Peppol auttaa yritystäsi verkkolaskuttamaan kansainvälisesti

Peppol on lyhenne, johon törmää yhä useammin kansainvälisestä taloushallinnosta ja laskutuksen saralla verkkolaskutuksesta puhuttaessa. Mutta mikä Peppol on, miksi sitä kannattaa hyödyntää ja miten sen saa käyttöön? 

Mikä Peppol on?

Peppol eli Pan European Public eProcurement On-Line on lyhyesti sanottuna kansainvälinen viestintäinfrastruktuuri ja verkosto sähköisten asiakirjojen kuten verkkolaskujen välittämiseen.

Toisin kuin monet suljetuilla lähdekoodeilla suojatut verkkolaskutusverkostot, Peppol on täysin avoin verkosto, joka mahdollistaa sekä liittymisen että asiakirjojen lähettämisen muihin verkostoihin jo yhdistettyihin järjestelmiin.

Peppol oli alun perin EU:n kehitysprojekti, jonka tavoitteena oli sujuvoittaa julkishallinnon hankintoja EU:n alueella. Sittemmin Peppol on kehittynyt paljon alkuperäistä ajatustaan pidemmälle. Tätä nykyä tavoitteena on mahdollistaa maailmanlaajuisesti sähköisten asiakirjojen vaihto sekä julkisten että yksityisten tahojen välillä yksinkertaisesti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti.

Peppol-nimeä käytetään usein harhaanjohtavasti myös Peppol-verkostossa lähetettävien dokumenttien muodosta. Itse asiassa kyseinen formaatti tottelee nimeä Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), ja se toimii niin Peppol-verkostossa kuin sen ulkopuolellakin.

Peppol on sanomia ja verkosto

Peppol on siis kansainvälinen verkosto, jonka kautta voi välittää tuotekatalogeja, tilauksia, tilausvahvistuksia, laskuja ja logistiikan dokumentteja. Näiden dokumenttien rakenteet noudattavat Peppol-määrityksiä eli standardeja. 

Peppol-verkostossa sanomat lähetetään operaattoreiden (Access Point) kautta. Tätä kautta sanomia voi lähettää kaikille Peppol-verkostoon kuuluville organisaatioille. Peppol-verkosto on analoginen suomalaiselle verkkolaskutukselle. Peppolin myötä verkkolaskujen lisäksi operaattoreiden kautta voi lähettää myös esim. tuotekatalogeja tai tilauksia. Peppol-verkostossa toimivat vain organisaatiot. Peppol-verkostossa ei siis voi toimia yksityishenkilöitä. 

Peppolin merkitys yrityksille tulee olemaan suuri, sillä se tarjoaa yritykselle tavan lähettää tilauksiin, toimituksiin ja laskuihin liittyviä sanomia, jotka noudattavat yleistä, Euroopassa käytettyä standardia. Tieto joudutaan syöttämään vai kerran ja sitä kuljetetaan tilauksesta maksuun ja laskusta kassaan -prosessien läpi.  

Peppol-verkoston hallintamalli

Kansainvälistä Peppol-verkostoa hallinnoi Belgiassa rekisteröity OpenPeppol-yhdistys. Yhdistys koordinoi ja ohjaa Peppolin toimintaa ja kehitystä. Maakohtainen Peppol-viranomainen toimii yhdessä OpenPeppol-yhdistyksen kanssa hallinnoiden Peppol-toimintaa omassa maassaan. Suomessa Valtiokonttori on kansallinen Peppol-viranomainen. Valtiokonttori edellyttää 1.4.2024 jälkeen valtioille tehtävien tilausten yhteydessä Peppol-muotoisten tilaussanomien käyttöä. 

Peppol-sanomia välittävät operaattorit. Ne ovat rekisteröityneet ja sertifioitu toimimaan Peppol-verkostossa. Varsinaisia Peppolin käyttäjiä ovat yritykset ja organisaatiot, jotka lähettävät ja vastaanottavat Peppol-sanomia. 

