Goede redenen om uw facturatieproces te automatiseren

Heeros levert modules voor elke fase van de verwerking van inkoopfacturen. Samen vormen deze modules een naadloze cloudoplossing voor factuurverwerking. We beschrijven hier de functies en voordelen van alle modules, zodat u kunt zien op welke manieren Heeros waarde toevoegt aan de verwerking van uw inkoopfacturen.

Razendsnelle verwerking van inkoopfacturen

Het proces voor de factuurverwerking begint met de ontvangst van een inkoopfactuur. Met onze nieuwe module Heeros Inkoopfacturen wordt het ontvangen en verwerken van facturen een fluitje van een cent. U kunt alle gescande of gefotografeerde papieren facturen en pdf-facturen naar een speciaal e-mailadres sturen. Binnen enkele seconden worden de facturen geanalyseerd en de factuurgegevens vastgelegd.

U bepaalt zelf of de facturen automatisch worden geboekt op vooraf ingestelde grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen. U hoeft in dat geval alleen nog maar de vastgelegde gegevens te valideren. We bieden ook ondersteuning voor elektronische facturen op basis van UBL, Simplerinvoicing en PEPPOL. Alle ontvangen facturen worden in één venster weergegeven en u kunt ze direct na de automatische analyse valideren en boeken. Vervolgens worden de facturen via de goedkeuringsworkflow van de Heeros-module doorgestuurd naar de fiatteur. Als fiattering niet nodig is, kunnen de facturen direct worden doorgestuurd naar uw boekhoudsysteem, bijvoorbeeld Exact Online.

Binnen enkele seconden gereed

Dankzij de naadloze integratie van onze modules arriveert de factuur al binnen enkele seconden na de validatie bij de fiatteur. De goedkeuringsworkflow is heel gemakkelijk te configureren en de facturen komen vanzelf bij de budgethouders terecht. Onze flexibele workflow maakt het mogelijk om facturen naar andere collega’s door te sturen, bijvoorbeeld voor een extra controle.

De factuurverwerker en de goedkeurder ontvangt automatische e-mail notificaties zodat dat de facturen tijdig worden goedgekeurd. Met behulp van de workflowconfiguratie kunt u ook de risico’s verkleinen, bijvoorbeeld door het vierogenprincipe toe te passen op de workflow waarmee de facturen naar uw ERP-systeem en de betaalfunctie worden doorgestuurd. Dankzij onze mobiele app kan een fiatteur op elk gewenst moment facturen controleren en goedkeuren.

Na de fiattering en de overdracht naar ERP worden de facturen veilig opgeslagen in Admina, het digitale archief van Heeros. Admina ondersteunt uitgebreide zoekfuncties waarmee de volledige tekst van facturen doorzoekbaar is. Deze functies zijn erg populair bij onze klanten en maken het terugvinden van opgeslagen facturen en andere documenten heel eenvoudig. Om een zorgvuldig toegangsbeheer mogelijk te maken, kunt u in het archief verschillende toegangsniveaus en beperkingen voor documenten instellen. Alle informatie die een accountant nodig heeft, is heel gemakkelijk op te vragen.

Laat ons helpen bij het optimaliseren van uw inkoopfactuurproces!

Als het gaat om service is Heeros een partner met korte communicatielijnen die tegelijkertijd de kwaliteit en de betrouwbaarheid van een grote onderneming biedt. Onze modules voor de automatisering van uw inkoopfacturen kunnen heel gemakkelijk binnen enkele dagen worden geïmplementeerd.

Heeros_HeidiHyyryläinen