<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=398868563803133&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Internationale factuurverwerking

11.2.2015

Het Finse huis van de Finse Zeemanskerk is een cultureel centrum aan de ’s Gravendijkwal in Rotterdam. Het heeft een winkel met Finse producten zoals etenswaren, Finse textielen, design glaswerk en servies. Achter het onlangs vernieuwde pand is zelfs een sauna aanwezig die op aanvraag gehuurd kan worden. Ook in Antwerpen en Brussel zijn er vestigingen van het Finse huis.

Sinds 2011 gebruikt het Finse huis in Rotterdam Heeros voor het online accorderen en digitaal verwerken van inkoopfacturen. Voor die tijd ging dat nog erg omslachtig. Facturen kwamen binnen via de post, werden ter accordering voorgelegd en vervolgens handmatig ingeboekt in de boekhouding en gearchiveerd in ordners.

Nu is dat hele proces digitaal ingericht. Facturen worden digitaal verwerkt en geaccordeerd en worden boekingen automatisch klaargezet voor de boekhouding.
Volgens Sari van Bregt, verantwoordelijk voor de administratie, is dit erg handig: ‘Wij hebben zowel Nederlands als Finse leveranciers. Zij kunnen ook zelf de facturen per e-mail of electronisch bij Heeros aanleveren. Papieren facturen scan ik in een batch naar pdf en e-mail ze naar Heeros. Daar worden ze automatisch herkent. Vervolgens komen ze in Circula, de online applicatie waar de accordering plaatsvindt. Facturen kunnen online worden ingezien en geaccordeerd door zowel het personeel in Rotterdam als door de boekhouder en directeur die in Belgie wonen. Ook is het handig dat bij evenementen of projecten zoals de recente verbouwing extra gebruikers tijdelijk kunnen worden toegevoegd’.

Het Finse huis ontvangt tussen de 20 en 50 inkoopfacturen per maand. In december zijn dit er rond de 100 als de jaarlijkse kerstmarkt wordt georganiseerd. Na verwerking worden alle facturen gearchiveerd in het online archief van Heeros.