Varsin yleinen väärinkäsitys on, että koska Peppol on kansainvälinen, sitä käytettäisiin kaikkialla samalla tavalla. Totuus on kuitenkin se, että maasta ja laeista riippuen sovellettavat operatiiviset vaatimukset, tekniset vaatimukset ja turvallisuusvaatimukset vaihtelevat. 

Miksi Peppolia kannattaa hyödyntää verkkolaskutuksessa?

Verkkolaskutus on olennainen osa liiketoiminnan digitalisoitumista – onhan laskuttaminen täysin sähköisesti huomattavasti nopeampaa, kustannustehokkaampaa ja luotettavampaa kuin esimerkiksi sähköpostitse lähetetyt PDF-laskut. Lisäksi verkkolaskun lähetyksestä jää aina sähköinen jälki, jonka avulla sen perillemeno on helppo todentaa.

Kansainvälisesti toimivan yrityksen kannattaa varmistaa kyvykkyytensä laskuttamiseen Peppolin kautta, sillä siitä on tullut vakiintunut ja jo nyt verraten laajasti laajasti käytetty tapa laskujen välitykseen. Julkishallinnon lisäksi myös yritykset suosivat verkkolaskutusta, ja Peppol on yhä useammin niidenkin valinta.

Suomessa verkkolaskuja voi jo nyt lähettää Peppol-muodossa. Suurin osa verkkolaskuoperaattoreista pystyy muuntamaan Peppol-muotoisen laskun Finvoice- tai TeappsXML-muotoon. Peppol on yksi formaatti näiden kahden lisäksi kaikkien formaattien ollessa yhteensopivia. 

Peppolista on kovaa kyytiä tulossa aidosti maailmanlaajuinen verkosto, joka kasvaa koko ajan sekä Euroopassa että Euroopan ulkopuolella. Muun muassa Mm. Japani kehittää Peppoliin perustuvaa verkkolaskutusta. Tällä hetkellä Peppol on käytössä yli 30 Euroopan maassa ja niiden lisäksi Australiassa, Kanadassa, Uudessa-Seelannissa, Singaporessa, Etelä-Afrikassa ja USA:ssa.

Vaikka Peppol on kansainvälinen ja standardoitu konsepti, on kuitenkin hyvä muistaa, että esimerkiksi tietosisällön vaatimusten suhteen saattaa esiintyä joitakin maakohtaisia eroavaisuuksia. Voit seurata verkkolaskuvaatimuksia Euroopassa sivuiltamme löytyvän kartan ja listauksen avulla, mutta asiantuntijamme ovat myös aina valmiita auttamaan. 

Miten saan Peppol-laskuttamisen käyttöön?

Jos yrityksesi haluaa vastaanottaa sähköisiä Peppol-laskuja, se voi rekisteröityä maksutta Peppol-verkostoon, jolloin vastaanotettavat laskut osataan reitittää oikealle vastaanottajalle. Tällöin tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa Peppol-laskuja lisätään myös Peppol Directory -hakemistoon.

Verkkolaskujen lähettäminen Peppol-verkostoon kuuluville yrityksille onnistuu puolestaan ilman rekisteröitymistä. Peppol-rekisteröityneiden yritysten verkkolaskuosoitteet näet Peppol Directory -hakemistosta.

Heeroksen asiakkaana Peppol-laskutuksen aloittaminen sujuu erittäin helposti. Aloittamiseen riittää, että teet Heerokselle tukipyynnön Peppolin käyttöönotosta, minkä jälkeen Heeros hoitaa pääsääntöisesti loput: Peppol-kyvykkyys aktivoidaan kumppanin kanssa palvelukokonaisuuteesi, laskujen vastaanottajatietoihin lisätään tarvittavat Peppol-tiedot ja lisäksi varmistetaan, että laskujen tietosisältö on Peppol-vaatimusten mukainen.

Kysy lisää Peppolista omalta Heeros-yhteyshenkilöltäsi ja ota Peppol käyttöön hetimmiten!

Loppukaneettina voitaneen vielä mainita, että saat meiltä kaikki taloushallinto-ohjelmat integraatioineen, joita kansainvälinen yritys tarvitsee osto- ja myyntilaskujen laskujen sähköistämisen kaikkialla maailmassa.

Tutustu kansainvälisten yritysten ohjelmistoihin.