Peppol - mikä, miksi ja miten?

Laskuttaako yrityksesi ulkomaisia yrityksiä tai julkisen sektorin organisaatioita Suomessa tai muualla Euroopassa? Jos vastasit kyllä, olet todennäköisesti jo törmännyt – tai tulet pian törmäämään – vaatimuksiin tai suosituksiin siirtyä Peppol-verkkolaskutukseen. Peppol on yhä yleisempi käytäntö paitsi EU-maissa myös useissa Euroopan ulkopuolisissa valtioissa.

Valtiokonttorin mukaan Peppolin laajamittainen käyttöönotto voi tuoda merkittäviä säästöjä. Suomessa sen arvioidaan vapauttavan jopa 2,7 miljardin euron edestä työtunteja vuosittain. Automatisointi ja standardointi tekevät työstä sujuvampaa ja tehokkaampaa.

Peppol on erityisen merkityksellinen yrityksille, jotka haluavat tehostaa kansainvälistä laskutustaan ja liiketoimintaprosessejaan. Se mahdollistaa liiketoimintaviestien, kuten tilausten, laskujen ja toimitusvahvistusten, lähettämisen kansainvälisessä standardimuodossa. Tieto syötetään vain kerran ja sitä kuljetetaan sujuvasti koko osto- ja myyntiprosessin läpi.

Mikä on Peppol?

Peppol pähkinänkuoressa

Peppol (Pan European Public Procurement On-Line) on kansainvälinen viestintäverkosto, joka mahdollistaa sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen vaihdon eri organisaatioiden välillä. Se on erityisesti verkkolaskutuksessa käytetty alusta, joka perustuu avoimeen ja standardoituun tiedonsiirtoon. Verkoston ytimessä ovat Access Point -pisteet (Peppol-yhteyspisteet), joiden kautta eri järjestelmät voivat keskustella keskenään saumattomasti ja turvallisesti.

Toisin kuin esimerkiksi suljetun lähdekoodin EDI-järjestelmät, Peppol on avoin ja skaalautuva ratkaisu, joka sopii erinomaisesti myös keskisuurille yrityksille. Heeroksen kautta Peppol-laskujen lähetys ja vastaanotto tapahtuu automaattisesti. Sinä keskityt laskutukseen, Heeros hoitaa loput taustalla yksinkertaisesti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti.

Huomioithan, että Peppol-verkostoon voivat liittyä vain organisaatiot, ei yksityishenkilöt.

Miten Peppol syntyi?

Peppol sai alkunsa vuonna 2008 osana Euroopan komission hanketta, jonka tavoitteena oli kehittää yhtenäinen ja tehokas tapa toteuttaa julkisen sektorin sähköisiä hankintoja EU-alueella.

Vuodesta 2012 alkaen Peppolia on hallinnoinut OpenPeppol-yhdistys, joka koostuu sekä julkisista että yksityisistä jäsenorganisaatioista. Nykyään Peppol on laajentunut Euroopan ulkopuolelle, ja se on käytössä mm. Australiassa, Singaporessa, Kanadassa ja Yhdysvalloissa. Sen merkitys kasvaa jatkuvasti osana kansainvälistä taloushallinnon infrastruktuuria.

OpenPeppol koostuu kolmesta keskeisestä toimijasta: yhdistyksen keskusorganisaatio (OpenPeppol AISBL), kansalliset Peppol-viranomaiset (Peppol Authority, PA) sekä kansalliset palveluntarjoajat eli operaattorit.

Peppol – verkosto ja sanomat

Peppol-verkosto

Peppol-verkosto mahdollistaa tilaus-, lasku-, logistiikka- ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen sähköisen vaihdon standardoidussa muodossa. Näiden dokumenttien rakenteet ja tietosisältö noudattavat määrityksiä eli standardeja. Tärkeimpänä käyttökohteena on verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen kansainvälisesti.

Usein Peppol-nimellä viitataan myös dokumenttiformaatteihin, vaikka oikea termi on Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). Tämä formaatti toimii sekä Peppol-verkossa että sen ulkopuolella.

Peppol-sanomat

Sanomat kulkevat Peppol-verkostossa operaattoreiden eli Access Point -palveluntarjoajien kautta. Näin yrityksesi voi lähettää ja vastaanottaa sanomia kaikille verkkoon liittyneille organisaatioille. Verkkolaskujen lisäksi Peppol mahdollistaa esimerkiksi tuotekatalogien ja tilausten välittämisen sähköisesti yhdellä yhteydellä.

Peppol-verkoston hallintamalli

Kansainvälinen Peppol-verkosto

Peppolia hallinnoi kansainvälinen OpenPeppol AISBL -yhdistys, jonka tehtävänä on ohjata verkoston kehitystä ja ylläpitoa globaalisti. Yhdistys on rekisteröity Belgiaan.

