Praktische handleiding voor de voorbereiding op e-facturering voorschriften

Als uw bedrijf nog steeds facturen uitgeeft en ontvangt in PDF- of papierformaat en actief is in Europa, dan is dit een must-read voor u. Er zijn ingrijpende veranderingen nodig, aangezien nieuwe e-factureringsmandaten in veel landen zijn ingevoerd. In dit artikel zullen we op een praktische manier naar het onderwerp kijken en bespreken wat de veranderingen betekenen voor bedrijven. Bovendien zullen we bespreken hoe dit "noodzakelijke kwaad" kan worden omgezet in een kans om de processen van uw bedrijf te automatiseren en digitaliseren.

Inhoud:

1. Wat betekent de verplichting van e-facturatie in de praktijk?
2. Hoe te beginnen met facturatie-digitalisering
3. De juiste partner zal u helpen bij het ontwikkelen van e-facturatie buiten individuele verplichtingen

Wat betekent de verplichting van
e-facturatie in de praktijk?

Een verplichting is in feite een formele opdracht van de autoriteiten om iets te doen. In het geval van e-facturatieverplichtingen betekent dit dat facturatie verplicht elektronisch moet worden beheerd door alle bedrijven die binnen het toepassingsgebied van de verplichting opereren. E-facturatie brengt ook vele voordelen. 

Een mandaat vereist minimaal:

Een bepaald formaat voor e-facturen

De uitgaande facturen van het bedrijf moeten worden gegenereerd in een vooraf gedefinieerd XML-formaat. De facturen moeten voldoen aan de minimale vereisten voor gegevensinhoud en de validatiecriteria die zijn gedefinieerd in de mandaatspecificaties. Deze zijn grotendeels gebaseerd op de Europese norm, hoewel er enkele land specifieke verschillen van toepassing zijn.

Mogelijkheid om e-facturen te ontvangen

Bedrijven moeten ook in staat zijn om deze elektronische facturen van hun leveranciers te ontvangen en te verwerken. Zo zullen bijvoorbeeld in België en Frankrijk alle bedrijven vanaf juli 2024 in staat moeten zijn om
e-facturen te ontvangen, terwijl op dit moment alleen de grootste bedrijven verplicht zijn om hiermee te beginnen. Dit betekent dat niet alleen de debiteurenadministratie, maar ook de crediteurenadministratie aanzienlijk wordt beïnvloed.

Mogelijke aanvullende vereisten:

Levering aan nationaal e-facturatieplatform

Zodra de e-facturen zijn aangemaakt volgens de vereisten, is het waarschijnlijk vereist om ze te leveren aan een nationaal
e-facturatieplatform, dat meestal wordt beheerd door de belastingdienst. De details van het leveringsproces en de technische integraties tussen de drie partijen (leverancier, koper en belastingdienst) zijn afhankelijk van het mandaatmodel. In sommige gevallen, zoals in Italië en Polen, wordt ook de factuurlevering aan de ontvanger beheerd via hetzelfde overheidsplatform.

Verzenden en ontvangen van statusberichten

Naast de nieuwe vereisten voor factuurbezorging, moeten bedrijven wellicht ook in staat zijn om factuurstatusberichten te versturen en ontvangen (ontvangstbevestigingen, afwijzingsmeldingen en zelfs betaalinformatie).

Elektronisch ondertekenen en archiveren

Afhankelijk van de details van het e-facturatie mandaat, moet de
e-factuur mogelijk op een bepaalde manier elektronisch worden ondertekend en gearchiveerd.  

Financiën en boekhouding

Hoe te beginnen met het digitaliseren van facturering

Het eerste wat elk bedrijf dat actief is in Europa zou moeten doen, is het evalueren van de mogelijke impact van de verplichtingen. Begin met het controleren van de bestaande en toekomstige verplichtingen in landen waar u momenteel actief bent en landen waar u mogelijk in de toekomst actief zult zijn.

Na deze analyse moeten de technische mogelijkheden in elk land worden geëvalueerd. Controleer bijvoorbeeld of de landeneenheid van uw bedrijf
e-facturen uitgeeft en ontvangt. De volgende stap is om een kloofanalyse uit te voeren tussen de huidige e-factuurgegevens en de EU-norm en na te gaan of de crediteurenadministratie van het bedrijf in staat is om e-facturen te ontvangen en te verwerken.

