Heeros on pyörittänyt Jyväskylässä pääkäyttäjäpalvelua jo kuusi vuotta ja juomme perjantaina kakkukahvit miljoonan käsitellyn laskun kunniaksi. Valtaosa tästä pääkäyttäjäpalvelusta on ostolaskupalvelua, joka taas on paperisten ostolaskujen skannausta tai PDF-laskujen käsittelyä.
Onko skannaus kuitenkin häviämässä?
Skannauksen kuolemaa on julistettu jo pitkään. Selvää on, että se mikä voi mennä digitaaliseksi menee digitaaliseksi. Kyse on lähinnä vain siitä, milloin se tapahtuu. Suomessa toimiva yritys saa melkeinpä toimialasta riippumatta vähintään puolet laskuistaan sähköisenä, 80–90 prosenttiinkin päästään aika helposti. Yksittäisessä yrityksessä paperilaskujen määrät ovat kuitenkin jo laskeneet voimakkaasti. Sen sijaan absoluuttinen skannattujen laskujen kokonaismäärä kasvaa koko ajan, yhä useampien yritysten siirtyessä digitaaliseen taloushallintoon.
Onko skannauksella ja skannauspalvelulla sitten tulevaisuutta? Tarkastellaan asiaa vaikkapa kuvitteellisen Acme Oy:n kautta. Yritys on keskisuuri tukkukauppa, joka ostaa jonkun verran tavaraa ulkomailta. Käytössä on ERP-järjestelmä ja siihen yhdistettynä ostolaskujen kierrätysohjelmisto. Laskuja kiertää kuukaudessa noin 200 ja niistä saadaan verkkolaskuina noin 80 prosenttia, eli melkein kaikki kotimaasta tulevat laskut.
Acme Oy:n laskuista osa siis tulee ulkomailta. Valitettavasti Suomen rajojen ulkopuolella aito verkkolasku on PK-kentässä vielä käytännössä tuntematon käsite. Heeros tekee asian muuttamiseksi kovasti töitä Euroopassa, mutta ulkomailta ostettaessa lasku tupsahtaa nykyään lähes poikkeuksetta PDF-tiedostona sähköpostiin. Ulkomailta tulevat laskut on siis skannattava tai käsiteltävä tunnistusohjelman kautta – ja tarkemman mielipiteeni PDF-laskun merkityksestä taloushallinnon digitalisaatiossa voit lukea täältä.
Ostolaskupalvelu takaa oikean prosessin
Ostolaskupalvelu itse asiassa tarkoittaa Heeroksella paljon muutakin kuin skannausta. Nimensä mukaisesti hoidamme ostolaskuprosessia, eli varmistamme ostolaskujen siirtymisen kiertoon oikein. Ostolaskupalvelu voi myös sisältää skannauksen lisäksi verkkolaskuliikenteen valvontaa ja aktivointia sekä toimittajarekisterin ylläpitoa. Esimerkiksi Acme Oy:lle perustetaan skannauksen tai verkkolaskun saapumisen yhteydessä toimittajat kierrätysohjelmistoon, mistä ne aikanaan perustuvat ERP:iin. Lisäksi kotimaiset paperilaskujen lähettäjät kontaktoidaan ja heiltä pyydetään sähköistä laskua. Laskuliikenteen valvonta on tärkeää, sillä pieni virhe prosessin alkupäässä voi johtaa pahimmillaan jopa laskun maksamiseen väärälle toimittajalle. Rahat saadaan ajallaan takaisin, mutta aikaa siinä voi kulua. Siksi Acme Oy haluaa laatua omaan ostolaskuprosessiinsa.
Kannattaako skannaus ulkoistaa?
Pitäisikö skannata itse vai käyttää skannauspalvelua? Sanotaan, että euro on hyvä konsultti ja tottahan se on. Kannattaako Acme Oy:n sitten maksaa palvelusta, jos vain 20 prosenttia laskuista tulee paperisena tai PDF-tiedostoina? Ajallisesti tuossa määrässä ei kovin kauan mene, mutta kun puhutaan ostolaskuprosessista laskut pitää saada kiertoon nopeasti. Muuten vaarana on maksumuistutukset ja viivästyskorot, jopa perintäkirje ja -kulut. Lisäksi jonkun tehtävänä on hoitaa ne laskut kiertoon ja tälle ihmiselle on oltava varahenkilö. Skannausohjelman osaamisen ylläpitämisen ja varajärjestelyiden kulut ovat myös varmasti isommat kuin skannauspalvelun kulut. Siksi Acme:n kannattaa ulkoistaa skannaus.
Vastaus jo esitettyyn kysymykseen ”Onko skannaus kuitenkin häviämässä?” on siis kyllä. Mutta sitä odotellessa ostolaskupalvelu elää, kasvaa ja voi hyvin.
