Inkoopfacturen digitaliseren? De belangrijkste voordelen op een rij

Inkoopfacturen digitaliseren? De belangrijkste voordelen op een rij

20.11.2020

Inkoopfacturen digitaliseren is niet nieuw. Toch komen we nog veel bedrijven tegen waar dagelijks inkoopfacturen worden geprint en intern worden doorgestuurd voor controle en akkoord om deze vervolgens handmatig te boeken in het boekhoudsysteem. Daarom zetten we graag de belangrijkste voordelen voor je op een rij.

Procesverbetering voor inkoopfacturen digitaliseren

Inkoopfacturen die door leveranciers via e-mail worden verzonden worden automatisch herkend en omgezet naar tekst door middel van OCR (Optical Character Recognition) technologie. Dit gebeurt automatisch en hoef je dus niks voor te doen! Door alle facturen via Heeros te verwerken, voorkom je dat facturen zoek raken en laat (of dubbel) betaald worden.

Wanneer het gaat om een bestaande leverancier, kun je ervoor kiezen om de factuur te voorzien van een automatisch boekingsvoorstel. Hierdoor kun je de factuur simpel en snel verwerken. Zo zorgen we ervoor dat je de facturen snel kunt verwerken en hou je meer tijd over voor andere werkzaamheden! Daarnaast voldoet onze software aan de wettelijke eisen die door de Belastingdienst zijn gesteld.

Facturen makkelijk verwerken en goedkeuren

Binnenkomende facturen kun je meteen doorzetten naar de juiste budgethouders voor goedkeuring. Deze kunnen via de mobiele app van Heeros de facturen goedkeuren, afkeuren inclusief commentaar. Via de audit trial kun je zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht op de factuur en wie de factuur heeft goedgekeurd. Onze software maakt het mogelijk om verschillende goedkeur flows in te richten, bijvoorbeeld op basis van het factuurbedrag.Doordat alle facturen door het systeem verwerkt worden heb je direct inzage in de status van de factuur en wie nog facturen moet goedkeuren. Deze collega’s kunnen via e-mail automatische een reminder ontvangen als ze niet binnen een aantal dagen de factuur goed- of afkeuren.

Plaats en tijd onafhankelijk werken

Nu we massaal aan het thuiswerken zijn hebben we oplossingen nodig die ons daarbij ondersteunen. Met Heeros is dit mogelijk, je hebt alleen een browser en internetverbinding nodig! Met onze gebruiksvriendelijke userinterface kun je snel en gemakkelijk inkoopfacturen verwerken.

Zo kun je in Heeros de facturen makkelijk terugvinden op basis van verschillende zoekcriteria.

Andere voordelen

Naast de voordelen voor factuurverwerking, kan Heeros ook gebruikt worden voor de opslag van andere belangrijke documenten zoals bijvoorbeeld offertes en contracten. Digitaal archiveren maakt zoeken overbodig.

Het spreekt voor zich dat het gebruik van onze facturatiesoftware tijd en kosten bespaart voor jouw organisatie. Vanaf een maandelijks volume van 100 inkoopfacturen kan het al uit om onze software te gebruiken. Maak je al gebruik van facturatiesoftware? Ook dan kunnen we jou helpen om nog sneller en slimmer de inkoopfacturen te verwerken!

Lees hier meer informatie over onze laatste softwareoplossing, Heeros Inkoopfacturen.

Bent u benieuwd naar de voordelen voor uw organisatie? Contact ons voor meer informatie.

Cor-Aardappel_Heeros_

Cor Aardappel
Business Development Manager
+31 6 4013 6111
cor.aardappel@heeros.com