Dit artikel onderzoekt de uitdagingen waarmee MKB's (kleine en middelgrote bedrijven) worden geconfronteerd bij het afhandelen van internationale business-to-business (B2B) verkoopfacturatie en debiteurenbeheer en geeft oplossingen voor deze uitdagingen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij internationale verkoopfacturering
In het begin van 2024 heeft Heeros onderzoek gedaan om de belangrijkste problemen te identificeren waarmee kleine en middelgrote Finse bedrijven worden geconfronteerd bij verkoopfacturering en debiteurenbeheer op internationale schaal. We hebben een paar uitspraken gekozen van CFO's van deze bedrijven die nauwkeurig de algehele situatie weerspiegelen.
Uitdaging 1: Inconsistent beheer van facturatie en debiteurenbeheer door dochterondernemingen
Het is een veelvoorkomend verschijnsel dat dochterondernemingen hun facturatie en debiteurenbeheer afhandelen via methoden en praktijken die gangbaar zijn in hun eigen land, wat leidt tot beperkt toezicht van het hoofdkantoor op deze processen. Dit is een natuurlijk gevolg, aangezien bedrijven doorgaans hun primaire activiteiten prioriteit geven boven het afstemmen van verschillende systemen en ondersteuningsprocessen tijdens hun internationale uitbreiding. Toch is deze benadering verre van ideaal. Het resulteert meestal in een chaotische mix van systemen en leveranciers, elk gevormd door de unieke operationele methoden van een land. Deze complexiteit belemmert duidelijk het zicht, efficiënt beheer en het vermogen om de organisatie effectief op te schalen.
Uitdaging 2: Voortdurend veranderend landschap van e-facturatievoorschriften
Naast de eerder besproken interne obstakels, introduceert het landschap van internationale regelgeving, met zijn landspecifieke nuances, extra complexiteit. Een toenemend aantal Europese landen nemen e-facturatievoorschriften aan of overweegt de implementatie ervan. Deze voorschriften stellen autoriteiten in staat om te eisen dat bedrijven de mogelijkheid hebben om facturen elektronisch te versturen, te ontvangen en/of te rapporteren en dit volgens een strikte set van vereisten.
Typische kenmerken van deze opdrachten zijn onder andere:
- Een gestandaardiseerd gestructureerd gegevensformaat voor facturen.
- De vereiste om facturen rechtstreeks via het systeem van de belastingdienst te verwerken of deze facturen in realtime (of bijna in realtime) te rapporteren.
- Een gefaseerde uitrol, gericht op grotere bedrijven eerst en kleinere bedrijven in latere fasen. Bedrijven die actief zijn in landen waar naar verwachting de verplichte e-facturatie in de komende jaren zal worden ingevoerd, zoals Duitsland, Polen, Spanje, België en Frankrijk, moeten ruim van tevoren beginnen met de voorbereidingen.
Om bij te blijven met de diverse e-factureringsverplichtingen in verschillende landen is een consistente inspanning nodig om deze regelgeving te monitoren en aan te passen naarmate ze zich voordoen.
Bovendien werkt de Europese Unie aan de standaardisatie van e-facturatie en e-rapportage via het BTW in Digital Age (ViDA) regelgevingspakket, maar volledige implementatie wordt niet verwacht vóór, maar ergens tussen 2030 en 2032. Tot die tijd zullen praktijken en normen voor e-facturatie en
e-rapportage variëren tussen EU-lidstaten.
Uitdaging 3: Een gebrek aan een eenduidige en praktische aanpak
De huidige aanpak van verkoopfacturering – "ieder land voor zich" – wordt steeds kostbaarder, niet-transparanter en uitdagender om te beheren voor veel bedrijven. In extreme gevallen kan deze stijl zelfs leiden tot zware boetes of zelfs verstoring van de bedrijfsactiviteiten als klanten beginnen met het afwijzen van facturen die niet voldoen aan specifieke voorschriften.
Historisch gezien hebben bedrijven gekozen voor een van de twee strategieën om dit probleem aan te pakken:
- Implementeren van hetzelfde ERP-systeem in alle landen.
- Adopteren van landspecifieke op zichzelf staande oplossingen.
De gecentraliseerde strategie, hoewel uniform, heeft zijn eigen set nadelen, zoals hoge kosten, lange ERP-implementatieprojecten, een aanzienlijk risico op projectmislukking, beperkte flexibiliteit en moeilijkheden bij het adresseren van specifieke behoeften zoals e-facturering of bankconnectiviteit.
Aan de andere kant leidt de gedecentraliseerde aanpak, met oplossingen op maat voor elk land, tot een verwarrende mix van systemen en partners, vertraagde rapportage en een algemeen gebrek aan toezicht over de activiteiten.
De oplossing: een eenduidig facturatie-tot-betaling (I2C) proces
Beschouw een bedrijf dat opereert in drie verschillende landen, elk met een unieke aanpak voor het verwerken van facturen:
- In land 1 wordt een enterprise resource planning (ERP)-systeem gebruikt, in combinatie met een lokale online facturatiedienst en een bankverbinding provider.
- In land 2 wordt het factureringsproces volledig uitbesteed aan een lokaal accountantskantoor, dat vervolgens maandelijks rapporteert aan het hoofdkantoor van het bedrijf.
- In land 3 beheert een lokale medewerker handmatig alle taken met behulp van lokale boekhoud- en factureringssoftware, waarbij voornamelijk facturen naar klanten via e-mail worden verzonden.
Door gebruik te maken van de Heeros Sales Invoicing-service kan het bedrijf zijn facturatie- en incassoprocessen standaardiseren in al deze diverse omgevingen, e-facturatie vergemakkelijken in elk land en handmatige arbeid minimaliseren. Hoewel boekhoudtaken lokaal worden beheerd, stroomlijnt de integratie met de Heeros Sales Invoicing-service deze processen..png?width=630&height=250&name=Screenshot%20(19).png)
Deze aanpak zorgt niet alleen voor volledige transparantie over de facturatie en debiteuren van het bedrijf in alle landen, maar ondersteunt ook flexibele en conforme e-facturatie tegen een betaalbare prijs. Bovendien vereenvoudigt het de mix van leveranciers en systemen, waardoor de operationele efficiëntie wordt verbeterd door financiële beheerspraktijken binnen de organisatie te standaardiseren.
