Blogi

Kolme yleisintä kansainvälisen myyntilaskutuksen haastetta

"Olisihan se täydellinen unelma, jos näkisin kaikkien maiden laskutuksen ja saatavien tilanteen reaaliaikaisesti yhdestä järjestelmästä."

Nuutti Rautiainen
Nuutti Rautiainen  | 7 min lukuaika

Tässä artikkelissa keskustelemme keskisuurten yritysten kansainvälisen myyntilaskutuksen yleisistä haasteista ja esittelemme, kuinka ne on mahdollista ratkaista. 

Kansainvälisen myyntilaskutuksen yleiset haasteet

Heeros teki alkuvuodesta 2024 selvityksen suomalaisten kansainvälisesti toimivien pk-yritysten myyntilaskutuksen kipupisteistä. Olemme poimineet tähän muutamia sellaisia yritysten talousjohtajien kommentteja, jotka heijastelevat hyvin yleistilannetta.

Saan kerran kuussa Excel-raportit maayhtiöistä.

Haaste 1: Maayhtiöt pyörittävät myyntilaskutusta ja myyntireskontraa omilla tavoillaan

Varsin yleinen tilanne on se, että maayhtiöt pyörittävät laskutusta ja myyntireskontraa maakohtaisten ratkaisujen avulla, eikä tekemiseen ole kovin hyvää näkyvyyttä pääkonttorista käsin.

Tilanne on inhimillinen, sillä kansainvälistyessään yritykset ymmärrettävästi keskittyvät ydinliiketoimintaansa erilaisten järjestelmien ja tukiprosessien sijaan. Tilanne on myös epäoptimaalinen, sillä lopputuloksena on usein maakohtaisten toimintamallien synnyttämä järjestelmä- ja toimittajaviidakko. ​Niin näkyvyys, johtaminen kuin organisaation skaalautuvuus kärsivät kompleksisuudesta.

Verkkolaskutushan ei toimi Suomen ulkopuolella.

Haaste 2: Jatkuvasti muuttuva toimintaympäristö


Edellä esitettyjen nk. sisäsyntyisten haasteiden lisäksi kansainvälinen sääntely maakohtaisine variaatioineen tuo omia lisämausteita soppaan. Yhä useammat Euroopan maat implementoivat tai suunnittelevat verkkolaskumandaatteja. Niiden myötä viranomaiset voivat vaatia kykyä lähettää ja vastaanottaa tai raportoida laskuja sähköisesti tiukasti määritellyllä tavalla ja formaatissa.

Tyypillistä näille mandaateille on:
  • Standardoitu laskuformaatti.
  • Laskujen välitys verottajan järjestelmän kautta tai reaaliaikainen (tai lähes reaaliaikainen) raportointi verottajan järjestelmään.
  • Vaiheistettu implementointi: isot yrityksen ensin, pienemmät myöhemmin.

Valmistautuminen mandaatteihin on syytä aloittaa hyvissä ajoin, jos yrityksellä on toimintaa maassa, jossa verkkolaskumandaatti on odotettavissa parin vuoden sisällä. Näitä maita ovat mm. Saksa, Puola, Espanja, Belgia ja Ranska. 

Ajan tasalla pysyminen maakohtaisten verkkolaskumandaattien kanssa edellyttää tilanteiden systemaattista seurantaa sekä varautumista muutoksiin matkan varrella. EU ajaa verkkolaskutuksen ja sähköisen raportoinnin harmonisointia ViDA (VAT in Digital Age) -sääntelykokonaisuudella, mutta sen ennakoidaan astuvan voimaan vasta 2030-2032. Siihen asti EU-maissa on eri käytäntöjä ja standardeja sekä verkkolaskutuksen että sähköisen raportoinnin osalta.

Meillä kaikki toimii. Maayhtiöt ovat järjestäneet laskutuksen ja myyntireskontran itsenäisesti, minulla ei ole niistä sen tarkempaa käsitystä.

