Peppol - mikä, miksi ja miten?

Jos yrityksesi laskuttaa ulkomaisia yrityksiä tai julkisen sektorin organisaatioita Suomessa, muualla Euroopassa tai globaalisti tietyissä maissa, saatat törmätä vaatimuksiin tai suosituksiin siirtyä käyttämään Peppol-verkkolaskutusta.

Valtiokonttorin mukaan Peppolin laajamittainen käyttöönotto tarjoaa merkittäviä hyötyjä ja Suomessa sen arvioidaan vapauttavan vuosittain jopa 2,7 miljardin euron edestä työtunteja.

Peppolin merkitys yrityksille tulee olemaan suuri, sillä se tarjoaa tavan lähettää tilauksiin, toimituksiin ja laskuihin liittyviä sanomia, jotka noudattavat yleistä standardia. Tieto joudutaan syöttämään vai kerran ja sitä kuljetetaan tilauksesta maksuun ja laskusta kassaan -prosessien läpi.  

 

Mikä Peppol on?

Peppol lyhyesti

Peppol on lyhenne, joka esiintyy yhä useammin kansainvälisestä taloushallinnosta ja laskutuksen saralla verkkolaskutuksesta puhuttaessa.

Peppol eli Pan European Public eProcurement On-Line on lyhyesti sanottuna kansainvälinen viestintäinfrastruktuuri ja verkosto sähköisten asiakirjojen kuten verkkolaskujen välittämiseen. Peppol-verkoston perusrakenteen muodostavat niin sanotut Access Point -pisteet, joiden avulla eri järjestelmät voivat kommunikoida keskenään standardisoidulla tavalla.

Toisin kuin suljetuilla lähdekoodeilla suojatut verkkolaskutusverkostot kuten pääasiassa suuryrityksissä käytetty EDI (Electronic Data Interchange), Peppol on täysin avoin verkosto.

Laskutuksessa Peppol toimii samalla periaatteella kuin perinteinen suomalainen verkkolaskutus operaattoreiden välillä: sinun tehtäväsi on huolehtia laskun lähettämisestä ja vastaanottamisesta, Heeros hoitaa kaiken muun laskutuksen taustaprosesseihin liittyvän yksinkertaisesti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti.

Peppol-verkostossa toimivat vain organisaatiot. Peppol-verkostossa ei siis voi toimia yksityishenkilöitä. 

Peppolin taustaa

Peppolin historia juontaa juurensa vuoteen 2008, jolloin se oli osa Euroopan komission johtamaa hanketta, jonka tavoitteena oli luoda tehokkaampi ja yhtenäisempi tapa hoitaa julkisen sektorin sähköiset hankinnat EU:n sisällä.

Vuonna 2012 Peppol-verkoston hallinta siirtyi OpenPeppol-yhdistykselle, joka on voittoa tavoittelematon järjestö. Sen jäseninä on sekä julkisia että yksityisiä organisaatioita. Tämän muutoksen myötä Peppolista tuli kansainvälinen standardi, joka on käytössä laajennettu myös Euroopan ulkopuolisissa maissa, kuten Australiassa, Singaporessa, Kanadassa ja Yhdysvalloissa.
Nykyään Peppol onkin olennainen osa monien maiden taloushallinnon infrastruktuuria, ja sen käyttö ja merkitys on kasvussa.

Peppol on verkosto ja Peppol on sanomia

Peppol-verkosto

Peppol on siis kansainvälinen verkosto, jonka kautta voi välittää tuotekatalogeja, tilauksia, tilausvahvistuksia, laskuja ja logistiikan dokumentteja. Näiden dokumenttien rakenteet noudattavat Peppol-määrityksiä eli standardeja. 

Peppol-nimeä käytetään usein harhaanjohtavasti myös Peppol-verkostossa lähetettävien dokumenttien muodosta. Itse asiassa kyseinen formaatti tottelee nimeä Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), ja se toimii niin Peppol-verkostossa kuin sen ulkopuolellakin.

Peppol-sanomat

Peppol-verkostossa sanomat lähetetään operaattoreiden (Access Point/Service Provider) kautta. Tätä kautta sanomia voi lähettää kaikille Peppol-verkostoon kuuluville organisaatioille. Peppol-verkosto on analoginen suomalaiselle verkkolaskutukselle. Peppolin myötä verkkolaskujen lisäksi operaattoreiden kautta voi lähettää myös esim. tuotekatalogeja tai tilauksia.

Peppol-verkoston hallintamalli

Kansainvälinen Peppol-verkosto

Kansainvälistä Peppol-verkostoa hallinnoi Belgiaan rekisteröity OpenPeppol-yhdistys. Yhdistys koordinoi ja ohjaa Peppolin toimintaa ja kehitystä.

Maakohtaiset Peppol-viranomaiset

Maakohtainen Peppol-viranomainen toimii yhdessä OpenPeppol-yhdistyksen kanssa hallinnoiden Peppol-toimintaa omassa maassaan. Suomessa Valtiokonttori on kansallinen Peppol-viranomainen. 

Varsin yleinen väärinkäsitys on, että koska Peppol on kansainvälinen, sitä käytettäisiin kaikkialla samalla tavalla. Totuus on kuitenkin se, että maasta ja laeista riippuen sovellettavat operatiiviset vaatimukset, tekniset vaatimukset ja turvallisuusvaatimukset vaihtelevat. 

