Este artículo explora las dificultades típicas que enfrentan las pymes (pequeñas y medianas empresas) al manejar la facturación de ventas internacionales entre empresas (B2B) y las cuentas por cobrar, y describe las soluciones a estos desafíos.
Desafíos comunes en la facturación de ventas internacionales
A principios de 2024, Heeros llevó a cabo una investigación para identificar los principales problemas que enfrentan las pequeñas y medianas empresas finlandesas en la facturación de ventas y cuentas por cobrar a nivel internacional. Hemos seleccionado algunas declaraciones de directores financieros de estas empresas que reflejan con precisión la situación general.
Desafío 1: Manejo inconsistente de la facturación y cuentas por cobrar por parte de las filiales
Es una ocurrencia frecuente que las filiales manejen su facturación y cuentas por cobrar a través de métodos y prácticas comunes en su país, lo que conduce a una supervisión limitada por parte de la oficina central sobre estos procesos. Este es un resultado natural, ya que las empresas tienden a priorizar sus operaciones principales sobre la alineación de diferentes sistemas y procesos de soporte durante su expansión internacional. Sin embargo, este enfoque está lejos de ser ideal. Por lo general, resulta en una mezcla caótica de sistemas y proveedores, cada uno moldeado por los métodos operativos únicos de un país. Esta complejidad dificulta la visibilidad clara, la gestión eficiente y la capacidad de de hacer crecer la organización de manera efectiva.
La facturación electrónica no funciona fuera de Finlandia.
Reto 2: Mandatos de facturación electrónica en constante evolución
Más allá de los obstáculos internos discutidos anteriormente, el panorama de regulaciones internacionales, con sus matices específicos de cada país, introduce una complejidad adicional. Un número creciente de naciones europeas están adoptando o considerando la implementación de mandatos de facturación electrónica. Estos mandatos permiten a las autoridades exigir que las empresas tengan la capacidad de emitir, recibir y/o reportar facturas electrónicamente y siguiendo un estricto conjunto de requisitos.
Las características típicas de estos mandatos incluyen:
- Un formato de datos estructurados estandarizado para facturas.
- El requisito de procesar facturas directamente a través del sistema de la autoridad tributaria o de reportar estas facturas en tiempo real (o casi en tiempo real).
- Una implementación gradual, dirigida primero a las grandes corporaciones y luego a las pequeñas empresas en olas posteriores. Las empresas que operan en países que se espera que introduzcan un mandato de facturación electrónica en los próximos años, como Alemania, Polonia, España, Bélgica y Francia, necesitan comenzar los preparativos con suficiente antelación.
Mantenerse al día con los diversos mandatos de facturación electrónica en diferentes países requiere un esfuerzo constante para monitorear estas regulaciones y adaptarse a los cambios a medida que surgen.
Además, mientras la Unión Europea trabaja hacia la estandarización de la facturación electrónica y la presentación electrónica a través del paquete normativo del IVA en la Era Digital (ViDA por sus siglas en inglés), no se espera una implementación completa hasta entre 2030 y 2032. Hasta entonces, las prácticas y normas para la facturación electrónica y la presentación electrónica variarán entre los estados miembros de la UE.
Desafío 3: Falta de un enfoque unificado pero práctico
El enfoque predominante para la facturación de ventas, "cada país por su cuenta", está volviéndose cada vez más costoso, no transparente y desafiante de gestionar para muchas empresas. En casos extremos, este estilo puede incluso llevar a sanciones severas o incluso interrumpir las operaciones comerciales si los clientes comienzan a rechazar facturas que no cumplen con mandatos específicos.
Históricamente, las empresas han optado por una de dos estrategias para abordar este problema:
- Implementación del mismo sistema ERP en todos los países
- Adopción de soluciones autónomas específicas para cada país.
La estrategia centralizada, aunque uniforme, viene con su propio conjunto de inconvenientes, como gastos elevados, proyectos de implementación de ERP prolongados, un alto riesgo de fracaso del proyecto, flexibilidad limitada y dificultades para abordar necesidades específicas como la facturación electrónica o la conectividad bancaria.
Por otro lado, el enfoque descentralizado, con soluciones adaptadas a cada país, conlleva una mezcla confusa de sistemas y socios, informes retrasados y informes y una falta general de visibilidad en todas las operaciones.
La solución: un proceso unificado de factura a efectivo (I2C)
Considere una empresa que opera en tres países diferentes, cada uno con su enfoque único para manejar las facturas:
- En el País 1, utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), junto con un servicio local de factura electrónica y un proveedor de conexión bancaria.
- En el País 2, el proceso de facturación se subcontrata por completo a una firma local de contabilidad, que luego informa mensualmente a la oficina central de la empresa.
- En el País 3, un empleado local gestiona manualmente todas las tareas utilizando un software local de contabilidad y facturación, enviando principalmente facturas a los clientes por correo electrónico.
Al adoptar el servicio de Facturación de Ventas de Heeros, la empresa puede estandarizar sus procesos de facturación y cobro en todos estos entornos diversos, facilitando la facturación electrónica en cada país y minimizando el trabajo manual. Aunque las tareas contables siguen siendo gestionadas localmente, la integración con el servicio de Facturación de Ventas de Heeros agiliza estos procesos..png?width=630&height=250&name=Screenshot%20(19).png)
Este enfoque no solo garantiza una total transparencia sobre la facturación de la empresa y cuentas por cobrar en todos los países, sino que también respalda la facturación electrónica flexible y conforme a las normas a un coste asequible. Además, simplifica la variedad de proveedores y sistemas, mejorando la eficiencia operativa al estandarizar las prácticas de gestión financiera en toda la organización.
