Käytännän opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon

Verkkolaskulakeja työstetään tai arvioidaan monessa maassa, mikä voi tarkoittaa merkittäviä muutoksia laskutuskäytäntöihin. Tässä artikkelissa käymme läpi mitä nämä muutokset käytännössä tarkoittavat ja miten niihin voi valmistautua.  ”Pakollisen pahan” voi kääntää mahdollisuudeksi automatisoida ja digitalisoida laskutusprosesseja kerralla. 

Sisältö:

1. Mitä verkkolaskumandaatti käytännössä tarkoittaa?
2. Näin pääset alkuun laskutuksen digitalisoinnissa
3. Oikean kumppanin avulla kehität verkkolaskutustasi vastaamaan tarpeisiisi yksittäistä mandaattia laajemmin

Mitä verkkolaskumandaatti käytännössä tarkoittaa?

Mandaatti on käytännössä virallinen käsky tai velvoite tehdä jotain. Verkkolaskutuksen osalta se tarkoittaa, että yritysten kaikki laskutus mandaatin vaikutusalueella täytyy tehdä sähköisesti eli verkkolaskuina. 

Mandaatin myötä vaaditaan ainakin näitä:

Lasku on oikeassa muodossa

Kaikki laskut pitää lähettää ennalta määritellyssä XML-muodossa Eurooppa-normin mukaisesti. Laskuille määritellään myös sisältövaatimukset sekä validointikriteerit mandaattikohtaisesti

Yritys pystyy myös vastaanottamaan verkkolaskuja

Kun verkkolaskujen lähetys tulee pakolliseksi, syntyy tarve myös pystyä vastaanottamaan  verkkolaskuja. Toisaalta, esimerkiksi Belgia ja Ranska ovat määritelleet lakiin myös kaikkia yrityksiä koskevan vaatimuksen verkkolaskujen vastaanottamisesta heinäkuusta 2024 alkaen. 

Mandaatissa voidaan vaatia myös:

Kansallisen verkkolaskualustan käyttämistä

On mahdollista, että verkkolaskut täytyy lähettää myös kansalliseen verkkolaskualustaan, jota hallinnoi tyypillisesti veroviranomainen. Välitysprosessi ja integraatiot kolmen sidosryhmän (lähettäjä, vastaanottaja ja veroviranomainen) voivat vaihdella mandaattien välillä. Esimerkiksi Italiassa ja Puolassa samaa viranomaisen alustaa käytetään myös laskujen välittämisessä ostajalle. 

Statusviestin lähettämistä ja vastaanottamista

Uusien jakeluvaatimuksien lisäksi yrityksiä voidaan vaatia lähettämään ja vastaanottamaan laskujen statusviestejä, kuten että lasku on vastaanotettu onnistuneesti, lasku on hylätty ja/tai jopa tietoja maksusta. 

Sähköistä allekirjoittamista ja arkistointia

Mandaatissa voidaan myös vaatia laskun sähköistä allekirjoittamista ja arkistointia tietyin erityisvaatimuksin. 

Näin pääset alkuun laskutuksen digitalisoinnissa

Kaikkien Euroopassa toimivien yritysten kannattaa ensimmäiseksi tietenkin arvioida mandaattien mahdollista vaikutusta omaan toimintaan. Voit aloittaa kartoittamalla, missä maissa yrityksellänne on liiketoimintaa nyt ja minne toimintanne voi laajentua seuraavien vuosien aikana. Näet sivuiltamme löytyvästä kartasta onko verkkolaskumandaatti odotettavissa lähivuosina niissä maissa.

Kartoituksen jälkeen siirrytään kunkin toimintamaan yhtiöiden teknisten valmiuksien arviointiin. Tarkista esimerkiksi, että lähetetäänkö ja vastaanotetaanko maayhtiössä jo verkkolaskuja. Jos kyllä, on seuraavaksi hyvä analysoida, kuinka paljon nykyisen verkkolaskun sisältö eroaa EU-normin mukaisesta verkkolaskusta, ja pystyykö ostoreskontra vastaanottamaan ja käsittelemään verkkolaskuja.

Teknisten valmiuksien lisäksi on erittäin tärkeää kartoittaa, onko yrityksessänne riittävästi osaavia työntekijöitä. Verkkolaskuprojektilla voi olla vaikutusta myös muihin kuin osto- ja myyntireskontran prosesseihin ja järjestelmiin, kuten toiminnanohjauksen, kirjanpidon ja hankinnan järjestelmiin sekä yrityksen master dataan. 