Suomen Peppol-viranomainen

Jokaisessa maassa toimii oma Peppol-viranomainen yhdessä OpenPeppolin kanssa. Suomessa tämä rooli on Valtiokonttorilla.

On hyvä tiedostaa, että vaikka Peppol on globaali standardi, sen käyttötavat ja vaatimukset voivat vaihdella maittain – esimerkiksi tietosisällön, turvallisuusvaatimusten tai teknisten rajapintojen osalta.

📌 Suomen valtio otti 1.4.2024 käyttöön Peppoliin perustuvan sähköisen tilausprosessin valtion hankinnoissa. Nyt tämä koskee puitesopimuksia. Vuoteen 2026 mennessä tämä tulee koskemaan kaikkia uusia hankintasopimuksia.

Peppol-operaattorit

Peppol-sanomien välityksestä vastaavat sertifioidut operaattorit eli Access Point -palveluntarjoajat. Ne tunnistat seuraavasta logosta:

Peppol-käyttäjät

Varsinaisia käyttäjiä ovat organisaatiot, jotka lähettävät tai vastaanottavat Peppol-sanomia osana taloushallinnon tai hankintojen prosesseja.

Miksi Peppol kannattaa ottaa käyttöön verkkolaskutuksessa?

Verkkolaskutus ja Peppol

Verkkolaskutus nopeuttaa laskujen käsittelyä ja vähentää virheitä. Peppol tuo tähän lisää tehoa: se mahdollistaa kansainvälisesti yhteensopivan, jäljitettävän ja automatisoidun laskutuksen – ilman sähköpostiliitteitä tai manuaalista työtä.

Suomalaiset verkkolaskuoperaattorit voivat muuntaa Peppol-laskut kotimaisiin Finvoice- ja TEAPPSXML-muotoihin. Tämä tekee Peppol-laskutuksesta helposti saavutettavan myös suomalaisille yrityksille.

Suomessa on omat Finvoice- ja TEAPPSXML-verkkolaskustandardit, koska verkkolaskutuksen kehitys aloitettiin täällä jo 2000-luvun alussa, ennen monia muita maita. Tämä varhainen verkkolaskujen kehitystyö on syynä siihen, että Suomella on omat kansalliset standardit. Suomessa verkkolaskutus pohjautuu hajautettuun operaattorimalliin, jollainen myös Peppol on.

Peppol tukee kansainvälistymistä

Jos yrityksesi toimii tai suunnittelee toimintaa Euroopan ulkopuolella, Peppol on olennainen työkalu. Se on jo käytössä yli 30 Euroopan maassa sekä mm. Australiassa, Uudessa-Seelannissa, Kanadassa, Singaporessa ja Yhdysvalloissa. Myös Japani kehittää omaa Peppol-pohjaista järjestelmäänsä.

Vaikka Peppol on standardoitu, maakohtaiset erot voivat vaikuttaa käytännön toteutukseen. Tältä sivulta löydät ajantasaiset verkkolaskuvaatimukset eri maissa. Lisäksi Heeroksen asiantuntijat auttavat mielellään.

📚 Lue lisää kansainvälisestä verkkolaskutuksesta – termit, käytännöt ja vinkit

Miten Peppol-laskuttamisen saa käyttöön?

Peppol-laskujen vastaanottaminen edellyttää rekisteröitymistä Peppol-verkostoon

Kiinnostaako verkkolasku? Jos yrityksesi haluaa vastaanottaa sähköisiä Peppol-laskuja, se voi rekisteröityä maksutta Peppol-verkostoon, jolloin vastaanotettavat laskut osataan reitittää oikealle vastaanottajalle. Tällöin tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa Peppol-laskuja lisätään myös Peppol Directory -hakemistoon.

Verkkolaskujen lähettäminen Peppol-verkostoon kuuluville yrityksille onnistuu puolestaan ilman rekisteröitymistä. Peppol-rekisteröityneiden yritysten verkkolaskuosoitteet näet Peppol Directory -hakemistosta.

Peppol helposti käyttöön

Heeroksen asiakkaana Peppolilla laskutuksen aloittaminen sujuu helposti. Aloittamiseen riittää, että teet Heerokselle tukipyynnön Peppolin käyttöönotosta, minkä jälkeen Heeros hoitaa pääsääntöisesti loput. Peppol-kyvykkyys aktivoidaan kumppanin kanssa palvelukokonaisuuteesi, laskujen vastaanottajatietoihin lisätään tarvittavat Peppol-tiedot. Lisäksi varmistetaan, että laskujen tietosisältö on Peppolin vaatimusten mukainen.

