Verwerking van inkoopfacturen – Vier stappen naar meer efficiëntie

De processen voor de digitale verwerking van inkoopfacturen kunnen in veel organisaties sterk worden verbeterd.

De processen voor de factuurverwerking worden vanwege andere prioriteiten binnen het bedrijf of de IT-afdeling soms over het hoofd gezien. Het goede nieuws is dat er verbetermogelijkheden zijn. De benodigde software is goed toegankelijk en eenvoudig in het gebruik.

In dit document geven we u een paar tips om uw huidige facturatieprocessen en de verwerking van inkoopfacturen te verbeteren. Als de ontvangst van facturen is geautomatiseerd, houden uw medewerkers tijd over voor activiteiten die meer waarde aan de organisatie toevoegen. Hier volgen vier stappen voor een betere verwerking van inkoopfacturen.

Stap 1: Identificeer de knelpunten

Voordat u begint met het verbeteren van processen is het van belang dat u de opzet van uw huidige processen analyseert. Waar zitten de knelpunten en tegen welke problemen loopt u aan? Inventariseer wat er fout gaat in de huidige processen en geef aan welke verbeteringen noodzakelijk zijn. Processen die nu goed lopen, zouden we zo laten! Tip: denk na over de stappen voor de verwerking van inkoopfacturen en bereken hoeveel tijd een bepaalde processtap kost.

Door uzelf de volgende vragen te stellen, krijgt u een redelijk beeld van de huidige processen en kunt u de knelpunten identificeren:

Welke stappen worden nu nog handmatig gedaan en hoeveel tijd is daarmee gemoeid?
Welke processtappen zijn repeterend en kunnen worden geautomatiseerd?
Welke processen raken aan het facturatieproces, en zorgen ze automatisch voor een knelpunt in een ander proces (bijvoorbeeld betalingen aan leveranciers)?

Stap 2: Kies het knelpunt dat u wilt aanpakken

Als u de processen en de bijbehorende knelpunten bij de verwerking van inkoopfacturen in kaart hebt gebracht, kiest u welke knelpunten u wilt aanpakken. Probeer niet alle problemen tegelijk op te lossen. Pak één probleem tegelijk aan. Op die manier kunt u zaken snel verbeteren en snel succes boeken. Begin bij processen die de grootste knelpunten vormen. Hierbij kun je denken aan knelpunten in termen van tijd die gepaard gaat met de uitvoering ervan, maar ook aan de risico’s die hieraan verbonden zijn. Denk bijvoorbeeld aan de kans en impact van fouten die gemaakt kunnen worden bij de handmatige afhandeling van inkoopfacturen. Geef voorrang aan knelpunten waardoor u veel tijd verliest en aan knelpunten waar risico’s aan verbonden zijn. Denk bijvoorbeeld aan de waarschijnlijkheid en impact van fouten bij de handmatige afhandeling van inkoopfacturen (en aan de tijd die het kost om ze te verwerken).

Stap 3: Overleg met de mensen die bij het proces betrokken zijn

Om de verwerking van inkoopfacturen en ingesleten werkwijzen succesvol te veranderen, is acceptatie onder de betrokken medewerkers vereist. Als zij niet zijn doordrongen van de noodzaak om te veranderen, dan kan dat leiden tot vertraging of het uitblijven van de gewenste procesverbeteringen. Onze ervaring leert dat implementatie van een nieuwe facturatieoplossing weinig impact op de interne organisatie heeft. Mensen zijn een bepaalde manier van werken gewend en het is van belang dat u daar goed bij stilstaat. Zorg er dus voor dat de medewerkers betrokken zijn bij de gesprekken over de gewenste verbeteringen en het selectieproces voor de software.

Stap 4: Selecteer de juiste softwareoplossing

Als de huidige werkwijzen, knelpunten en gewenste procesverbeteringen voor de verwerking van inkoopfacturen in kaart zijn gebracht, is het tijd voor de volgende stap: de selectie van de juiste softwareoplossing.

Organisaties die al gebruikmaken van software voor de digitale verwerking van inkoopfacturen, kunnen zich afvragen of de bestaande software aan hun eisen kan worden aangepast. Wellicht vormen cloudgebaseerde oplossingen een beter alternatief.

Als er nog geen software in gebruik is, kan de uitkomst van de vorige stappen worden benut om de juiste softwareleverancier te selecteren. Cloudsoftware biedt tegenwoordig standaard veel mogelijkheden om facturatieprocessen te standaardiseren en te automatiseren, waardoor maatwerk niet langer nodig is. Bovendien hoeft uw organisatie zelf niet te investeren in hardware en de ontwikkeling en beveiliging van software. Het abonnementsmodel maakt de kosten voorspelbaar.

Laat de verschillende leveranciers de door u gewenste procesverbeteringen tijdens demo’s demonstreren. Daardoor weet u zeker dat de software uw processen kan ondersteunen. Ook is het een goed idee om referenties te controleren van bestaande klanten die bij de verwerking van inkoopfacturen met dezelfde problemen te maken hadden als u.

Waar te beginnen?

Met de hierboven beschreven stappen kunt u een begin maken met het digitaliseren en automatiseren van de verwerking van inkoopfacturen. Een geautomatiseerd proces zorgt in uw organisatie voor een waardevolle efficiëntieverbetering en een geringe foutmarge.

Lees hier meer informatie over onze laatste softwareoplossing, Heeros Inkoopfacturen.

Bent u benieuwd naar de voordelen voor uw organisatie? Contact ons voor meer informatie.

Cor-Aardappel_Heeros_