Haaste 3: Yhtenäisen realistisen ratkaisun puuttuminen

"Kukin maa parhaaksi katsomallaan tavallaan" -myyntilaskutusmalli on useimmille yrityksille   ellei juuri nyt niin pian   kallis, läpinäkymätön ja vaikeasti hallittava kokonaisuus. Pahimmillaan tämä toimintamalli voi mandaatin alaisissa maissa johtaa isoihin sakkoihin tai jopa liiketoiminnan pysähtymiseen kun asiakkaat eivät voi hyväksyä mandaatista poikkeavia laskuja.

Ratkaisujen osalta tilanne on pitkään ollut se, että yritykset ovat valinneet jomman kumman seuraavista lähestymistavoista:

  1. Yksi ja sama ERP- eli toiminnaohjausjärjestelmä kaikissa maissa.
  2. Maakohtaiset toisistaan riippumattomat ratkaisut.

Näistä ensimmäisen eli keskitetyn mallin haasteita ovat korkean hinnan, ERP-projektien pitkän keston ja epäonnistumisen riskin lisäksi joustavuuden puute ja toimintotasolla kyvyttömyys ratkaista verkkolaskutusta tai pankkiyhteyksiä. 

Hajautetun mallin eli maakohtaisten ratkaisujen ongelmia ovat jo aiemmin mainittu järjestelmä- ja kumppaniviidakko, raportoinnin hitaus ja yleinen näkyvyyden puute.



 

Ratkaisu on yhtenäinen laskusta kassaan -prosessi 

Otetaan esimerkki. Yrityksellä on toimintaa kolmessa eri maassa:

Maa 1: Toiminnanohjausjärjestelmä ja paikallinen verkkolaskuoperaattori sekä paikallinen pankkiyhteyksien tarjoaja.

Maa 2: Paikalliselle tilitoimistolle täysin ulkoistettu prosessi, kuukausittainen raportointi pääkonttorille.
 
Maa 3: Paikallinen työntekijä, joka hoitaa kaiken manuaalisesti käyttämällä paikallista kirjanpito- ja laskutusohjelmaa. Laskut lähetetään asiakkaille pääasiassa sähköpostitse.
 
Heeros Myyntilaskut -palvelun avulla yrityksen laskusta kassaan -prosessit (invoice-to-cash, I2C) saadaan yhtenäistetyksi ja verkkolaskututus mahdolliseksi kaikissa maissa. Lisäksi manuaalinen työ vähenee kautta linjan. Kirjanpito säilyy kunkin maan omissa käsissä, mutta ratkaisut integroidaan Heeros Myyntilaskut -palveluun.
 
Laskutusprosessi ennen ja jälkeen
 
Tämä kokonaisuus mahdollistaa paitsi 100 % näkyvyyden yrityksen laskutukseen ja myyntisaataviin kaikissa maissa, myös joustavan verkkolaskumandaattien tuen kohtuullisin kustannuksin. Lisäksi toimittaja- ja järjestelmäkokonaisuuden yksinkertaistuminen johtaa yrityksen taloushallinnon prosessien harmonisoitumisen kautta merkittävään toiminnan tehostumiseen.
 
Katso lyhyt englanninkielinen Heeros Myyntilaskut -esittelyvideo: 
 
HSI product overview thumbnail

 

Jaa artikkeli:

Kiinnostavia artikkeleita samasta aiheesta

Blogi
Kolme yleisintä kansainvälisen myyntilaskutuksen haastetta
Lue lisää
Blogi
Verkkolaskut pakollisiksi Saksassa vuoden 2025 alusta alkaen
Lue lisää
Blogi
Sähköinen laskutus kansainvälisen yrityksen arjessa
Lue lisää

Onko ajatuksissa toiminnan tehostaminen?

Aloitetaan käymällä nykytilanteenne ja toiveenne läpi, ja jatketaan kohti teille järkevintä ratkaisua. Varaa aika kalenterista tai lähetä meille viesti täyttämällä lomake.