ERP-projekteille on monta toteutustapaa, ja nousevana trendinä on migroida taloushallinnon järjestelmät ensin eli edetä finance first. Lue, miten se auttaa yritystänne luomaan lisäarvoa nopeammin ja katso havainnollistava infograafi.
Yrityksillä on jo jonkin aikaa ollut paine modernisoida toiminnanohjauksen järjestelmiä. Pelkästään sanat ”ERP-projekti” tai ”meidän pitää vaihtaa ERP” saa monet hikoilemaan. Eikä mikään ihme, onhan kyse projektista, johon kuluu paljon aikaa, rahaa ja jossa on mukana sidosryhmiä enemmän kuin tarpeeksi. Me Heeroksellakaan emme voi kaikkea tätä muuttaa, mutta ehdotamme, että muutoshanke tehdään Finance First -mallilla. Tällöin yritys saa ajantasaista liiketoimintatietoa nopeammin ja näin koko hanke tuottaa lisäarvoa nopeammin.
Mitä Finance First -malli ERP-muutoshankkeissa käytännössä tarkoittaa?
Gartneria lainaten: ERP-strategiassa, joka on tehty Finance First -mallilla, otetaan ensimmäisenä käyttöön taloushallinnon moduuli. Siten mahdollistetaan nopeampi talousdatan yhtenäistäminen, jolloin voidaan osuvammin mitata yrityksen suorituskykyä.
Käytännössä siis taloushallinnon ohjelmistot priorisoidaan, jotta voidaan varmistaa, että koko ERP-projektin ajan on saatavilla ajantasaista ja hyvälaatuista dataa taloudesta. Ensimmäinen liiketoiminnan kannalta kriittinen go-live voikin olla tällöin jo 1-3 kuukauden päästä ERP-projektin aloituksesta.
Finance First -malli ei ole täysin uusi, mutta monet yritykset eivät välttämättä ole täysin tietoisia mitä vaihtoehtoja ERP-projekteille on. Kolme yleisintä lähestymistapaa on
- The Big Bang: kaikki julkaistaan kerralla ja samalla suljetaan vanha ERP,
- vanha ja uusi järjestelmä ovat hetken aikaa molemmat käytössä, kunnes vanha suljetaan,
- organisaation eri funktioiden moduulit muutetaan yksitellen.
Finance First kuuluu viimeiseen tapaan, mutta yleisempää on ollut aloittaa esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmästä. HR-kokonaisuus on yleensä melko pieni eikä niin monimutkainen, jolloin se on helppo vaihtoehto koko projektin ensimmäiseksi julkaistavaksi moduuliksi. Joskus tämä voikin olla järkevää, mutta usein enemmän hyötyjä olisi siitä, että taloushallinnon järjestelmät implementoidaan ensin.
Mitä hyötyä on implementoida taloushallinnon järjestelmät ensin?
Teilläkin todennäköisesti tulkitaan talousdataa ja -analytiikkaa paljon useammin kuin muutamia vuosia sitten, ja toiminnanohjausjärjestelmä on yksi analyysin tärkeimmistä datan lähteistä. Kuten todettua, kun taloushallinnon ohjelmat implementoidaan ensimmäisenä, dataa saadaan nopeammin ja sitä pystytään hallitusti seuraamaan koko ERP-projektin ajan. Se on myös laadukkaampaa heti alusta asti.
Tämä tarkoittaa sitä, että näkymä liiketoimintaan on luotettavampi ja oikeampi verrattuna siihen, että talousdataa tulisi ERP-projektin loppuvaiheessa viiveellä. Mitä enemmän liiketoiminnasta on tietoa, sitä paremmin voidaan varmistaa, että myös ERP-projektissa saavutetaan juuri se mitä halutaan ja lopulta, että tehdään päätöksiä, jotka tukevat yrityksen strategiaa.
Jos ERP-projekti aloitetaan perinteiseen tapaan itse toiminnanohjausjärjestelmästä, lisäarvoa syntyy hitaammin, ja on vaikeampi validoida tuottaako projekti todella sitä mitä haetaan. Lopputulos on siis epävarmempi verrattuna siihen, että edetään Finance First -mallilla.
Toiminnanohjauksen ja taloushallinnon integraatiot ovat oleellisia – ja ne voidaan hoitaa sinun puolestasi
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamista arvioidessa on hyvä miettiä vastaavatko ominaisuudet tarpeisiin, ja missä vaiheessa olisi hyvä ottaa erilliset järjestelmät esimerkiksi taloushallintoa varten käyttöön.
Ns. best-of-breed -järjestelmät, eli esimerkiksi täysin taloutta tai henkilöstöhallintoa varten suunnitellut järjestelmät, ovat yhä useamman yrityksen valinta ERP-järjestelmän rinnalle. Ja mikäpä sen parempi kuin rakentaa kokonaisuus juuri teille sopivista palasista, niillä ominaisuuksilla mitä tarvitaan. Esimerkiksi laskutuksessa voi olla tarve pystyä vastaamaan usean maan laskutusvaatimuksiin, mikä helpottuu kun käytössä on sitä varten kehitetty järjestelmä. Näissä tapauksissa integraatiot ovat avainasemassa.
Kuvitellaan, että olette tehneet päätöksen vaihtaa ERP ja samalla taloushallintoon otetaan omat järjestelmänsä. Parhaassa tapauksessa talouspuoli integroidaan ensin vanhaan ERPiin ja talousdata alkaa rullaamaan. Kun uusi ERP on otettu käyttöön, talouspuoli voidaan helposti - vain muutamassa päivässä - integroida siihen. Tämä onnistuu Heeros ERP Connector -palvelulla.
Palvelulla autamme yrityksiä tekemään ERP-muutoshankkeet talous edellä, ja siten myös tekemään liiketoiminnan kannalta parempia strategisia päätöksiä. Heeroksen valmiit integraatiopaketit ja integraatiotiimin asiantuntemus ovat sen kautta sinun käytössäsi. Älä odota ERP-projektin loppuun asti, että saat oikeasti luotettavaa tietoa taloudesta, vaan varmista, että saat sitä ensimmäiseksi.
