Heeros levert modules voor elke fase van de verwerking van inkoopfacturen. Samen vormen deze modules een naadloze cloudoplossing voor factuurverwerking. We beschrijven hier de functies en voordelen van alle modules, zodat u kunt zien op welke manieren Heeros waarde toevoegt aan de verwerking van uw inkoopfacturen.
Het proces voor de factuurverwerking begint met de ontvangst van een inkoopfactuur. Met onze nieuwe module Heeros Inkoopfacturen wordt het ontvangen en verwerken van facturen een fluitje van een cent. U kunt alle gescande of gefotografeerde papieren facturen en pdf-facturen naar een speciaal e-mailadres sturen. Binnen enkele seconden worden de facturen geanalyseerd en de factuurgegevens vastgelegd.
U bepaalt zelf of de facturen automatisch worden geboekt op vooraf ingestelde grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen. U hoeft in dat geval alleen nog maar de vastgelegde gegevens te valideren. We bieden ook ondersteuning voor elektronische facturen op basis van UBL, Simplerinvoicing en PEPPOL. Alle ontvangen facturen worden in één venster weergegeven en u kunt ze direct na de automatische analyse valideren en boeken. Vervolgens worden de facturen via de goedkeuringsworkflow van de Heeros-module doorgestuurd naar de fiatteur. Als fiattering niet nodig is, kunnen de facturen direct worden doorgestuurd naar uw boekhoudsysteem, bijvoorbeeld Exact Online.
Dankzij de naadloze integratie van onze modules arriveert de factuur al binnen enkele seconden na de validatie bij de fiatteur. De goedkeuringsworkflow is heel gemakkelijk te configureren en de facturen komen vanzelf bij de budgethouders terecht. Onze flexibele workflow maakt het mogelijk om facturen naar andere collega’s door te sturen, bijvoorbeeld voor een extra controle.
De factuurverwerker en de goedkeurder ontvangt automatische e-mail notificaties zodat dat de facturen tijdig worden goedgekeurd. Met behulp van de workflowconfiguratie kunt u ook de risico’s verkleinen, bijvoorbeeld door het vierogenprincipe toe te passen op de workflow waarmee de facturen naar uw ERP-systeem en de betaalfunctie worden doorgestuurd. Dankzij onze mobiele app kan een fiatteur op elk gewenst moment facturen controleren en goedkeuren.
Na de fiattering en de overdracht naar ERP worden de facturen veilig opgeslagen in Admina, het digitale archief van Heeros. Admina ondersteunt uitgebreide zoekfuncties waarmee de volledige tekst van facturen doorzoekbaar is. Deze functies zijn erg populair bij onze klanten en maken het terugvinden van opgeslagen facturen en andere documenten heel eenvoudig. Om een zorgvuldig toegangsbeheer mogelijk te maken, kunt u in het archief verschillende toegangsniveaus en beperkingen voor documenten instellen. Alle informatie die een accountant nodig heeft, is heel gemakkelijk op te vragen.
Als het gaat om service is Heeros een partner met korte communicatielijnen die tegelijkertijd de kwaliteit en de betrouwbaarheid van een grote onderneming biedt. Onze modules voor de automatisering van uw inkoopfacturen kunnen heel gemakkelijk binnen enkele dagen worden geïmplementeerd.
Heidi Hyyryläinen
Head of Invoice Automation, Heeros
Lees hier meer informatie over onze laatste softwareoplossing, Heeros Inkoopfacturen.
Bent u benieuwd naar de voordelen voor uw organisatie? Contact ons voor meer informatie.
9.9.2022 Wijzigingen in de Heeros organisatie – nieuwe manager voor international sales en partnerships
7.2.2022 AI posting proposal complements the Heeros Purchase Invoices solution
12.5.2021 AI makes today’s Purchase Invoice process easy
12.4.2021 Heeros at OpenText World Europe conference 14 – 15.4.2021
9.4.2021 Boosting R&D sense of community with Tech Days
30.3.2021 Heeros and OpenText sign a strategic partnership deal
11.3.2021 Verwerking van inkoopfacturen – Vier stappen naar meer efficiëntie
10.3.2021 Oplossingen voor de financiële administratie – hoe gaat moderne productontwikkeling in zijn werk?
24.11.2020 Uw inkoopfacturen eenvoudiger verwerken
20.11.2020 Inkoopfacturen digitaliseren? De belangrijkste voordelen op een rij
4.8.2020 Efficiënt boekhouden door razendsnelle verwerking van inkoopfacturen
17.6.2020 Product management - a bridge to customer-oriented product development
12.5.2020 Heeros Customer Services – Always at your service
7.4.2020 Heeros Customer Success - Working together for better results