Een ander uiterst belangrijk aspect om in overweging te nemen is de beschikbaarheid van gekwalificeerde middelen binnen het bedrijf. Het is goed om in gedachten te houden dat een e-factureringsproject niet alleen van invloed is op de processen en tools voor debiteuren en crediteuren, maar dat ook op het ERP, de boekhouding, het inkoopsysteem en de stamgegevens kunnen worden beïnvloed.

Als uw bedrijf een landeneenheid heeft die alleen PDF- of papieren facturen beheert en het bedrijf geen ervaren personeel heeft, is er toch genoeg te doen. Voorbereidingen moeten zo snel mogelijk worden gestart.

Kortom, begin met het voorbereiden op toekomstige e-facturering voorschriften in Europa door

1. mapping van toekomstige opdrachten en locaties van zowel huidige als geplande eigen activiteiten,
2. te controleren of bedrijfsentiteiten al e-facturen uitgeven en voer een kloofanalyse uit ten opzichte van de EU-norm,
3. te controleren of de crediteuren in staat zijn om e-facturen te ontvangen,
   • te zorgen dat u voldoende vaardigheden en middelen heeft in uw bedrijf, ook buiten financiële operaties.

Als de uitkomst van uw analyse is dat er acties nodig zijn, dan kan het Heeros-team u ondersteunen. Onze experts helpen bij het identificeren van mogelijke hiaten om te voldoen aan de vereisten van het mandaat. En kan een inschatting maken van de omvang van de benodigde veranderingen in de systemen en integraties die het beste aansluiten bij uw zakelijke behoeften.

Als uw bedrijf zowel de debiteuren- als crediteurenzijde beslaat - met bestaande e-invoicing mogelijkheden - en u personeel al ervaring heeft met het beheren van e-factureringsmandaten in sommige landen, dan bent u op de juiste weg. Controleer de capaciteiten en ondersteuning voor de aankomende mandaten bij uw huidige e-invoicing provider. Geef aan welke aanvullende service nodig is en wat er tijdens het project wordt verwacht. Als uw huidige provider u echter niet kan ondersteunen met de mandaten, dan moet u op zoek naar een partner die dit wel kan.

De juiste partner zal u helpen bij het ontwikkelen van e-facturering verder dan individuele mandaten

Geen enkele leverancier heeft een 'kant en klare' oplossing voor deze aankomende voorschriften. Dit ondanks de prevalentie van
e-factureringsvoorschriften over de hele wereld. Dat komt omdat lokale autoriteiten vaak tot op het laatste moment veel wijzigingen doorvoeren. Het helpt als er al een voorlopige oplossing goed draait voordat
e-facturering verplicht wordt, maar dat is niet altijd het geval. 

In plaats van te wachten tot het laatste moment, zouden de voorbereidingen voor de aankomende verandering zo snel mogelijk moeten beginnen om ervoor te zorgen dat de basisfunctionaliteiten zijn ontwikkeld. Als je de implementatie voor je bedrijf op die manier inricht, zal het je helpen om tijdig aan alle toekomstige regelgeving te voldoen.

Bovendien moet een mandaat worden gezien als een kans om de facturatie- en financiële processen van uw bedrijf te automatiseren en digitaliseren. Door niet alleen het minimum te doen om te voldoen aan de mandaatvereisten, maar in plaats daarvan een meer holistische benadering te kiezen, kan een e-facturatiemandaat worden omgezet van een bedreiging naar een kans. Verbeterde automatisering van de debiteuren- en crediteurenadministratie en verhoogde efficiëntie kunnen uw bedrijf helpen om flexibeler te zijn en zelfs voor te lopen op de concurrentie. 

Daarom raden we aan om op zoek te gaan naar een partner die toegewijd en betrouwbaar is, maar ook flexibel. In periodes waarin grote veranderingen plaatsvinden is het belangrijk om snel te kunnen handelen met voldoende middelen. Dat omvat ook de toegang tot partners die ondersteuning kunnen bieden met de ERP-kant. Bij Heeros werken we nauw samen met OpenText.

Samengevat, zorg ervoor dat uw partner

• flexibel en betrouwbaar is
  
• ervaring en middelen heeft om snel te handelen
• uitgebreide ERP mogelijkheden heeft via een partnernetwerk of andere samenwerkingsverbanden

De volgende stap is om contact op te nemen met het Heeros-team, dat je precies dat kan bieden.

Leer meer over Heeros oplossingen voor internationaal financieel beheer.