📌 Suomen valtio siirtyi 1.4.2024 käyttämään Peppol-verkostoon perustuvaa sähköistä tilausprosessia. Aluksi tämä koskee puitesopimuksia, mutta laajenee koskemaan kaikkia uusia hankintasopimuksia 2026 mennessä. 

Peppol-operaattorit

Peppol-sanomia välittävät operaattorit (Access Point/Service Provider). Ne ovat rekisteröityneet ja sertifioitu toimimaan Peppol-verkostossa.

Peppol-käyttäjät

Varsinaisia Peppolin käyttäjiä ovat yritykset ja organisaatiot, jotka lähettävät ja vastaanottavat Peppol-sanomia.

Miksi Peppolia kannattaa hyödyntää verkkolaskutuksessa?

Verkkolaskutus ja Peppol

Verkkolaskutus on olennainen osa liiketoiminnan sähköistämistä – onhan laskuttaminen täysin sähköisesti huomattavasti nopeampaa, kustannustehokkaampaa ja luotettavampaa kuin esimerkiksi sähköpostitse lähetetyt PDF-laskut. Lisäksi verkkolaskun lähetyksestä jää aina sähköinen jälki, jonka avulla sen perillemeno on helppo todentaa.

Suomessa verkkolaskuja voi jo nyt lähettää Peppol-muodossa. Suurin osa verkkolaskuoperaattoreista pystyy muuntamaan Peppol-muotoisen laskun Finvoice- tai TeappsXML-muotoon. Peppol on yksi formaatti näiden kahden lisäksi kaikkien formaattien ollessa yhteensopivia. 

Kansainvälinen toiminta ja Peppol

Kansainvälisesti toimivan yrityksen kannattaa varmistaa kyvykkyytensä laskuttamiseen Peppolin kautta, sillä siitä on tullut vakiintunut ja jo nyt verraten laajasti laajasti käytetty tapa laskujen välitykseen. Julkishallinnon lisäksi myös yritykset suosivat verkkolaskutusta, ja Peppol on yhä useammin niidenkin valinta.

Peppolista on kovaa kyytiä tulossa aidosti maailmanlaajuinen verkosto, joka kasvaa koko ajan sekä Euroopassa että Euroopan ulkopuolella. Muun muassa Japani kehittää Peppoliin perustuvaa verkkolaskutusta. Tällä hetkellä Peppol on käytössä yli 30 Euroopan maassa ja niiden lisäksi Australiassa, Kanadassa, Uudessa-Seelannissa, Singaporessa, Etelä-Afrikassa ja USA:ssa.

Vaikka Peppol on kansainvälinen ja standardoitu konsepti, on kuitenkin hyvä muistaa, että esimerkiksi tietosisällön vaatimusten suhteen saattaa esiintyä joitakin maakohtaisia eroavaisuuksia. Voit seurata verkkolaskuvaatimuksia Euroopassa sivuiltamme löytyvän kartan ja listauksen avulla, mutta asiantuntijamme ovat myös aina valmiita auttamaan. 

📚 Kansainvälinen verkkolaskutus käyntiin: termit, käytännöt ja vinkit

Miten Peppol-laskuttamisen saa käyttöön?

Peppol-laskujen vastaanottaminen edellyttää rekisteröitymistä

Jos yrityksesi haluaa vastaanottaa sähköisiä Peppol-laskuja, se voi rekisteröityä maksutta Peppol-verkostoon, jolloin vastaanotettavat laskut osataan reitittää oikealle vastaanottajalle. Tällöin tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa Peppol-laskuja lisätään myös Peppol Directory -hakemistoon.

Verkkolaskujen lähettäminen Peppol-verkostoon kuuluville yrityksille onnistuu puolestaan ilman rekisteröitymistä. Peppol-rekisteröityneiden yritysten verkkolaskuosoitteet näet Peppol Directory -hakemistosta.

Peppol helposti käyttöön

Heeroksen asiakkaana Peppol-laskutuksen aloittaminen sujuu erittäin helposti. Aloittamiseen riittää, että teet Heerokselle tukipyynnön Peppolin käyttöönotosta, minkä jälkeen Heeros hoitaa pääsääntöisesti loput: Peppol-kyvykkyys aktivoidaan kumppanin kanssa palvelukokonaisuuteesi, laskujen vastaanottajatietoihin lisätään tarvittavat Peppol-tiedot ja lisäksi varmistetaan, että laskujen tietosisältö on Peppol-vaatimusten mukainen.

Kysy lisää Peppolista omalta Heeros-yhteyshenkilöltäsi.

Mainitaan vielä, että saat Heerokselta kaikki taloushallinto-ohjelmat integraatioineen, joita kansainvälinen yritys tarvitsee osto- ja myyntilaskujen sähköistämiseen.

🌍 Tutustu kansainvälisten yritysten ohjelmistoihin

Yhteenveto - Peppolin edut

Peppolin käyttöönotto tarjoaa yrityksille ja julkisille organisaatioille monia etuja:

• Yhtenäinen standardi: verkkolaskujen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihto kansainvälisesti.
• Tehokkuus: mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan asiakirjojen käsittelyn.
• Virheiden väheneminen: manuaalisten käsittelyvirheden väheneminen parantaa prosessin luotettavuutta.
• Laaja yhteensopivuus: helppo integroida eri taloushallinnon järjestelmiin.
• Kansainvälinen ulottuvuus: tukee yritysten laajentumista ja sujuvoittaa kansainvälistä kauppaa.