Ohjelmistojen kilpailutuksessa tulee turhan usein vastaan yrityksiä, jotka ovat kiireellä ja suunnittelematta lähteneet kilpailuttamaan taloushallinnon ohjelmistoja. Kilpailutus saatetaan aloittaa pyytämällä heti tarjous tai demoesittely, sillä ajatellaan, että tämä olisi tehokas oikotie onneen. Päinvastoin - pahimmillaan, hätäisellä mutkat suoraksi ajattelulla ohjataan yrityksen taloushallinto ulos radaltaan yhtä nopeasti kuin auto talvisessa lumipyryssä. Tai lievimmillään sidotaan organisaation henkilöiden työtunteja tuottamattomaan työhön pitkäksi aikaa.
Hyvin suunniteltu on puoliksi kilpailutettu
Kilpailutukseen lähdettäessä on yrityksessä hyvä tehdä jo muutama asia ennen palveluntarjoajien kontaktointia. Kun yrityksen tarpeet ja hankinnan tavoitteet ovat sisäisesti mietitty sekä projektin toteuttamiselle on varattu aikaa ja avainhenkilöt, voidaan kilpailutus toteuttaa kustannustehokkaasti.
Olemme koostaneet avuksesi 10 askeleen muistilistan, jonka avulla ohjelmistojen kilpailutus helpottuu ja yrityksessänne vältytään suurimmilta sudenkuopilta. Hyvin pohjustettu työ antaa oivat eväät lähdettäessä kirjavaan kilpailutuksen maailmaan.
10 askelta taloushallinnon ohjelmistojen onnistuneeseen kilpailutukseen
1. Perusta projekti ja määrittele vastuut
Perusta projekti, johon nimeät mukaan tarvittavat henkilöt määriteltyine vastuineen kilpailutuksen eri vaiheissa. Pyri siihen, että kesken projektin et joudu ottamaan uusia henkilöitä mukaan, siten vältyt jo läpikäytyjen asioiden kertaamiselta ja aikataulusi pitävät. Tärkeintä on, että mukana projektissa ovat päätöksentekijät sekä nykyisten ja mahdollisten tulevien järjestelmien Heavy userit.
2. Määrittele hankinnan tavoite
Miettikää minkälaisia tarpeita ja tavoitteita hankinnalle asetetaan. Otetaanko käyttöön kokonaisohjelmisto vai tarvitaanko vain täydentäviä ohjelmia nykyisen rinnalle. Ravistelkaa rutiineja, Voisiko esimerkiksi matka- ja ostolaskut hoitaa tehokkaammin. On hyvä koostaa myös nykyisen järjestelmän kustannukset ja verrata niitä modernin ohjelmiston hintatasoon. Oli tavoitteenne mikä tahansa, käsitelkää asiat projektiryhmässä siten, että jokainen projektiin osallistuva on sisäistänyt selkeästi asetetut tavoitteet.
3. Valitse oikeat henkilöt ja johda projekti
Helposti voisi ajatella, että delegoimalla kilpailutuksen alkuvaiheen vaikka controllerille tai kirjanpitäjälle, säästää omaa työaikaa merkityksellisempiin tehtäviin. Tässä ajattelussa on riskinä, että delegoidun henkilön oman toimenkuvan motiivit tai mahdollinen muutosvastarinta saattavat ohjata projektia yhtiösi etujen vastaiseen suuntaan tai henkilön työaika ei yksinkertaisesti riitä perusteellisen pohjatyön tekemiseen. Valitse siis tarkasti muutosprojektiin sopivat henkilöt ja heille määritellyt vastuut.
4. Varaa projektiin riittävästi aikaa
Ohjelmiston valintaan on hyvä varata riittävästi aikaa, sillä monesti kilpailutus epäonnistuu juuri ajanpuutteen vuoksi. Käytettävän ajan määrä riippuu yhtiösi koosta ja kilpailutettavan ohjelmistohankinnan laajuudesta. Mikäli kilpailutus pitkittyy, voi tärkeitä asioita palveluntarjoajien vertailussa unohtua ja projektisi ottaa takapakkia.
5. Tee taustatutkimusta
Kunnolla tehty taustatutkimus säästää aikaasi projektin tulevissa vaiheissa. Selvitä ainakin toimijan tarjoamat palvelut, julkiset referenssit, yhtiön visio ja tulevaisuuden näkymät. Mieti kohtaako tarjonta kysynnän ja vastaako toimijan tapa tehdä töitä omia arvojanne. Sopimattomat vaihtoehdot kannattaa heti rajata pois. Muista myös hyödyntää sosiaalista verkostoasi sekä vaihtaa mielipiteitä ja kokemuksia projektiryhmässä.
6. Päätä kilpailutuksen kisaajat
Vaikka taustatutkimuksen perusteella nousisi jo selkeä ykkösvaihtoehto, on hyvä varmistaa päätös vielä kilpailutuksella. Kahdesta neljään palveluntarjoajaa on useimmiten sopiva määrä, joiden kanssa keskustelut kannattaa aloittaa. Päätä siis kenen kumppaneiden ohjelmista haluat kuulla lisää.
7. Sovi kartoitustapaaminen
Hyvällä kartoituksella varmistetaan jo alkuvaiheessa, että tekniset ratkaisut ja prosessit ovat varmasti yrityksellesi sopivia. Ratkaisumyyjät ovat asiakaspalvelijoita, jotka haluavat säästää sekä sinun että omaa työaikaansa. Mikäli tarjonta ei vastaa yrityksenne tarpeita, säästyy kaikkien työaikaa, kun demo ja tarjousvaihe voidaan tällöin unohtaa.
8. Pyydä demot ja tarjoukset
Pyydä sopivilta ehdokkailta demoesittely sekä tarjous tarpeidenne pohjalta. Eri palveluntarjoajien hinnoittelut ja ratkaisut eroavat hyvin paljon toisistaan. Varsinkin peruspalvelun ja lisäpalvelun rajanveto poikkeaa merkittävästi eri tarjoajien välillä. Vain tutustumalla sekä demoon että tarjoukseen, saat riittävän kattavat tiedot päätöksentekoon ja vältyt epämiellyttäviltä yllätyksiltä.
9. Ota vastaan tarjouksen esittely
Tarjous ei ole hinnasto. Ota aina vastaan esittely niin saat selkeän kuvan mitä saat ja mihin hintaan. Piilokulut tai yllättävät lisäkustannukset ovat asioita, jotka tulee selvittää eri tarjousten vertailun mahdollistamiseksi. Laadi halutessani laskelmia ja monivertailuja Exceliin.
10. Tee päätös
Päätös ohjelmistotoimittajasta on hyvä tehdä heti vertailun jälkeen, kun vaihtoehdot ovat vielä tuoreessa muistissa. Pitkittyneellä päätöksellä asiat ja muistikuvat esityksistä ja demoista unohtuvat, jolloin riski huonon päätöksen tekemiseen kasvaa. Muista, että ohjelmistomyyjien ratkaisun esittely hallitukselle on parempi vaihtoehto kuin kasa eri toimijoiden tarjouksia neukkarinne pöydällä.
**
Kun mietit taloushallinnon uusia työkaluja tai Heeros-käyttösi laajentamista, ota yhteyttä. Kartoitetaan ohjelmistojen ja integraatioiden tarve sekä hahmotellaan yhdessä paras mahdollinen ratkaisu. Siitä se tehokkaampi arki alkaa.
Vaihtaminen Heerokseen on nyt helppoa! Lue, miten se onnistuu >>
