Kun taloushallinnon ohjelmisto tilitoimistolle tai yritykselle vaihdetaan, on onnistunut käyttöönottoprojekti avainasemassa. Mitä kaikkea sitten tarvitaan, että sähköinen taloushallinto saadaan vaivattomasti ja sujuvasti käyttöön? Taloushallinnon ohjelmistopalveluiden tarjoajana haluamme tehdä ohjelmistovaihdon asiakkaillemme vaivattomaksi. Siitä syystä olemme Heeroksella panostaneet useammalla tavalla myös käyttöönoton helppouteen. Totuushan on, että mitä nopeammin ja sujuvammin uuden sähköisen taloushallinnon käyttöönotto onnistuu, sitä matalammalla kynnyksellä varsinainen käyttö alkaa.
Matkalla sopimuksen teosta aktiiviseen käyttöön on useampi vaihe, joiden hallinta on onnistumisen kannalta kriittistä. Monesti mielletään, että kun sähköinen taloushallinto saadaan käyttöön, on se ainoa askel projektissa, vaikka se on vain osa suurempaa muutoshallintaa. Uuden asian tuominen omalle henkilöstölle, asiakkaille ja muille sidosryhmille sisältää suunnittelun ja käyttöönoton lisäksi aktiivista muutoshallintaa, kommunikointia, monitorointia ja taas kommunikointia, kunnes uuden palvelun käytöstä tulee yrityksessä rutiinia.
Kokenut käyttöönottotiimi sekä ohjelmistovaihdon tueksi automatisoidut toiminnot luovat aina parhaat edellytykset, että sähköinen taloushallinto saadaan asiakkaille sujuvasti käyttöön.
Meillä Heeroksella käyttöönottotiimi koostuu tuotteidemme käytön eksperteistä, joiden kokemus taloushallinnon alalta, esimerkiksi ostoreskontran hoitajana tai kirjanpitäjänä, auttaa ymmärtämään herkästi asiakkaidemme tarpeita. Tiimin projektipäälliköiden vankka osaaminen teknisten projektien toteuttamisesta auttaa puolestaan hallitsemaan erilaisten integraatioiden ja konversioiden koukeroita. Ja kun osaavien ihmisten rinnalle on valjastettu moderni teknologia ja robotiikka, onnistuu käyttöönotto sujuvasti, asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa.
Sähköinen taloushallinto käyttöön -projekti käynnistyy aina aloituspalaverilla, jossa määritellään yhdessä asiakkaan kanssa tavoitteet, aikataulu ja projektin jäsenet. On erityisen tärkeää, että molemmat osapuolet valmistautuvat täysillä jo ensimmäiseen tapaamiseen, sillä selkeiden roolien ja vastuiden sekä tavoitteiden määrittäminen jo aikaisessa vaiheessa, luotsaa kohti onnistunutta projektia ja käyttöönottoa.
Heeroksen projektinhallinnassa olemme esimerkiksi sopineet, että asiakkaan ottaessa kerralla useamman tuotteen käyttöön, osallistuu projektiin aina projektipäällikkö sekä asiantuntijakouluttajat. Myös asiakkaan on hyvä miettiä jo etukäteen projektiin liittyviä asioita.
Näihin asioihin on käyttöönottoprojektissa hyvä kiinnittää huomio:
Uuden sähköisen taloushallinnon käyttöönotto onnistuu parhaiten toimittajan ja asiakkaan yhteistyössä. Meillä käyttöönottotiimi perustaa asiakasympäristön ja vie asiakkaalta pyydetyt perustiedot sekä sovitut historiatiedot uuteen järjestelmään. Ohjelman käyttökoulutuksessa määritellään vielä yhteistyössä asiakkaan kanssa asiakaskohtaiset asetukset. Näin asiakkaan on helpompi omaksua asetuksien vaikutukset palvelussa, jolloin myös ohjelman käyttö päästään aloittamaan nopeammin.
Kun sähköisen taloushallinnon käyttöönotto on tehty, ovat ensimmäiset viikot kriittiset onnistuneen kokemuksen kannalta. Siksi asiakkaan on mielestäni parasta aloittaa ohjelman käyttö heti aktiivisesti, niin sisäisesti kuin yritysasiakkaiden kanssa. Meillä Heeroksella esimerkiksi asiakkaalle tuttu tiimi on käyttöönoton jälkeen edelleen valmiudessa tukemaan ja vastaamaan mahdollisiin käyttöön liittyviin kysymyksiin.
Tyypillisesti käyttöönottoprojektin päätyttyä, tiimin henkilöt siirtyvät seuraaviin projekteihin, eivätkä ole enää samoin käytettävissä kuin projektin aikana. Meillä Heeroksella projektin päätyttyä pallon nappaa suomalainen tukipalvelumme, joka opastaa ja on asiakkaidemme apuna useassa eri kanavassa.
Inkeri Turjanmaa
CCO, Director Customer Services
Heeros
Tutustu Heeroksen helppoon käyttöönottoon TÄSTÄ.
5.9.2023 Kansainvälisen yrityksen taloushallinnon järjestelmät
30.8.2023 Roadmap-webinaari 3/2023 - Katso tallenne
13.6.2023 Webinaaritallenne - Talouden ääni kuuluviin ERP hankkeissa
29.5.2023 Open Banking – avointen pankkirajapintojen uusi aikakausi
23.5.2023 Ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa
12.5.2023 Käytännön opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon
10.5.2023 4 syytä, miksi HR-järjestelmä kannattaa pienillekin yrityksille
31.3.2023 ERP-muutoshankkeista arvoa nopeammin Finance First -mallilla
29.3.2023 Roadmap-webinaari 2/2023 - Katso tallenne
Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:ää | 14.2.2023 Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:n roolia
11.1.2023 Roadmap 1/2023 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta
11.1.2023 Nähdään Tili- ja veropäivillä 2023
10.1.2023 AI-tiliöinti täydentää Heeros Ostolaskut -ratkaisua
20.12.2022 On aika paketoida vuosi 2022 ja kiittää yhteistyöstä kanssanne
20.10.2022 Kuinka valita laskutusohjelma yritykselle?
19.10.2022 Roadmap 10/2022 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta