Opas tilitoimiston valintaan

Vaikka kirjanpidon ja viranomaisraportoinnin perusvaatimukset ovat kaikille samat, kaikki tilitoimistot eivät suinkaan ole samanlaisia. Oikea valinta tukee yrityksen toimintaa ja tekee arjesta sujuvampaa.   

Tilitoimiston palvelutarjonta 

Kirjanpidon lisäksi yritys voi kaivata apua palkanlaskennassa, palkkahallinnossa, toiminnan kehittämisessä, verosuunnittelussa tai rahoituksen suunnittelussa. Mikään ei tietenkään estä ostamasta palveluita kahdelta tai useammalta taholta. Yhden kumppanin kanssa toimimisessa on kuitenkin omat etunsa: tiedot kulkevat hyvin yhden tilitoimiston sisällä ja vastuukysymykset on selvemmin rajattu, kun yksi tilitoimisto on vastuussa koko taloushallinnosta.  

Esimerkiksi virheestä palkkakirjapidossa voitaisiin väitellä, onko se kirjanpitäjän vai palkanlaskijan vastuulla. Jos molemmat ovat samasta tilitoimistosta, jää toisen osapuolen syyttely todennäköisesti pois ja ongelma on todennäköisesti ratkaistu ennen kuin se edes näkyy yrityksen kirjanpidosta.  

Yrityksen kannattaa siis valita kumppanikseen tilitoimisto, jolta löytyy ainakin yrityksen säännöllisesti tarvitsemat taloushallinnon palvelut. Useamman kuin yhden toimijan kokonaisuudessa kannattaa kiinnittää huomiota selviin vastuujakoihin ja –rajauksiin. 

Tilitoimiston toimintatavat

Tilitoimiston toimintamalleja kannattaa kysyä jo tarjouspyyntöä tehdessä. Mitä kautta viestitään? Miten kirjanpidon raportit toimitetaan? Milloin kirjanpito on valmis, jos materiaali on oikein ja ajallaan toimitettu? Onko yrityksellä yhteyshenkilö, joka tuntee yrityksen ja osaa nopeasti vastata vaativampiinkin taloushallinnon kysymyksiin? Ja tietenkin miettiä, mitkä näistä ovat yritykselle kynnyskysymyksiä ja missä voidaan joustaa. 

Tilitoimiston koko

Onko parempi valita pieni, iso vai ehkä keskikokoinen tilitoimisto? Kaikilla on etunsa.

Pieni tilitoimisto 

Yhden hengen tilitoimistolta saat varmasti henkilökohtaista palvelua ja jo tarjousvaiheessa keskustelet sen henkilön kanssa, joka tulee taloushallintoasi hoitamaan. Pienet tilitoimistoilla on mahdollisuus säästää kulurakenteessaan sillä toimistoa ei välttämättä tarvita, ja hallintokin on hyvin kevyttä. Näin pieneltä toimijalta voi saada huokeampaan hintaan hyvinkin ammattitaitoisen ja ketterän kumppanin.  

Yhden henkilön kanssa toimimisen edut ovat myös riskejä. Yhden henkilön on vaikeampi syventyä johonkin - saati moneen - osa-alueeseen, ellei hän ole keskittynyt esimerkiksi jonkun tietyn toimialan yrityksiin. Myös esimerkiksi äkillisen sairastumisen riskit ovat korkeat, sillä kukaan muu ei tunne tilitoimiston toimintatapoja ja asiakkaita. Yhden henkilön tilitoimistoa käytettäessä kannattaa vaatia, että odottamattomiin sairastumisiin, poissaoloihin tai kriiseihin on toteuttamiskelpoinen varautumissuunnitelma. On hyvä ottaa huomioon myös se, että pienillä toimijoilla kyky korvata vakava kirjanpidon laiminlyönti tai virhe on usein rajallinen. 

Keskikokoinen tilitoimisto 

Keskikokoisen tilitoimiston etuina ovat edelleen henkilökohtainen palvelu ja pientä tilitoimistoa paremmat mahdollisuudet jakaa töitä siten, että eri henkilöt pystyvät syventymään eri asioihin. 

Myös riskeihin varautuminen on yleensä aivan pientä tilitoimistoa paremmalla tolalla. Yrityksen taloushallintoa voi hoitaa useampi henkilö, ja tilitoimiston sisällä käytetään yleensä yhtenäisiä toimintatapoja. Tämä varmistaa, että työt tulevat todennäköisemmin ajoissa valmiiksi, vaikka oma kirjanpitäjä ei pääsisikään hoitamaan tehtäviään.  

Keskikokoisen tilitoimiston haasteena on, että sitä täytyy hallinnoida kuten isompaa yritystä. Kaikki tieto ei enää ole yhden henkilön hallussa, eikä se siirry "itsestään" esimerkiksi aamukahvien aikana. Yhtenäisten toimintatapojen ylläpito ja prosessien luominen edellyttävät systemaattista työtä. Samalla resursseja ei yleensä riitä erillisen asiantuntijan, kuten IT- tai hallinto-osaajan, palkkaamiseen. Näin ollen sen kuuluisan “jonkun” täytyy ottaa nämä tehtävät hoidettavakseen, oman työnsä ohella. 

Suuri tilitoimisto 

Iso tilitoimisto tarjoaa usein kattavan valikoiman taloushallinnon palveluita yrityksen tarpeisiin. Prosessit ovat yleensä tehokkaita, ja tilitoimistolla on resursseja panostaa oman hallintonsa kehittämiseen palkkaamalla siihen erikoistuneita työntekijöitä. Lisäksi isossa tilitoimistossa työskentelee usein erikoistuneita asiantuntijoita, ja se voi tarjota taloushallinnon ammattilaisille selkeämpiä urapolkuja, mikä auttaa sitouttamaan osaajat. Riskeihin on myös yleensä varauduttu, ja varahenkilöjärjestelmät ovat valmiina. 

Ison tilitoimiston haasteena voi kuitenkin olla, että asiakkaan yhteyshenkilönä ei aina toimi tuttu kirjanpitäjä, tai prosesseista ei olla valmiita joustamaan asiakkaan tarpeiden mukaan. 

Tilitoimiston nopeus ja ketteryys

Jo ennen tarjouspyyntöä taloushallinnon ulkoistamista harkitsevan yrityksen kannattaa miettiä, kuinka nopeasti palvelua tarvitaan. Esimerkiksi: 

• Pitääkö kirjanpito olla valmis 10 päivän kuluessa kuukauden päättymisestä? 
• Milloin tilinpäätöksen tulee olla valmis? 
• Mikä on palkkapäivä, ja milloin palkkalaskentaan tarvittavat tuntitiedot on toimitettava? 

Tilitoimistot antavat usein lupauksen, että kirjanpito valmistuu tietyn ajan kuluessa aineiston toimittamisesta, tai se valmistuu sovittuun päivämäärään mennessä, kunhan aineisto toimitetaan ajallaan. Mikäli tarvitaan normaalia nopeampaa reagointia, siitä voidaan veloittaa lisämaksu. 

Ketteryyteen kannattaa myös kiinnittää huomiota: voiko prosesseja muokata tarpeen mukaan vai edellyttääkö tämä erillisiä neuvotteluja? Lisätyöt synnyttävät yleensä lisäkustannuksia ja ne on hyvä määritellä jo sopimusvaiheessa.   

Hyvä taloushallinnon kumppani tunnistaa ja ilmoittaa potentiaalisista ongelmista yritykselle jo ennen kuin niistä ehtii aiheutua haittaa. Tämä edellyttää paitsi tilitoimiston asiantuntemusta myös vahvaa asiakassuhdetta ja molemminpuolista avointa viestintää. 

Vuorovaikutus ja luottamus

Kirjanpitäjän kanssa pitää olla hyvä luottamussuhde – ainakin jos haluaa saada hyviä neuvoja. Kirjanpitäjä on useille yrittäjille yksi tärkeimmistä henkilöistä, joka tietää hyvinkin yksityisiä tietoja yrittäjän taloudesta ja esimerkiksi henkilökohtaisesta rahantarpeesta.  

Hyvä luottamussuhde voi auttaa välttämään turhia kuluja tai veroja. Esimerkiksi osakaslainan sijasta kirjanpitäjä voi suositella verotuksellisesti edullisempia ratkaisuja rahantarpeen kattamiseen. Luottamuksen kehittyminen vaatii kuitenkin myös yritykseltä aktiivisuutta. Vain avoimella yhteistyöllä ja toimivalla vuorovaikutuksella voidaan varmistaa, että kirjanpitäjä pystyy tarjoamaan ennakoivia ja yrityksen etua tukevia neuvoja.

Tilitoimiston hinnoittelumalli

Tilitoimistojen toimeksiantosopimukset voidaan yleisesti jakaa kolmeen päätyyppiin: 

1. Kuukausiveloitus: sopimuksen mukainen kiinteä kuukausimaksu, joka voi sisältää peruskirjanpidon tai koko taloushallinnon, mukaan lukien palkanlaskennan ja tilinpäätöksen. 
2. Tuntiveloitus: laskutus perustuu tilitoimiston tekemiin työtunteihin. 
3. Määreisiin sidottu veloitus: hinta määräytyy toteutuneiden määreiden, kuten tositteiden, kirjanpitovientien, palkkalaskelmien tai raporttien määrän perusteella. 

Hinnoittelumalli voi myös olla näiden yhdistelmä ja sisältää esimerkiksi verotussuunnittelua, neuvontaa tai taloushallinnon ohjelmiston käyttömaksuja. Tämä tekee tilitoimistojen hintojen vertailusta haastavaa, varsinkin jos tarjoukset perustuvat eri hinnoittelumalleihin. Vertailua vaikeuttaa myös se, jos kuukausiveloitukset eivät sisällä samoja palveluita – esimerkiksi tilinpäätöksen sisältyminen voi tehdä hieman korkeammasta kuukausihinnasta kokonaisuutena edullisemman. 

