Heeros helpt u bij het optimaliseren van de factuur- en declaratieverwerking

Drukt u ook alle digitale facturen nog af of raken er nog facturen zoek? Worden facturen nog handmatig gecodeerd en geboekt? Dienen budgethouders facturen nog op papier goed te keuren? Weet u niet altijd zeker of u op de juiste informatie stuurt? Raakt uw archiefruimte ook vol? Wees gerust, dit komen we nog dagelijks bij ondernemers tegen.

Inkoopfacturen, fiattering en archivering

Scanning-as-a-service, fiattering, automatische boekingsvoorstellen en digitale archivering helpt organisaties om onnodige stappen te elimineren en het dagelijkse werk in de financiële administratie te stroomlijnen.

Door onze scanning-as-a-service en automatische boekingsvoorstellen worden handmatige handelingen tot een minimum teruggebracht. In Circula, onze fiatteringsworkflow, heeft u altijd inzicht in onderhanden facturen en raken facturen nooit meer kwijt. Boekingsinformatie kan op elk moment worden aangeboden aan de financiële applicatie, waardoor u altijd stuurt op de juiste financiële informatie. Facturen worden na goedkeuring digitaal opgeslagen in Admina, digitaal archief. Hiermee neemt dit geen archiefruimte meer in beslag en zijn facturen snel terug te vinden.

Workflow

U kunt met Heeros onbeperkt fiatteringsflows definiëren, gekoppeld aan crediteuren, type facturen en/ of andere criteria. Middels deze flows kunt u ook uw accountant op eenvoudige wijze onderdeel maken van het proces van verwerken van inkoopfacturen. Het maakt niet uit of uw accountant verantwoordelijk is voor het uiteindelijke boeken of uw accountant u een controlefunctie heeft, met Heeros is iedere situatie eenvoudig in te richten.

Administratiedashboard

Voor organisaties met meerdere administraties hebben wij het administratiedashboard ontwikkeld. Hiermee heeft u zicht op alle onderhanden facturen in de verschillende administraties, uiteraard gekoppeld aan gebruikersrechten.

Werken met meerdere boekingsgangen

Met Heeros kunt u op meerdere momenten in de verschillende goedkeuringsflows factuurinformatie aan uw financiële applicatie aanbieden. Zo kan de factuur al vóór goedkeuring aan uw boekhoudpakket wordt aangeboden in een “geblokkeerd voor betaling” status. Na goedkeuring worden eventuele aanpassingen in de boekingen doorgevoerd en wordt de factuur “vrijgegeven voor betaling”.

Boek facturen rechtstreeks op projecten

Met Heeros kunt u op regelniveau boekingen toewijzen aan bijvoorbeeld een project, kostenplaats of kostendrager, of een combinatie hiervan.

Facturen kunnen daarnaast ook al in een goedkeuringsproces worden aangeboden zonder dat het boekingsvoorstel is toegevoegd. Zo kan er bijvoorbeeld eerst informatie worden ingewonnen bij een projectleider over op welk project de kosten dienen te worden geboekt.

Geautomatiseerde factuurverwerking van Heeros biedt vele voordelen:

Verkoopfacturen

Venda, de verkoopfacturen module van Heeros biedt u de mogelijkheid om verkoopfacturen te genereren en versturen in ieder gewenst formaat; papier, PDF en elektronische factuur. Boekingsinformatie van de verkoopfacturen wordt ook aangeboden aan de financiële applicatie, waarna de factuur digitaal wordt gearchiveerd. Wilt u gebruik blijven maken van uw eigen facturatiesoftware, dan kan Heeros de verzending voor u verzorgen, ook weer in ieder formaat.