Yhteenvetona, aloita valmistelut Euroopan verkkolaskuvaatimuksia varten näin:

1.  Kartoita maat, joissa mandaatti on todennäköinen ja joissa yrityksellänne on liiketoimintaa nyt tai mahdollisesti tulevaisuudessa.
2. Tarkista, lähettääkö maayhtiönne jo verkkolaskuja ja vastaako sisältö EU-normin mukaista verkkolaskua.
3.  Tarkista, pystyykö ostoreskontra vastaanottamaan verkkolaskuja kaikissa toimintamaissa.
4.  Varmista, että sisäisesti on riittävästi resursseja myös taloushallinnon ulkopuolella.

Jos lopputulemana on, että toimenpiteitä tarvitaan, Heeros on apunasi. Työtä on paljon erityisesti silloin, jos huomaatte, että maayhtiössänne käsitellään vain PDF- tai paperilaskuja eikä osaavaa henkilökuntaa ole. Asiantuntijamme auttavat tunnistamaan puutteita sekä määrittämään järjestelmämuutosten ja integraatioiden tarpeet niin, että ne tukevat liiketoimintaasi parhaiten.  

Jos sekä myynti- että ostoreskontrassa pystytään käsittelemään verkkolaskuja, ja henkilöstöllä on kokemusta verkkolaskuvaatimusten tuomien muutosten hallinnoinnista, on tilanne hyvällä mallilla. Tarkista kuitenkin, miten nykyinen verkkolaskukumppanisi on valmistautunut tukemaan yritystänne tulevien mandaattien kanssa, millaisia lisäpalveluita mahdollisesti tarvitaan ja millaista projektia yrityksenne kohdalla voisi odottaa. Tässä vaiheessa voi käydä ilmi, ettei nykyinen kumppanisi pysty tukemaan yritystänne muutoksessa haluamanne tavalla.

Oikean kumppanin avulla kehität verkkolaskutustasi vastaamaan tarpeisiisi yksittäistä mandaattia laajemmin

Millään palveluntarjoajalla ei ole olemassa täysin valmista pakettia kaikkia mandaatteja ja täysin uusia verkkolaskumalleja varten, vaikka verkkolaskumandaatit ovat yleisiä maailmanlaajuisesti. Tämä johtuu siitä, että paikalliset viranomaiset tekevät paljon muutoksia vielä viime hetkilläkin. Joissain tapauksissa ennen mandaattia on aloitettu vapaaehtoisuuteen perustuva verkkolaskusuositus, joka helpottaa valmistautumista, mutta aina näin ei ole.

Toisin sanoen, kaikki tähtäävät liikkuvaan maaliin, mikä edelleen lisää talousjohtajien epävarmuutta. Siksi on erityisen tärkeää aloittaa valmistautuminen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja varmistaa, että yrityksellänne on tarvittavat perusvalmiudet verkkolaskutukseen. Niiden avulla tulevien velvoitteiden täyttäminen maasta riippumatta helpottuu merkittävästi. Perusvalmiudet voit varmistaa laskutusohjelman ja sopivan kumppanin valinnalla. 

Verkkolaskumandaattia ei pidä ajatella vain velvoitteena, vaan mahdollisuutena automatisoida ja digitalisoida yrityksen taloushallinnon prosesseja. Silloin muutosta lähestytään kokonaisvaltaisemmin eikä keskitytä vain mandaatin mininivelvoitteiden täyttämiseen. Kun automaatiota nostetaan verkkolaskutuksessa, myyntilasku- ja ostolaskuprosesseissa, yrityksen toiminta tehostuu. Se mahdollistaa entistä ketterämmän toiminnan ja jopa kilpailuedun saavuttamisen. 

Suosittelemmekin, että toimit kumppanin kanssa, joka on sitoutunut edistämään liiketoimintaanne ja on luotettava, mutta myös joustava. Muutosten keskellä on tärkeää, että kumppanisi pystyy reagoimaan nopeasti ja resursseja on riittävästi. Heeros tekee yhteistyötä läheisesti OpenTextin kanssa. OpenText on yksi johtavista verkkolaskutuksen toimijoista.

Yhteenvetona:

• Varmista, että kumppani on joustava ja luotettava.
• Varmista, että kumppanilla on kokemusta ja resursseja toimia nopeasti.
• Varmista, että kumppanilla on verkosto tai yhteistyökumppani, joka tuo lisäasiantuntemusta tarvittaessa

Seuraavaksi voit ottaa yhteyttä Heeros-tiimiin, ja aloittaa laskutuksen digitalisoinnin! Tutustu kansainvälisen taloushallinnon ratkaisuihimme.