Yrityksen kannattaa pohtia omaa riskinsietokykyään ja kassavirtaansa valitessaan hinnoittelumallia. Jos kassavirta on vahva, voi tuntiveloitus olla houkutteleva vaihtoehto, sillä se voi mahdollistaa säästöjä. Toisaalta kiinteä kuukausiveloitus tuo ennakoitavuutta ja auttaa välttämään riskejä. 

Myös oma toiminta vaikuttaa kustannuksiin: tuntiveloituksessa voi säästää tekemällä pohjatyöt huolellisesti ja ajoissa. Vastaavasti kuukausiveloitussopimuksessa ehtona voi olla, että kaikki tarvittava materiaali toimitetaan ajallaan.  

Sopimusta tehdessä on tärkeää käydä tarkasti läpi, mitä palvelut sisältävät, jotta päätös perustuu realistiseen kokonaiskuvaan yrityksen tarpeista ja resursseista. 

Tilitoimiston käyttämät ohjelmistot

Jos yritys ei ole kiinnostunut sähköisestä taloushallinnosta ja suosii perinteisiä toimintatapoja, tilitoimiston ohjelmistovalinnalla ei ole juurikaan merkitystä.  Jos taas tavoitteena on hyödyntää sähköisen taloushallinnon tarjoamat edut, ohjelmistoilla on keskeinen rooli. 

Uutta tilitoimistoa valittaessa yritys saattaa haluta jatkaa tutun ohjelmiston käyttöä sen sijaan, että siirtyisi uuteen. Ohjelmiston vaihtaminen kun voi olla suurempi projekti kuin taloushallinnon ulkoistaminen tai tilitoimiston vaihtaminen. Kannattaa myös huomioida, että joskus edullisin kuukausihintatarjous voi edellyttää siirtymistä kalliimpaan ohjelmistoon. 

Tilitoimistoilla on erilaisia lähestymistapoja käytettäviin ohjelmistoihin. Jotkut tilitoimistot edellyttävät parhaaksi katsomansa ohjelmiston käyttöä, toisilla on muutamia vaihtoehtoja, joista poimitaan yritykselle paras ohjelmisto ja joissain tilitoimistoissa on niin monia ohjelmistoja käytössä, että voidaan valita ohjelmistovapaasti ja jollain kirjanpitäjällä on siitä jo kokemusta. Jos ohjelmistoja on käytössä tilitoimistossa jo useita, on heillä myös kyky omaksua uusi ohjelmisto nopeasti. Ohjelmistot ovat kokeneelle kirjanpitäjälle helppo oppia, sillä ohjelmistot ovat usein hyvin samankaltaisia, vaikka näyttävätkin erilaisilta, erityisesti jos kirjanpitäjällä on kattava kokemus jo muutamasta muusta ohjelmistosta. 

Lue lisää 💻: Heeroksen ohjelmistot yrityksille ja tilitoimistoille

Yhteenveto: valitse omaan toimintaan sopiva tilitoimisto 

Lopulta valinta tulisi tehdä sen pohjalta mitä yritys tilitoimistoltaan tarvitsee. Jos vaatimuksena on vain pakollisten velvoitteiden ja ilmoitusten täyttäminen, eikä taloushallinnon raportteja edes lueta, olennaisin tekijä saattaa hyvinkin olla hinta. Silloinkin suosittelen huomioimaan kaikki taloushallintoon liittyvät kulut kokonaisuutena. Halvimman tarjouksen sopimusehdot kannattaa myös lukea tarkkaan läpi, ettei jokin olennainen ja pakollinen asia ole kuitenkin jäänyt erillisen veloituksen piiriin. 

Tärkeintä on löytää taloushallinnon kumppani, joka tukee juuri kyseisen yrityksen toimintaa. Eri yrityksillä voi olla hyvin erilaisia kriteerejä tilitoimiston valinnalle, ja siksi oikean kumppanin löytäminen edellyttää omien tarpeiden tarkkaa määrittelyä. 

Tilitoimistot voivat myös erikoistua tietyn toimialan yritysten palvelemiseen. Tällainen erikoistuminen voi olla hyödyllistä, sillä tilitoimisto tuntee jo toimialasi erityispiirteet ja osaa tarjota tarpeisiisi räätälöityjä ratkaisuja. 

Hyvä tapa kartoittaa vaihtoehtoja on keskustella saman toimialan yritysten kanssa. Voit kysyä, suosittelevatko he omaa tilitoimistoaan, tai mitä hyviä ja huonoja kokemuksia heillä on nykyisestä yhteistyöstä. Näiden tietojen pohjalta voit tarkentaa omia vaatimuksiasi ja valita tilitoimiston, joka vastaa parhaiten yrityksesi tarpeita. 

Päätöksenteossa kannattaa arvioida kokonaisuus tarkasti – mukaan lukien tarjottavien palvelujen laajuus ja syvyys, mahdolliset prosessimuutokset ja ohjelmistovaihdokset – ja tehdä valinta tämän perusteella.