Sähköinen taloushallinto, mistä sen hyvä käyttöönotto on tehty?

Kun taloushallinnon ohjelmisto tilitoimistolle tai yritykselle vaihdetaan, on onnistunut käyttöönottoprojekti avainasemassa. Mitä kaikkea sitten tarvitaan, että sähköinen taloushallinto saadaan vaivattomasti ja sujuvasti käyttöön? Taloushallinnon ohjelmistopalveluiden tarjoajana haluamme tehdä ohjelmistovaihdon asiakkaillemme vaivattomaksi. Siitä syystä olemme Heeroksella panostaneet useammalla tavalla myös käyttöönoton helppouteen. Totuushan on, että mitä nopeammin ja sujuvammin uuden sähköisen taloushallinnon käyttöönotto onnistuu, sitä matalammalla kynnyksellä varsinainen käyttö alkaa.

Sähköinen taloushallinto – käyttöönottoprojekti osana suurempaa muutoshallintaa

Matkalla sopimuksen teosta aktiiviseen käyttöön on useampi vaihe, joiden hallinta on onnistumisen kannalta kriittistä. Monesti mielletään, että kun sähköinen taloushallinto saadaan käyttöön, on se ainoa askel projektissa, vaikka se on vain osa suurempaa muutoshallintaa. Uuden asian tuominen omalle henkilöstölle, asiakkaille ja muille sidosryhmille sisältää suunnittelun ja käyttöönoton lisäksi aktiivista muutoshallintaa, kommunikointia, monitorointia ja taas kommunikointia, kunnes uuden palvelun käytöstä tulee yrityksessä rutiinia.

Osaava käyttöönottotiimi ja moderni teknologia luovat pohjan onnistumiseen

Kokenut käyttöönottotiimi sekä ohjelmistovaihdon tueksi automatisoidut toiminnot luovat aina parhaat edellytykset, että sähköinen taloushallinto saadaan asiakkaille sujuvasti käyttöön.

Meillä Heeroksella käyttöönottotiimi koostuu tuotteidemme käytön eksperteistä, joiden kokemus taloushallinnon alalta, esimerkiksi ostoreskontran hoitajana tai kirjanpitäjänä, auttaa ymmärtämään herkästi asiakkaidemme tarpeita. Tiimin projektipäälliköiden vankka osaaminen teknisten projektien toteuttamisesta auttaa puolestaan hallitsemaan erilaisten integraatioiden ja konversioiden koukeroita. Ja kun osaavien ihmisten rinnalle on valjastettu moderni teknologia ja robotiikka, onnistuu käyttöönotto sujuvasti, asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa. 

Hallitusti toteutettu projektinhallinta selkeyttää rooleja ja vastuita

Sähköinen taloushallinto käyttöön -projekti käynnistyy aina aloituspalaverilla, jossa määritellään yhdessä asiakkaan kanssa tavoitteet, aikataulu ja projektin jäsenet. On erityisen tärkeää, että molemmat osapuolet valmistautuvat täysillä jo ensimmäiseen tapaamiseen, sillä selkeiden roolien ja vastuiden sekä tavoitteiden määrittäminen jo aikaisessa vaiheessa, luotsaa kohti onnistunutta projektia ja käyttöönottoa.

Heeroksen projektinhallinnassa olemme esimerkiksi sopineet, että asiakkaan ottaessa kerralla useamman tuotteen käyttöön, osallistuu projektiin aina projektipäällikkö sekä asiantuntijakouluttajat. Myös asiakkaan on hyvä miettiä jo etukäteen projektiin liittyviä asioita.

Näihin asioihin on käyttöönottoprojektissa hyvä kiinnittää huomio:

• Käsittele käyttöönottoa projektina, jolla on selkeä aloitus ja lopetus.
• Aseta projektille selkeä tavoite. Milloin palvelujen pitää olla käytössä ja millä laajuudella? Mitä pitää saavuttaa, jotta käyttöönotto on onnistunut?
• Nimeä projektille omistaja. Varmista, että yrityksessäsi on henkilö, joka vastaa ja raportoi projektista ja sen edistymisestä.
• Tunnista sidosryhmät, joihin projekti vaikuttaa. Listaa asiakkaat ja sisäiset vaikuttajat, jotka täytyy pitää informoituna tai joilta tarvitset tietoja projektia varten.
• Tunnisti mihin sisäisiin prosesseihin muutos vaikuttaa. Mitä sisäisiä prosesseja ja dokumentteja tulee päivittää uuden palvelun myötä?
• Kartoita tarvittavat integraatiot. Varmista mistä muista työkaluista tarvitaan tietoa ja että näiden toimittajien tiedot ovat ajan tasalla.
• Huomioi kunkin toimittajan työ. Tyypillisesti eri toimittajien työ on erikseen laskutettavaa ja lisäkulu projektiin.
• Varmista riittävät resurssit. Toimittaja tekee ison osan työstä, mutta omilta työntekijöiltä on varattava riittävästi aikaa projektin vetämiseen ja osallistumiseen.
• Tee riskianalyysi. Mitkä ovat vaikutukset, jos suunnitelmat eivät toteudukaan kuten alun perin ajateltiin?

Sähköinen taloushallinto käyttöön yhteistyössä asiakkaan kanssa

Uuden sähköisen taloushallinnon käyttöönotto onnistuu parhaiten toimittajan ja asiakkaan yhteistyössä. Meillä käyttöönottotiimi perustaa asiakasympäristön ja vie asiakkaalta pyydetyt perustiedot sekä sovitut historiatiedot uuteen järjestelmään. Ohjelman käyttökoulutuksessa määritellään vielä yhteistyössä asiakkaan kanssa asiakaskohtaiset asetukset. Näin asiakkaan on helpompi omaksua asetuksien vaikutukset palvelussa, jolloin myös ohjelman käyttö päästään aloittamaan nopeammin.

Ohjelmakäytön tuki projektin aikana ja sen päätyttyä

Kun sähköisen taloushallinnon käyttöönotto on tehty, ovat ensimmäiset viikot kriittiset onnistuneen kokemuksen kannalta. Siksi asiakkaan on mielestäni parasta aloittaa ohjelman käyttö heti aktiivisesti, niin sisäisesti kuin yritysasiakkaiden kanssa. Meillä Heeroksella esimerkiksi asiakkaalle tuttu tiimi on käyttöönoton jälkeen edelleen valmiudessa tukemaan ja vastaamaan mahdollisiin käyttöön liittyviin kysymyksiin. 

Tyypillisesti käyttöönottoprojektin päätyttyä, tiimin henkilöt siirtyvät seuraaviin projekteihin, eivätkä ole enää samoin käytettävissä kuin projektin aikana. Meillä Heeroksella projektin päätyttyä pallon nappaa suomalainen tukipalvelumme, joka opastaa ja on asiakkaidemme apuna useassa eri kanavassa.

Inkeri Turjanmaa
CCO, Director Customer Services
Heeros

Tutustu Heeroksen helppoon käyttöönottoon TÄSTÄ.