Palkka- ja henkilöstöhallinnon vastuullisuusraportointi EU:ssa

Mitä ESG ja CSRD tarkoittavat?

Aloitetaan sillä, mitä ESG ja CSRD tarkoittavat. Jos nämä ovat jo tuttuja, hyppää suoraan vaikutuksiin palkka- ja henkilöstöhallintoon.

ESG tulee sanoista Environmental, Social ja Governance ja viittaa siis tapaan arvioida yritystä ympäristön, yhteiskuntavastuun ja hallinnointitavan näkökulmista.

CSRD tarkoittaa EU:n yritysvastuudirektiiviä eli Corporate Sustainability Reporting Directivea. CSRD pohjautuu EU:n vastuullisuusraportointistrandardeihin (ESRS). Se velvoittaa suuria yrityksiä ja pörssiyrityksiä raportoimaan näistä osa-alueista aiempaa tarkemmin. Yritysten täytyy siis pystyä tuottamaan enemmän vertailukelpoista ja luotettavaa data toiminnastaan.

Pieniin yrityksiin direktiivi vaikuttaa välillisesti. Ne ovat usein alihankkijoina tai kumppaneina osallisia direktiivin piirissä olevien yritysten raportointiin. Toiminnan läpinäkyvyys ja vastuullisuus ovat yhä tärkeämpiä tekijöitä myös potentiaalisten työntekijöiden näkökulmasta.

EU:n komissio tarjoaa pienyrityksille vapaaehtoisen, kevennetyn raportointistandardin (VSME). Ajatuksena on, että isot yritykset perustaisivat vaatimuksensa pienyrityksille näihin standardeihin, jotta tiedon toimittaminen kullekin sitä vaativalle olisi helpompaa.

CSR-direktiivin mukaisen raportoinnin aikataulu

Vuosi tarkoittaa vuotta, jolloin raportti julkaistaan edellisvuoden tiedoista.

Vastuullisuusraportoinnin tiukentumisen vaikutukset palkka- ja henkilöstöhallintoon

Vaatimustenmukainen vastuullisuusraportointi on yhteistyötä. Erityisesti henkilöstöhallinnon rooli on 2020-luvulla kasvanut strategisesti tärkeämmäksi ja tärkeämmäksi. CSR-direktiivin edetessä käytäntöön, palkka- ja henkilöstöhallinnon tiimeiltä odotetaan uudenlaista yhteistyötä, prosesseja ja joskus myös uusien järjestelmien käyttöönottoa, jotta tarvittava data saadaan kerättyä. Seuraavaksi muutama nosto siitä, mitä muutosten myötä voi odottaa.

Henkilöstöhallinnosta tulee keskeinen datalähde

Henkilöstöhallinto on olennainen osa vastuullisuusraportointia eikä pelkkä tukifunktio. Yhteistyö taloushallinnon ja muun yritysjohdon kanssa lisääntyy, kun niille tuotetaan dataa. HR:lle olennaisia raportointistandardeja ovat erityisesti ESRS S1 (oma henkilöstö), ESRS S2, (alihankintaketjun työntekijät) ja ESRS G1 (hallintotapa, ihmisoikeudet, eettisyys).

Tietoja oman henkilöstön osalta ovat mm. palkkaerot, koulutusmäärät, työhyvinvointitulokset ja henkilöstön rakenne. Direktiivin ulkopuolelle jääviltä pieniltä yrityksiltä voidaan ESRS S2 –vaatimusten nojalla vaatia esimerkiksi tietoa henkilöstömäärästä, työoloista ja työturvallisuudesta.

Uusia rutiineja ja järjestelmiä

Raportoinnin vaatimuksien kasvaessa lisääntyy usein myös työn määrä. Voi tulla tarve järjestää seurantaa aiempaa hallitummin tai ottaa kokonaan uusi, aiemmin huomiotta jäänyt osa-alue mukaan raportointiin.

Asiantuntijoiden on myös työllään varmistettava, että raportoitava tieto on oikeaa, ajantasaista ja vertailukelpoista. Uusia rutiineja syntyy tiedon keräämisen, mutta myös sen validoinnin ympärille. Manuaalisen työn määrä voi kasvaa merkittävästi, jos käytössä ei vielä ole HR-järjestelmää tai kumppania. Tässä tilanteessa todennäköisesti jokin hankinta on tehtävä: Excel ei enää riitä.

Kulttuurin merkitys vastuullisuustyössä vahvistuu

Yrityksen kulttuuri on olennaisessa osassa, kun vastuullisuus ja läpinäkyvyys on koko organisaatiolta vaadittava toimintatapa. Uuden kulttuurin rakentaminen ja muutosjohtamisessa tukeminen voivat näkyä tulevina vuosina HR:n työssä mm. lisääntyneinä vastuullisuusohjeistuksina ja -koulutuksina sekä vastuullisuuden huomioimisena rekrytoinnissa, perehdytyksessä ja esihenkilötyössä.

Valmistaudu järkevästi

Erityisesti pienyrityksille aikataulu on joustava eikä kannata tässäkään asiassa lähteä liian raskaisiin prosesseihin tai järjestelmiin liian aikaisin. Mutta vaikka pakottavaa tarvetta ei välttämättä ole juuri nyt, ei vastuullisuusraportointi ole katoamassa.

Finagolla (Heeros on osa Finagoa) on kevyt, hyvin ensimmäiseksi HR-järjestelmäksi sopiva Finago HR Easy -ohjelmisto, jolla henkilöstöhallinnon tiedot kootaan yhteen paikkaan ja jonka avulla raportointi onnistuu pienissäkin yrityksissä.