Kysy lisää Peppolista omalta Heeros-yhteyshenkilöltäsi tai ota yhteyttä, jos et vielä ole asiakas.

Saat Heerokselta kaikki taloushallinto-ohjelmat integraatioineen, joita useilla markkinoilla toimiva yritys tarvitsee osto- ja myyntilaskujen sähköistämiseen.

🌍 Tutustu kansainvälisten yritysten ohjelmistoihin

Yhteenveto - Peppol-verkoston tuomat edut

Peppolin käyttöönotto tarjoaa yrityksille ja julkisille organisaatioille monia etuja:

• Yhtenäinen standardi: verkkolaskujen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihto kansainvälisesti.

• Tehokkuus: mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan asiakirjojen käsittelyn.

• Virheiden väheneminen: manuaalisten käsittelyvirheiden väheneminen parantaa prosessin luotettavuutta.

• Laaja yhteensopivuus: helppo integroida eri taloushallinnon järjestelmiin.

• Globaali ulottuvuus: tukee yritysten laajentumista ja sujuvoittaa kansainvälistä kauppaa.

  

Lyhyt Peppol-sanasto

Peppol on lyhenne sanoista Pan European Public Procurement On-line. Peppol on verkosto, jota eri toimijat käyttävät sähköisten asiakirjojen lähetystä ja vastaanottoa varten. Verkkolaskutus on tyypillisin esimerkki. Verkkolaskujen ohella Peppolissa voidaan lähettää esimerkiksi sähköisiä tilaussanomia.

Peppol-viranomainen (Peppol Authority) on kansallinen toimija, joka vastaa Peppolin koordinoinnista ja hallinnasta omassa maassaan. Suomen Peppol-viranomainen on Valtiokonttori.

Access Point on sertifioitu yhteyspiste. Peppol-yhteyspisteen kautta organisaatiot voivat liittyä Peppol-verkkoon. Yhteyspisteestä vastaa Peppol-operaattori, joka on yleensä kolmas osapuoli. Kun yhteys on olemassa, organisaatio voi lähettää ja vastaanottaa sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja eri maiden Peppol-käyttäjille Peppol-yhteyspisteen kautta.

Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) on XML-tiedostoformaatti, jossa määritellään käytännöt ja standardit sähköisten liiketoimintasanomien vaihdolle Peppolissa tavoitteena varmistaa yhdenmukainen ja sujuva tiedonvaihto. Peppol BIS hyödyntää Universal Business Language (UBL) -tietomallia.

XML eli Extensive Markup Language tarkoittaa merkintäkielien standardia, joka määrittelee tietojen rakenteen. Se on suunniteltu helpottamaan tietojen tallennusta ja siirtoa eri järjestelmien välillä.

UBL (Universal Business Language) on Peppol-verkostossa käytetty verkkolaskustandardi, joka on XML-pohjainen verkkolaskukuvaus. Se sisältää Peppol-verkostoon vaaditut tiedot.

Finvoice ja TEAPPSXML ovat kotimaisia verkkolaskustandardeja kuten UBL on Peppolissa. Finvoice ja TEAPPSXML ovat molemmat Suomessa kehitettyjä sähköisen laskutuksen standardeja, joista jälkimmäinen on kehitetty erityisesti suuryritysten ja organisaatioiden tarpeisiin. Näillä ei voi tehdä kansainvälisiä verkkolaskuja, vaan ne toimivat vain Suomessa. Useimmat suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista voivat kuitenkin muuttaa Finvoice- ja TEAPPSXML-laskut Peppolin vaatimaan UBL-muotoon.

eDelivery-verkosto (eDelivery Network) on infrastruktuuri, joka mahdollistaa standardoidun ja luotettavan asiakirjojen vaihdon Peppolia käyttävien organisaatioiden välillä.

Peppol Directory on hakemisto, josta näet Peppol-verkostoon rekisteröityneiden yritysten verkkolaskuosoitteet (Peppol-tunnukset). Etsi helposti kumppaneitasi hakemistosta osoitteessa peppol.org. Suomessa myös TIEKE:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta on mahdollista hakea suomalaisten organisaatioiden Peppol-osoitteita.

Sähköinen laskutus on laskuasiakirjojen lähettämistä sähköisesti verkkolaskuna PDF-laskun tai paperilaskun sijaan. Peppolissa verkkolaskutusprosessi on standardisoitu, mikä mahdollistaa ja tehostaa verkkolaskutusta eri maiden rajojen yli. Suomessa sähköinen laskutus on jo erittäin yleistä.

OpenPeppol on kansainvälinen järjestö, joka ylläpitää ja kehittää Peppolia.