelun määrittelemisen kannattavaksi.
Näin helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä tehostaa yrityksen arkea:
Sähköisessä työajanseurantajärjestelmässä tiedot pysyvät aina turvallisesti tallessa. Paperisia tuntikirjauksia ei enää tarvita, eikä myöskään erillisiä Excel-taulukoita tai lomakkeita. Kaikki tuntikirjaukset tehdään vain kerran yhteen ja samaan paikkaan, jolloin myös virheiden määrä vähenee. Pilvipalveluna toimivasta järjestelmästä tiedot ovat saatavilla missä ja milloin vain.
Työajanseurantajärjestelmällä tuntiseuranta on tarkkaa ja kaikkia työntekijöitä kohtaan tasapuolista sekä läpinäkyvää. Helppokäyttöisen ja selkeän järjestelmän ansiosta aikaa säästyy niin kirjausvaiheessa kuin palkanlaskennassakin. Järjestelmä on samalla jokaiselle työntekijälle erinomainen väline oman tekemisen tehostamiseen. Myös projektinhallinnan näkökulmasta työajanseurantajärjestelmä lisää selkeyttä: sen avulla nähdään helposti, kuinka paljon aikaa mihinkin projektiin on mennyt ja millä tuntihinnalla.
Sähköistä työajanseurantaa käytettäessä jokainen on jatkuvasti ajan tasalla sekä omista että muiden tunneista. Järjestelmää on helppo käyttää myös mobiililaitteilla, jolloin liikkuvan työn tekijöidenkin on mahdollista kellottaa tuntinsa reaaliaikaisesti ja tuntitilanne nähdään ajantasaisesti kaikissa yrityksen työpisteissä. Jos tuntiseuranta yhdistetään resursointityökaluun, myös käyttöasteen seuranta onnistuu kätevästi.
Työajanseurantajärjestelmän kautta palkanmaksuun ja laskutukseen tarvittavat tiedot saadaan helposti siirrettyä eteenpäin ilman tuplatyötä, jolloin laskutus nopeutuu ja palkanlaskennan työkuorma keventyy. Kaikki projektin työtunnit saadaan luotettavasti mukaan asiakkkaan laskuille, sillä järjestelmässä on kattava raportointi projektiin kuuluvista tunneista ja saldoista. Jotta tämä toteutuu, työajanseuranta ja laskutusohjelma täytyy joko olla osa samaa ohjelmistoa, tai ne pitää olla integroitu keskenään. Lue vinkit laskutusohjelman valintaan täältä.
Työajanseurantajärjestelmästä toteutuneet tunnit ovat selkeästi nähtävissä, ja niiden perusteella on helppo arvioida tulevien henkilöstöresurssien tarvetta ja suunnitella työvuoroja. Myös tunneista muodostuvia kuluja pystytään seuraamaan reaaliajassa, sekä omakustannehintaa että laskutettavien tuntien myyntihintaa.
Tutustu helppokäyttöiseen Heeroksen PSA -toiminnanohjausjärjestelmään, joka monien ominaisuuksiensa ohella sisältää myös työajanseurannan. Aloita ilmainen koekäyttö vaikka heti tänään!