Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen ja datamigraatio – miten varmistaa hallittu siirtymä?

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on liiketoiminnan kannalta kriittinen päätös. Taustalla on usein muuttuneita tarpeita, heikentynyt käyttökokemus tai se, ettei nykyinen järjestelmä enää kehity tai skaalaudu liiketoiminnan mukana.

Kyse ei ole vain uuden näköisen tai nimisen työkalun käyttöönotosta, vaan laajemmasta muutoksesta, joka koskee prosesseja, toimintatapoja ja ennen kaikkea liiketoimintatietoa.

Juuri datan siirtyminen eli datamigraatio herättää kokemuksemme mukaan eniten kysymyksiä ja huolta. Siirtyykö kaikki tieto varmasti oikein? Menetetäänkö jotain olennaista? Voiko raportointiin luottaa myös uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen? Nämä ovat täysin perusteltuja huolenaiheita, ja siksi datamigraatioon kannattaa suhtautua omana kokonaisuutenaan, ei vain teknisenä vaiheena projektin varrella. Finago PSA -ohjelmistoon vaihdettaessa siirtymä on hallittu.

1. Mitä dataa siirretään ja missä muodossa?

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen tavoitteena ei yleensä ole aloittaa puhtaalta pöydältä. Historiatiedot ovat arvokkaita raportoinnin, analytiikan ja liiketoiminnan ennustamisen kannalta, ja niiden jatkuvuus halutaan varmistaa myös uudessa järjestelmässä. Siksi ensimmäinen ja tärkein vaihe on määritellä tarkasti, mitä tietoa siirretään ja mitä ei. Työn määrä riippuu siitä, kuinka tarkasti tieto halutaan tuoda eikä niinkään projektien määrästä.

Otetaan esimerkiksi kirjatut tunnit. Ne voidaan tuoda könttänä projektille tai niin, että tunnit kohdistetaan käyttäjiin, laskutustietoihin, aikaan tai muihin muuttujiin. Vaihtoehtona on myös jättää tuntitiedot tuomatta.

Kaikkea dataa ei ole aina tarkoituksenmukaista tuoda uuteen järjestelmään sellaisenaan. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto tarjoaa luontevan hetken tarkastella datan laatua, rakennetta ja tarpeellisuutta. Vuosien varrella kertynyt tieto ei välttämättä ole yhtenäistä tai ajantasaista, ja sen kriittinen läpikäynti parantaa usein raportoinnin luotettavuutta ja arjen sujuvuutta merkittävästi. Tässä vaiheessa vanha totuus “garbage in – garbage out” pätee edelleen.

Samalla voidaan arvioida, tarvitseeko kaiken historiallisen tiedon olla aktiivisesti käytettävissä uudessa järjestelmässä. Osa datasta voidaan arkistoida esimerkiksi tiedostoina, hyödyntää kirjanpidon tai muiden järjestelmien arkistoja. Olennaista on, että ratkaisu tukee liiketoiminnan tarpeita myös pitkällä aikavälillä.

Kun siirrettävä data on määritelty, seuraava vaihe on datan mäppäys. Käytännössä tämä tarkoittaa sen määrittelyä, mikä vanhan järjestelmän tietokenttä vastaa mitäkin uuden järjestelmän kenttää. Työ ei ole pelkkää teknistä kenttien yhdistämistä, vaan ennen kaikkea merkitysten ymmärtämistä.

Eri järjestelmissä samaa asiaa voidaan kutsua eri nimillä tai päinvastoin, sama nimi voi tarkoittaa hieman eri asioita. Siksi 1:1-vastaavuus ei ole aina mahdollista eikä välttämättä edes toivottavaa. Näissä kohdissa järjestelmän vaihtamisen hyödyt alkavat konkretisoitua: toimintamalleja voidaan selkeyttää ja tiedon rakennetta parantaa.

Huolellinen mäppäys auttaa tunnistamaan poikkeamat ajoissa ja varmistaa, että raportointi toimii odotetulla tavalla myös uudessa ympäristössä. Me hyödynnämme tässä työssä hyväksi todettuja käytäntöjä, mallidataa ja valmiita pohjia esimerkiksi Valueframesta siirtyville, mutta lopullinen ratkaisu muotoillaan aina asiakkaan liiketoiminnan ja järjestelmäkokonaisuuden ehdoilla.

3. Testaus ja lopullinen validointi

Datamigraatio ei ole valmis silloin, kun data on teknisesti siirretty. Yhtä tärkeää on testata ja validoida lopputulos huolellisesti. Testauksen avulla varmistetaan, että tiedot näkyvät oikein, laskennat toimivat odotetusti ja raportit tuottavat luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi.

Tyypillisesti testaus tehdään useammassa vaiheessa: ensin rajatummilla aineistoilla ja lopuksi laajemmalla kokonaisuudella, joka vastaa todellista käyttötilannetta. Mahdolliset poikkeamat ja epäselvyydet korjataan ennen lopullista käyttöönottoa, jolloin tuotantoon siirtyminen on hallittu ja ennakoitava.

Huolellisesti suunniteltu datamigraatio ei poista kaikkia riskejä, mutta se pienentää niitä merkittävästi. Kun siirrettävä data, sen merkitykset ja lopullinen toimivuus on käyty systemaattisesti läpi, uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto rakentuu huomattavasti vakaammalle pohjalle. Näin liiketoiminta voi jatkua ilman tarpeettomia katkoksia.