Kun aika on rahaa: Heeros PSA Dive Palveluplussan käytössä

Paljon liikkuvia palasia

Aiemmin työnjako ja ajankäyttö pyöri usean eri järjestelmän ja Excelin varassa. Yrityksen operatiivisesta toiminnasta vastaava Vivi Sirola suunnitteli viikoittaiset resurssit käsipelillä: kuka tekee mitäkin, milloin ja missä projektissa. 

Samaan aikaan konsernitasolla haluttiin yhtenäistää tapaa seurata ajankäyttöä ja projektinohjausta. Kahdeksan maan toimintatapojen yhdenmukaistaminen edellytti järjestelmää, joka olisi joustava, mutta skaalautuva.

Yritys kävi läpi markkinoilla olevia vaihtoehtoja: ”Kyllä me kilpailutimme, mutta halusimme enemmän kuin se, että saadaan vain sinisiä, vihreitä tai keltaisia aikaraportteja. Tarvitsemme dataa, jota voimme aidosti käyttää kannattavuuden, resursoinnin ja koko toiminnan kehittämiseen”, kertoo toimitusjohtaja Mikko Hartikainen. 

Valintaan vaikutti myös pitkä yhteistyö Heeroksen kanssa. Dive Palveluplussan kirjanpito ja taloushallinto oli jo aiemmin Heeroksen järjestelmissä.  

Käyttöönottoon panostaminen vaatii ja antaa

Dive Palveluplus lähti toteuttamaan Heeros PSA:n käyttöönottoa vaiheittain. Ensin keskityttiin ajankäytön seurantaan ja viikkokohtaiseen resursointiin henkilö- ja tehtäväkohtaisesti. Jokainen työntekijä voi olla mukana useassa projektissa, ja yhdellä projektilla voi olla useita vaiheita muuttuvin aikatauluin.

”Emme resursoi vain projektitasolla, vaan menemme työtehtävä- ja henkilötasolle. Se vaatii työkalulta paljon. Ja vaikka kaikki ei ole vielä Heeros PSA:n kanssa sataprosenttisesti valmista, kehitystä tapahtuu koko ajan”, toteaa Hartikainen.  

Käyttöönoton yhteydessä Dive Palveluplussalle jäi hetkeksi käyttöön myös vanhat järjestelmät ja alkuvuosi 2025 mentiin tuplarattailla. Yrityksessä oli samaan aikaan käynnissä toinen iso järjestelmämuutos, joten kaikkea ei voitu ottaa kerralla käyttöön. ”Etenemme vaiheittain. Seuraavaksi otamme käyttöön myös PSA:n kautta tapahtuva laskutuksen”, kertoo Sirola. 

Heeros PSA yhdistää sirpaleisen tekemisen

Aiemmin hajallaan olleet työkalut - viikkosuunnittelu, tuntikirjaukset, projektiresursointi ja seuranta - on nyt mahdollista tehdä yhdestä paikasta.

Dive Palveluplussalle Heeros PSA ei ole vain tapa mitata aikaa. Se on väline, jolla aikaa voi käyttää paremmin ja ajan arvon ymmärtää rahassa. 

”Minuuteilla ei ole väliä. Meitä kiinnostaa, mitä niillä saadaan aikaan. Ajankäyttö pitää pystyä kääntämään tuotoksi ja euroiksi”, Hartikainen korostaa. ”Kun näemme, miten projektit tuottavat ja kuka tuottaa mitäkin, pystymme tekemään parempia päätöksiä. Silloin ohjelmistokin kääntyy kulusta investoinniksi.” 

Tähän suuntaan Dive Palveluplus haluaisi nähdä myös Heeros PSA:n menevän: että se kehittyisi askel askeleelta laskentaa ja kannattavuuden hallintaa tukevaksi työkaluksi. ”Nyt meillä on jo hyvät eväät. Heeros voi viedä tämän vielä pidemmälle, jos haluaa. Me olemme valmiita.” 

Kuuntelua ja vuoropuhelua

Sekä Hartikainen että Sirola kehuvat yhteistyötä Heeroksen kanssa. ”Meitä kuunneltiin. Tuli tunne, että olemme samalla puolella”, Sirola sanoo. ”Meidän tarpeemme otettiin vakavasti, koulutukset räätälöitiin meille sopiviksi ja niihin panostettiin kunnolla. Myös sellaiset kysymykset, joihin ei heti ollut vastausta, selvitettiin nopeasti.” 

Erityiskiitosta saa myös Heeros PSA:n käytettävyys. ”Ajankirjaus on oikeasti nopeaa ja helppoa – se on iso asia, kun puhutaan vaikkapa muutosvastarinnasta”, Hartikainen sanoo. ”Käytän itse järjestelmää päivittäin, eikä kirjauksiin mene kuin korkeintaan muutama minuutti.” 

Seuraavaksi käyttöönottovuorossa on laskutus Heeros PSA:n kautta. Tavoite on, että kaikki projektityön vaiheet - suunnittelu, toteutus, aikakirjauksen ja laskutus - toimivat saman järjestelmän kautta. 

”Tämä ei ole ollut täydellistä alusta asti – eikä sen kuulukaan olla. Tärkeämpää on se, että kumppani on mukana, kuuntelee ja kehittyy yhdessä meidän kanssamme. Siinä Heeros on onnistunut”, Hartikainen summaa.