Fabienne Chapot is de oprichtster en CEO van het gelijknamige fashion label. In 2006 vond de oprichting plaats, toen nog onder de naam ‘Fab.’. Het label, gevestigd in Amsterdam, staat bekend om kleding en accessoires met uitgesproken kleuren, prints en details.
De financiële administratie wordt gevoerd in Exact Online. Maandelijks worden er 400 inkoopfacturen verwerkt over meerdere administraties.
Danny Buijs, controller bij Fabienne Chapot, legt uit welke uitdagingen er waren voor de samenwerking met Heeros: “Voorheen kwamen de inkoopfacturen decentraal via e-mail binnen bij de verschillende inkopers. Aangezien deze personen veelal onderweg zijn bleven facturen te vaak te lang hangen voordat ze geaccordeerd naar mij werden doorgestuurd en ik ze financieel kon verwerken. Dit met alle gevolgen van dien.”
“Met Heeros hebben we het proces weten te centraliseren. Ik ontvang als eerste de door Heeros uitgelezen facturen met een boekingsvoorstel in Heeros Inkoopfacturen, waar ik een scherm alle onderhanden facturen kan zien. Nadat ik de facturen heb gecontroleerd zet ik deze door in de voorgedefinieerde goedkeuringsflows naar de verschillende belanghebbenden. Na goedkeuring zorgt de realtime koppeling voor het verzenden van de boekingsregels van de betreffende facturen, inclusief de bijbehorende pdf, naar Exact Online. Het digitaal archief Heeros Archief, waarin de facturen vervolgens worden opgeslagen, biedt het grote voordeel dat de facturen ook eenvoudig te raadplegen zijn door die medewerkers die geen toegang hebben tot Exact Online.”
“Met de Heeros mobile app hebben wij het omvangrijke papieren declaratieproces kunnen automatiseren. Met de app kunnen de bonnen direct gedigitaliseerd in Inkoopfacturen worden aageboden. Bonnetjes raken niet meer kwijt en de medewerkers ontvangen sneller de verrekening.”
“De implementatie werd door Heeros verzorgd. Voordeel hiervan is dat we snel van start konden in een optimaal ingerichte omgeving. De bijbehorende training zorgde ervoor dat de applicaties snel door alle medewerkers werden geadopteerd.”
